Nasz pracownik pod koniec grudnia 2015 r. odbył podróż służbową. Rozliczenia z poniesionych wydatków dokona dopiero w styczniu nowego roku. Czy wydatki związane z delegacją należy rozliczyć w kosztach grudnia 2015 r., czy zgodnie z datą rozliczenia się pracownika w styczniu 2016 r.?

Aby wyjazd można było nazwać podróżą służbową , na zlecenie pracodawcy pracownik przede wszystkim musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub jego miejsce pracy (określone w umowie o pracę). Dodatkowo należy pamiętać, że podróż służbowa pracownika wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania poniesionych kosztów. W związku z oddelegowaniem pracownika w podróż służbową powinno zostać wystawione polecenie wyjazdu, a sam wyjazd powinien być ściśle związany z obowiązkami służbowymi danego pracownika. Z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługuje wypłata diet oraz zwrot poniesionych kosztów: za przejazdy; za noclegi; za korzystanie z komunikacji miejscowej; innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do wykonania polecenia służbowego. Co do zasady pracownik ma obowiązek rozliczyć się z wydatków poniesionych podczas podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. W przypadku podróży służbowej odbytej na przełomie roku co do zasady związane z nią koszty należy rozliczyć w roku podatkowym, którego dotyczą - zgodnie z zasadą memoriału. Jeśli zatem Pani pracownik odbył podróż służbową w grudniu 2015 r., wówczas rozliczenia kosztów należy dokonać również w grudniu 2015 r. - bez względu na to, czy pracownik rozliczy się z podróży służbowej jeszcze w grudniu, czy dopiero w styczniu roku kolejnego. Wydatki związane z takim wyjazdem należy zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać: przedmiot operacji gospodarczej; wysokość wydatków; datę; podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków; dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet.

Otrzymałam fakturę 10 stycznia 2016 roku. Prowadzę firmę i rozliczam się za VAT kwartalnie. W którym rozliczeniu kwartalnym mogę ująć tę fakturę?

Przepisy mówią, iż odliczenia VAT od zakupów co do zasady dokonuje się w okresie, w którym otrzymano fakturę. Natomiast jeżeli podatnik z różnych przyczyn nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w powyższym terminie, to może rozliczyć fakturę w deklaracji za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. W Pani przypadku mamy do czynienia z sytuacją, w której podatnik VAT rozlicza się kwartalnie . W związku z tym odliczenie VAT z faktury, o której jest mowa, można dokonać w deklaracji za I kwartał. Jeżeli VAT nie zostanie odliczony w I kwartale, odliczenia można dokonać w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, czyli za II lub III kwartał 2016 roku.

Czy na fakturze może zostać umieszczona skrócona nazwa firmy? Czy musi to być nazwa pełna, by dokument można było uznać za prawidłowy?

Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT objaśnia, że prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać m.in. takie dane jak: imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Przepis ten nie precyzuje, czy owa nazwa firmy powinna być pełna, czy skrócona. Należy jednak pamiętać, że w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą konieczne jest zamieszczenie na fakturze imienia i nazwiska, ponieważ to przede wszystkim te dane identyfikują firmę. Co do zasady nie będzie błędem umieszczenie skróconej nazwy firmy na fakturze, o ile skrócona nazwa firmy została zadeklarowana przy rejestracji działalności gospodarczej.

Proszę o poradę jak postąpić w poniższej sytuacji i jak ująć taki wydatek w rozliczeniu podatkowym mojej firmy. Otóż poprzez import nabyłam odczynnik z Kanady do dalszej odsprzedaży. Faktura, którą opłaciliśmy opiewała na kwotę 800 dolarów, natomiast do odprawy celnej kontrahent (dostawca) przedstawił fakturę o wartości 5 dolarów. Nie poinformowano nas o tym i nic o tej sprawie nie wiedzieliśmy. Zorientowaliśmy się dopiero, gdy otrzymaliśmy odczynniki wraz z fakturą na tę bardzo niską kwotę - dodam, że prawidłowa faktura została do nas przesłana e-mailem. Przez tę sytuację nie zostały naliczone opłaty celne ani podatek VAT. Jak mogę ująć tę fakturę w kosztach? Co z cłem i VAT, które powinny zostać naliczone?

W przypadku gdy dostawca zaniżył wartość faktury na towar podlegający ocleniu , należy zgłosić ten fakt do urzędu celnego i poprosić o prawidłowe naliczenie cła i podatku VAT od zakupionych towarów. Po wydaniu decyzji przez urząd celny będzie Pani mogła zaksięgować cło jako koszt uzyskania przychodów (10. kolumna KPiR), a sam podatek VAT wykazać w rejestrze VAT zakupu, w dacie otrzymania decyzji. Jeżeli natomiast chodzi o księgowanie samej faktury, to należy zaksięgować wydatek w KPiR (10. kolumna KPiR) na podstawie dokumentów, które Pani teraz posiada (faktura z prawidłową kwotą). Proszę pamiętać o przeliczeniu faktury na polskie złote po średnim kursie NBP ogłoszonym na ostatni dzień roboczy poprzedzający datę wystawienia faktury.

Założyłem działalność gospodarczą w kwietniu 2015 r. Co miesiąc wyliczałem zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z podatkiem liniowym. Za rok 2015 złożyłem już zeznanie roczne PIT-36L. Przejrzałem swoje dokumenty rejestracyjne - CEIDG-1 i wynika z nich, że działalność powinna być opodatkowana na zasadach ogólnych. Co powinienem zrobić w tej sytuacji?

W takiej sytuacji w pierwszej kolejności należałoby na nowo wyliczyć zaliczki na podatek dochodowy za każdy miesiąc 2015 r. W następnym etapie powinien Pan przygotować zeznanie roczne PIT-36 przeznaczone dla podmiotów opodatkowanych za zasadach ogólnych. Co ważne, jako cel złożenia zeznania rocznego zaznacza Pan okienko “korekta zeznania” - urząd skarbowy musi mieć jasną informację, dlaczego i skąd wzięło się drugie zeznanie roczne złożone w ramach Pańskiej działalności. W uzasadnieniu korekty należy wskazać stosowanie nieprawidłowej formy opodatkowania oraz wyjaśnienie, że pierwotnie złożono niewłaściwe zeznanie roczne. Na konto urzędu skarbowego trzeba wpłacić różnicę między PIT-36L a PIT-36 wraz z należnymi odsetkami. W związku z tym, że różnica wynika z korekty poszczególnych okresów oraz zeznania rocznego w celu ustalenia odsetek podlegających wpłacie najlepiej będzie skontaktować się z własnym urzędem skarbowym.

Aktualnie użytkuję samochód osobowy w leasingu operacyjnym. Leasing się kończy i będę dokonywał jego wykupu na firmę. Samochód jednak nie będzie dalej użytkowany w działalności gospodarczej, tylko zostanie sprzedany (nie wiem, jaki czas upłynie od wykupu do sprzedaży). Jak mam zaksięgować fakturę wykup samochodu osobowego? Czy w związku z tym, że auto nie będzie użytkowane tylko od razu sprzedane, mogę odliczyć podatek VAT w całości z takiej faktury?

Podatek VAT w 100% można odliczyć w przypadku firm, które zajmują się sprzedażą samochodów. W tej sytuacji fakturę należałoby zaksięgować jako zakup towarów handlowych. Bowiem nie wprowadzamy samochodu do środków trwałych firmy. Jednakże przy wykupie samochodu osobowego z leasingu na firmę można odliczyć 50% VAT, nawet jeżeli wykupiony samochód zostanie sprzedany w późniejszym okresie. Przy odliczeniu podatku VAT w wysokości 50% po sprzedaży pojazdu można dokonać korekty podatku VAT. Korekty dokonuje się w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła sprzedaż (czyli zmiana przeznaczenia pojazdu) w kwocie proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty. Żeby móc odliczyć 100% VAT od faktury wykupu samochodu osobowego , należy: zgłosić samochód do US na druku VAT-26, prowadzić szczegółową kilometrówkę dla celów VAT, wprowadzić regulamin (zasady) użytkowania pojazdu w firmie. Jeżeli samochód nie będzie użytkowany prywatnie, a wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, wówczas może Pan dokonać zgłoszenia samochodu do urzędu skarbowego w celu odliczenia 100% podatku VAT od faktury wykupu. Należy pamiętać, że jeśli samochód zostanie zgłoszony, a następnie sprzedany, należy dokonać aktualizacji zgłoszenia na druku VAT-26 w celu zmiany jego przeznaczenia.

W ramach działalności dokonałam zakupu części do samochodu firmowego. Otrzymałam fakturę z adnotacją “odwrotne obciążenie”. Czy faktura za części może być wystawiona bez podatku VAT i jest to prawidłowo wystawiona faktura? Czy muszę rozliczyć podatek VAT należny i w związku z tym składać dodatkowe deklaracje?

Zgodnie z mechanizmem odwrotnego obciążenia sprzedawca wystawia faktury bez wykazania podatku VAT, dodatkowo zawierając adnotację “ odwrotne obciążenie ”. Tym samym po stronie nabywcy będzie spoczywał obowiązek rozliczenia podatku VAT. Z początkiem lipca 2015 roku katalog towarów objętych odwrotnym obciążeniem uległ powiększeniu. Jeżeli więc nabyła Pani części do samochodu (pojazdu firmowego) od kontrahenta krajowego, dla których sprzedawca musi zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia , czyli towary zostały wymienione w załączniku nr 11 do ustawy o VAT, wówczas jest to prawidłowo wystawiona faktura. Sprzedawca nie nalicza podatku VAT, więc Pani jako nabywca musi rozliczyć podatek należny. Równocześnie może Pani odliczyć podatek VAT na podstawie faktury. Proszę jednak pamiętać, że jeśli nie przysługuje Pani 100% podatku VAT do odliczania w związku z wydatkami związanymi z samochodem, wówczas podatek należny wykazuje Pani w całej wartości a naliczony w 50%. W przypadku dokonania zakupu z adnotacją " odwrotne obciążenie " należy wykazać daną transakcję w deklaracji VAT-7 (15) - w pozycji 34. wartość netto i podatek VAT w pozycji 35., a następnie złożyć w urzędzie skarbowym. Ponadto transakcja jest wykazywana w poz. 43 oraz 44 (w zakresie odliczenia VAT). Żadnych innych deklaracji Pani nie składa.

W związku z posiadaniem magazynu z towarami zakupiłem system do monitoringu. Jest to zestaw kamer zewnętrznych i wewnętrznych, rejestrator cyfrowy i dysk twardy. Łączna cena wyniosła prawie 5 000 PLN. Jak zaksięgować wydatek na system do monitoringu w KPiR?

W przypadku gdy cena zestawu przekracza 3 500 PLN, sprzęt będzie podlegał ujęciu w ewidencji środków trwałych i tym samym amortyzacji. Istotną kwestią jest ustalenie, czy zestaw kamer będzie: na stałe przytwierdzony do budynku, zainstalowany nietrwale, tzn. z możliwością odłączenia go w każdej chwili (okablowanie może być puszczone np. w listwach montażowych na tynku). W pierwszym przypadku kamery będą zwiększać wartość początkową budynku lub jeśli magazyn jest wynajmowany, to będą stanowić inwestycję w obcym środku trwałym . W drugim przypadku całość wydatku, czyli kamery i pozostały sprzęt ruchomy będą stanowić samodzielny środek trwały. Zatem poniesiony wydatek na system do monitoringu bezpośrednio nie znajdzie się w KPiR. Ze względu na wartość zestawu powyżej 3 500 PLN konieczne będzie jego ujęcie w ewidencji środków trwałych i amortyzacja w czasie.

Zakupiłam ze środków uzyskanych z dotacji z PUP środek trwały o wartości powyżej 3500 zł. Czy wydatek ten może stanowić dla mnie koszt uzyskania przychodu?

Do środków trwałych firmy zalicza się przedmioty przeznaczone wyłącznie na cele prowadzonej działalności o przewidywanym okresie użytkowania powyżej 1 roku, które są kompletne i zdatne do użytku. Jeśli przedmiot zakupiony ze środków z dotacji PUP umieści Pani w ewidencji środków trwałych , to wydatek ten nie może stanowić kosztu podatkowego. Bowiem wydatki na zakup środków trwałych finansowanych z dotacj i nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Natomiast wprowadzone do ewidencji środków trwałych finansowanych z dotacji przedmioty należy amortyzować. W tym wypadku jednak odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztu podatkowego.

Czy kontrahent może mi wystawić korektę do faktury korygującej?

Przepisy nie zawierają zastrzeżeń, co do ilości możliwych korekt faktury . W związku z tym nie ma przeszkód, by dany dokument został skorygowany kilkukrotnie. Istotne jest jedynie to, by ostateczna transakcja została udokumentowana we właściwy sposób. Należy jednak mieć na względzie, że korekta faktury korygującej powinna prezentować rzeczywisty przebieg transakcji.

Prowadzę jednoosobową działalność związaną z tłumaczeniem tekstów. Czy część moich zleceń mogę przekazać innemu tłumaczowi? Jak udokumentować taką czynność? Czy mogę z nim zawrzeć jakąś umowę albo on może wystawić mi rachunek? Jak rozwiązać tą kwestię?

Jeśli umowa zawarta z klientem tego nie zabrania, wówczas może Pan przekazać zlecenie innemu podmiotowi . W sytuacji, gdy przekazuje Pan zlecenie innemu podmiotowi , który prowadzi działalność gospodarczą, wówczas może on Panu wystawić fakturę sprzedaży, a Pan może dokonać refaktury tej usługi na podmiot zlecający. Czyli po otrzymaniu faktury za wykonaną usługę na jej podstawie może Pan wystawić fakturę osobie, dla której zlecenie jest wykonywane. Natomiast, gdy wykonanie usługi podzleca Pan osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, konieczne jest podpisanie umowy z tą osobą. W zależności od charakteru wykonywanej usługi może to być np. umowa zlecenie czy też umowa o dzieło. Zaś rozliczenie takiej umowy będzie następowało na podstawie rachunków.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Miejsce wykonywania działalności jest tożsame z miejscem zamieszkania. Mam zamiar podpisać umowę o dostawę internetu. Czy, aby móc potraktować ten wydatek jako koszt podatkowy, muszę podpisać umowę na firmę czy mogę prywatnie? Jaką część kosztów mogę zaliczyć do kosztów firmowych?

Wykorzystując w prowadzonej działalności część mieszkania lub domu, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych część wydatków, które ponosi na utrzymanie nieruchomości. Pierwszym krokiem, jaki musi wykonać, jest zgłoszenie na formularzu CEIDG-1 miejsca zamieszkania jako miejsca siedziby firmy lub miejsca, gdzie jest prowadzona działalność. Wiąże się to z koniecznością zgłoszenia do urzędu gminy określonego metrażu pomieszczeń wykorzystywanych do działalności w celu opodatkowania podatkiem od nieruchomości przewidzianym dla firm. Jeśli chodzi o wydatki na internet, to abonament może stanowić koszt podatkowy tylko wtedy, gdy internet został założony na firmę i jest wykorzystywany wyłącznie w celach prowadzonej działalności. W innym przypadku, jeśli przedsiębiorca korzysta z sieci internetowej zarówno w celach prywatnych, jak i firmowych, koszt abonamentu może zaliczyć do wydatków firmowych w części obliczonej zgodnie z proporcją. Sposób ustalenia takiej proporcji zależy od Pana, gdyż nie określają tego przepisy. Powinna ona jednak odzwierciedlać w wiarygodny sposób rzeczywiste wykorzystanie. W sytuacji, gdy umowa o dostawę internetu zostanie podpisana na osobę fizyczną, a nie na firmę, będzie Pan otrzymywał faktury bez numeru NIP. Od tych faktur nie będzie możliwości odliczenia podatku VAT.

Przez pierwsze pół roku pracowałem na etacie, na umowie o pracę. Od drugiej połowy roku prowadzę działalność gospodarczą, rozliczając się na zasadach ogólnych i przewiduję, że wpadnę w II próg podatkowy. Jak poprawnie obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, uwzględniając dochody uzyskane na etacie i w bieżąco prowadzonej działalności gospodarczej?

