W toku prowadzonej działalności przedsiębiorca często dokonuje różnego rodzaju zakupów. Większość z nich udokumentowana jest fakturą. Czasami zdarza się, że otrzymana faktura VAT nie ma NIP-u nabywcy. Czy w takiej sytuacji nabywca nie może ująć tego zakupu w kosztach uzyskania przychodów swojej działalności? Brak NIP nabywcy na fakturze kosztowej powoduje że nie można odliczyć podatku VAT?
Brak NIP-u nabywcy na fakturze kosztowej
Sytuacja, w której ma miejsce brak NIP-u na otrzymanej fakturze, nie jest rzadkim przypadkiem. Okoliczności, w których sprzedawca nie ujął swojego NIP-u, mogły być bardzo różne. Trzeba natomiast jasno stwierdzić, że brak NIP-u na otrzymanej fakturze kosztowej może być spowodowany:
błędem wystawcy faktury,
statusem podatkowym nabywcy.
O ile w pierwszym przypadku sprzedawca popełnił błąd i nie ujął swojego NIP-u, o tyle w drugim przypadku nieujęcie NIP-u jest jak najbardziej prawidłowe. Co nabywca może zrobić w tych przypadkach?
Kiedy NIP nabywcy nie jest niezbędny?
Sprzedawca nie zawsze ma obowiązek ujmować NIP nabywcy na wystawianej fakturze sprzedaży. Powodem może być po prostu to, że nabywca nie ma NIP-u.
Sprzedawca nie ujmuje NIP-u na fakturze sprzedaży w przypadku:
sprzedaży na rzecz konsumentów;
gdy nabywca deklaruje, że dokonuje zakupu nie na cele firmowe, a na użytek prywatny (poza działalnością, pomimo że prowadzi działalność);
najmu prywatnego, gdy najemca to osoba fizyczna nieprowadząca działalności, a najem służy wyłącznie celom mieszkaniowym;
działalności nierejestrowanej – nabywca prowadzi działalność nierejestrowaną i nie ma NIP-u (nie ma obowiązku posiadania);
pozostałe przypadki.
Już bez noty korygującej
Jeszcze niedawno w sytuacji braku NIP-u na fakturze (zakładając, że pozostałe dane są poprawne) nabywca miał możliwość uzupełnienia brakujących treści notą korygującą, która musiała zawierać takie dane jak:
określenie NOTA KORYGUJĄCA;
numer kolejny i data jej wystawienia;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (data jej wystawienia oraz data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury);
wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Jak więc poradzić sobie bez noty korygującej w przypadku otrzymania faktury kosztowej bez NIP-u?
Stanowiska organów podatkowych wciąż korzystne
Faktura dokumentująca sprzedaż towarów lub usług dokonaną na rzecz nabywcy-czynnego podatnika VAT (na rzecz firmy) musi mieć NIP tego nabywcy.
Natomiast nawiązując do § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 roku w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT podmiotowo, przedmiotowo powinna zawierać m.in.:
w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur wystawionych poza KSEF w przypadku awarii KSEF i innej niedostępności KSEF – numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT, a gdy podatnik nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku – numer identyfikacji podatkowej podatnika;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT lub podatku od wartości dodanej;
w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku VAT albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku VAT – numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli ma on taki numer;
w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona podmiotowo z VAT w Polsce (nie ma siedziby działalności w Polsce, ale korzysta ze zwolnienia z VAT w Polsce) – indywidualny numer identyfikacyjny.
Faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku VAT (sprzedawca nie ma siedziby działalności w Polsce, ale korzysta ze zwolnienia z VAT w Polsce) powinna zawierać m.in.:
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT lub podatku od wartości dodanej;
w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku VAT albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku VAT – numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli ma on taki numer;
w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona podmiotowo z VAT w Polsce (nie ma siedziby działalności w Polsce, ale korzysta ze zwolnienia z VAT w Polsce) – indywidualny numer identyfikacyjny tego nabywcy.
