W trakcie zakupów w celach firmowych zdarza się, że otrzymana faktura VAT nie posiada numeru NIP nabywcy. Czy taka sytuacja dyskwalifikuje tak udokumentowany wydatek z ujęcia go w kosztach i nie daje możliwości odliczenia podatku VAT?
Stanowisko urzędów a przepisy
Niezaprzeczalną kwestią jest, iż rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur określa konieczność zamieszczania na dokumentach sprzedażowych numerów identyfikacji podatkowej zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Organy skarbowe dopuszczają jednak ujęcie w kosztach faktur, na których przez pomyłkę nie uwzględniono numeru NIP nabywcy i -co więcej - dają możliwość odliczenia od nich VAT-u. Stawiają jednak ważny warunek - pozostałe dane identyfikujące, tzn. nazwa oraz adres, są prawidłowe i pozwalają jednoznacznie stwierdzić, że zakupu dokonał ten a nie inny podmiot. Zdaniem organów podatkowych faktura ma za zadanie przede wszystkim dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, a uchybienie, jakim jest brak ujęcia NIP nabywcy można potraktować jako techniczną pomyłkę - błąd mniejszej wagi.
Konieczność wystawienia noty korygującej
Mimo że dopuszcza się księgowanie faktury bez NIP nabywcy, jeżeli pozostałe dane są poprawne, po otrzymaniu faktury z niekompletnymi danymi nabywca ma możliwość uzupełnienia brakujących treści notą korygującą. Jest to dokument księgowy pozwalający na korektę danych otrzymanej faktury, który powinien zawierać przede wszystkim:
- określenie NOTA KORYGUJĄCA,
- numer kolejny i datę jej wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (datę jej wystawienia oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Możliwe jest również - zamiast wystawienia noty korygującej - zgłoszenie wady samemu sprzedawcy i wystawienie przez niego faktury korygującej do wystawionego błędnie pierwotnego dokumentu.
Kiedy NIP nabywcy nie jest niezbędny?
Nie zawsze jednak brak numeru NIP na fakturze oznacza konieczność wystawiania noty korygującej przez nabywcę lub faktury korygującej dane przez sprzedawcę. Przepisy bowiem uwzględniają wyjątki, przy których dane o numerze identyfikacyjnym nabywcy na fakturze można pominąć. Ma to miejsce w przypadku faktur dotyczących dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych i usług "komunalnych" (wymienionych w poz. 140-153, 174, 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT).
Otrzymując fakturę bez swojego NIP-u przedsiębiorca nie musi być skazany na jej odrzucenie ze względu na fakt, iż nie spełnia w pełni obowiązujących przepisów. Jeżeli transakcja nią udokumentowana faktycznie miała miejsce i została prawidłowo rozliczona, dopuszcza się księgowanie na podstawie dokumentu z pominiętym numerem NIP nabywcy.