Kiedy prowadzimy działalność gospodarczą, zaliczka na podatek dochodowy wyliczana jest narastająco od początku roku według określonego schematu. Podstawę opodatkowania tworzy dochód uzyskany wyłącznie z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Łączne rozliczenie osiągniętego dochodu ze stosunku pracy (na podstawie otrzymanego od pracodawcy PIT-11) i pozarolniczej działalności gospodarczej przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych nastąpi dopiero w rozliczeniu rocznym PIT-36, gdzie uwzględnione zostaną progi podatkowe, określając podatek należny od sumy dochodów opodatkowanych na zasadach ogólnych. Podatnicy, którzy w danym roku podatkowym uzyskali dochód powyżej 85 528 zł, są obowiązani do zapłaty 14 839,02 zł podatku i do tej kwoty powinni doliczyć wartość nadwyżki dochodu ponad 85 528 zł przemnożoną przez 32% stawkę podatku.

Otrzymałem dotację z urzędu pracy na wyposażenie stanowiska. Z tych środków dokonałem zakupu mebli oraz innych sprzętów biurowych (drukarki, laptopa).

Czy zatem będzie można zakwalifikować zakup jako koszt podatkowy? Czy przelew środków z dotacji należy wykazać jako przychód z działalności? Dotacja stanowi przychód z działalności, jednak na mocy przepisów podatkowych jest zwolniona z PIT. Tym samym otrzymanie środków z dotacji nie wykazuje Pan jako przychód z działalności. Jednak w celach porządkowych proszę wszystkie dokumenty, które nie zostały zaewidencjonowane a są związane z dotacją, przechowywać w osobnej teczce. Co do odpisów amortyzacyjnych naliczanych od zakupu środków trwałych, czyli składników majątku kompletnych i zdatnych do użytku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, które są wykorzystywana w działalności, finansowane w całości z dotacji nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Pozostałe wydatki sfinansowane dotacją (takie jak np. zakup wyposażenia niespełniającego definicji środka trwałego) również nie stanowią zasadniczo kosztu podatkowego. Jednakże od tej ogólnej zasady przepisy ustanowiły pewien wyjątek. Wydatki sfinansowane dotacją z funduszu pracy na podstawie art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy mogą zostać ujęte w kosztach firmowych. Dotyczy to jednak wydatków na zakup towarów czy pozostałych rzeczy niebędących środkami trwałymi.

Czy mogę księgować faktury za Internet, jeżeli są one wystawiane na moje imię i nazwisko, ale nie na firmę? Dodam, że nie jestem vatowcem i prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą przez internet (e-sklep). Internet jest moim narzędziem pracy.

Księgowanie faktury za Internet , która wystawiona jest na prywatne dane przedsiębiorcy, może budzić wątpliwości szczególnie w sytuacji, gdy działalność prowadzona jest w mieszkaniu. Bowiem istnieje prawdopodobieństwo, że dostęp do sieci jest wykorzystywany również na cele prywatne. Przyjmuje się więc, że nie należy księgować faktury, na której nie widnieją dane firmowe przedsiębiorcy w całości jako koszt uzyskania przychodu. Księgowanie faktury za Internet w całości wystawionej na prywatne dane przedsiębiorcy mogłoby zostać zakwestionowane przez organy skarbowe. Koszt, o ile został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, należy podzielić według proporcji, w jakiej przedsiębiorca wykorzystuje Internet na cele związane z prowadzoną działalnością. Ponadto w jego gestii ostatecznie leży udowodnienie zasadności przyjętego podziału. Jeśli Internet wykorzystywany jest wyłącznie na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, najlepszym rozwiązaniem będzie zmiana stron umowy tak, by faktura dokumentująca wydatek za Internet była wystawiona na firmę. Wówczas przedsiębiorca ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu całość wydatku poniesionego na Internet (pod warunkiem, że dostęp do sieci wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych).

Strona 24 - Zdaniem eksperta

Zdaniem eksperta

Artykuły

Wzory