Organy skarbowe dopuszczają jednak ujęcie w kosztach faktur, na których przez pomyłkę nie uwzględniono NIP-u nabywcy i – co więcej – dają możliwość odliczenia od nich VAT-u.
Stawiają jednak ważny warunek – pozostałe dane identyfikujące, tzn. nazwa oraz adres, muszą być prawidłowe i muszą pozwalać na jednoznaczne stwierdzenie, że zakupu dokonał ten, a nie inny podmiot. Zdaniem organów podatkowych faktura ma za zadanie przede wszystkim dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, a uchybienie, jakim jest brak ujęcia NIP-u nabywcy, można potraktować jako techniczną pomyłkę – błąd mniejszej wagi.
Przykładem może być tutaj stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 26 lutego 2026 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.7.2026.1.MPA), w której stwierdza, że:
„[…] Mając na uwadze powyższe oraz powołane regulacje prawne, należy stwierdzić, że w rozpatrywanej sprawie w sytuacji, gdy miejscem świadczenia i opodatkowania jest Polska, ma Pan na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego występującego przy nabyciu towarów wykazanego przez Dostawcę na fakturach opisanych we wniosku.
Podkreślić należy, że przepis art. 88 ustawy określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia opisanych we wniosku nieprawidłowości – braku Pana nr NIP na fakturze lub zapisów »Ten rachunek nie może zostać wykorzystany do odliczenia naliczonego podatku VAT.
Zakup został dokonany wyłącznie do użytku osobistego« – jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Zatem brak nr NIP na fakturze lub ww. zapis na fakturze nie przesądzają o braku prawa do odliczenia podatku VAT. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie uzależniają prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od umieszczenia na fakturach dodatkowych zapisów. Ponadto należy podkreślić, że wszelkie ustalenia co do przebiegu i dokumentowania transakcji powinny być przedmiotem uzgodnień pomiędzy stronami tej transakcji w celu uniknięcia nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT zarówno przez Dostawcę, jak i przez Pana.
W efekcie odpowiadając na Pana pytanie, stwierdzić należy, że przysługuje Panu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych przez Dostawcę, które nie zawierają Pana nr NIP lub zawierają ww. zapis na fakturze, w sytuacji, gdy nabyte towary służą czynnościom opodatkowanym i nie zachodzą przesłanki negatywne z art. 88 ustawy. […]”.
Takie samo stanowisko prezentuje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w poniższych (a także w wielu innych) interpretacjach indywidualnych z:
21 czerwca 2024 roku o sygn. 0112-KDIL1-2.4012.158.2024.2.ID,
24 października 2025 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.713.2025.4.KAB,
25 lipca 2025 roku o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.317.2025.2.MR,
24 lipca 2022 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.306.2022.2.KP.
Brak NIP nabywcy na fakturze kosztowej a KSEF
Na koniec warto wspomnieć o obowiązku wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur, który wszedł w życie 1 lutego 2026 roku, a w stosunku do mniejszych podatników 1 kwietnia 2026 roku. Pozostali podatnicy będą zobligowani do jego stosowania od 1 stycznia 2027 roku.
Niemniej, aby w ogóle wystawiać faktury ustrukturyzowane, sprzedawca musi mieć NIP. Jeżeli go nie ma, to w celu uzyskania go składa formularz NIP-7 do urzędu skarbowego właściwego ze względu na swój adres zamieszkania. W momencie, gdy zostanie mu nadany NIP, będzie mógł wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSEF.
Nie wystąpi zatem sytuacja, w której nabywca otrzyma fakturę bez swojego NIP-u przez system KSEF. Może natomiast otrzymać od sprzedawcy fakturę bez swojego NIP-u poza systemem KSEF i wówczas będą go dotyczyć skutki podatkowe opisane powyżej.
Jeżeli natomiast podatnik nie ma NIP-u, wówczas nie będzie mógł wystawić faktury ustrukturyzowanej przy pomocy KSEF. Będzie on mógł ją wystawić jedynie poza systemem KSEF. Warto więc, aby zweryfikował, czy będzie zobowiązany do stosowania KSEF w swojej sytuacji, czy też nie.
Polecamy:
