Administrator danych osobowych może, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, przekazać dane innemu podmiotowi. Przekazanie to odbywa się jednak włącznie na podstawie pisemnej umowy (może być zawarta elektronicznie) lub innego instrumentu prawnego. Jak powinna zostać sporządzona taka umowa, aby spełnione zostały wymogi nałożone przepisami o ochronie danych osobowych?
Kto może powierzyć przetwarzanie danych osobowych?
Dane powierzyć może ich administrator - czyli podmiot/osoba, która decyduje o celach i środkach przetwarzania danych.
Pobierz darmowy wzór umowy powierzenia danych osobowych w formacie pdf i docx!
Komu można powierzyć przetwarzanie danych?
Dane powierza się wyłącznie podmiotowi, który spełnia wymagania z przepisów o ochronie danych osobowych. Zatem ten, komu powierza się przetwarzanie danych przed rozpoczęciem tego procesu (a przetwarzanie danych to już samo ich przechowywanie), powinien podjąć środki (techniczne i organizacyjne) zabezpieczające zbiór “otrzymanych” danych. Dodatkowo podmiot, któremu powierzamy dane, powinien spełniać przesłanki rozporządzenia MSWiA w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia oraz systemy informatyczne, służące do przetwarzania danych osobowych.
Na kim ciąży odpowiedzialność za powierzone do przetwarzania dane osobowe?
W zakresie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych odpowiedzialność spoczywa zarówno na podmiocie, któremu dane powierzono, jak i na administratorze, który te dane powierzył. Zatem nie można powiedzieć, że administrator danych osobowych, powierzając je innemu podmiotowi, bezwzględnie przenosi na niego odpowiedzialność. Odpowiedzialność ta bowiem zostaje jedynie rozłożona równoważnie na dwa podmioty: administratora danych (który wciąż nim pozostaje mimo podpisanej umowy powierzenia danych osobowych) i podmiotu, któremu dane powierzono.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Zgodnie z postanowieniami przepisów o ochronie danych osobowych umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych musi obowiązkowo być zawarta na piśmie lub w drodze innego instrumentu prawnego (np. zarządzenia, uchwały). Nie można zatem ustnie powierzyć komuś przetwarzania danych. Zdarzenie takie zawsze trzeba udokumentować pisemnie.
Umowa powierzenia przetwarzania danych musi być zawarta na piśmie lub elektronicznie!
Obowiązkowe elementy umowy przetwarzania danych osobowych
Dwa główne elementy, jakie winny znaleźć się w umowie powierzenia to:
- zakres
- cel.
Co zatem oznaczają te pojęcia?
Zakres - jakie dane powierzamy?
Administrator danych osobowych, powierzając przetwarzanie danych innemu podmiotowi, powinien wskazać zakres, czyli jakie dane faktycznie będą podlegały powierzeniu. Podaje się tu zwykle nazwę zbioru (kategorię osób, których dane dotyczą np. pracownicy, klienci) i wymienia enumeratywnie poszczególne kategorie danych: np. imię, nazwisko, adres, numer telefonu.
Cel - po co powierzamy dane?
Drugim obligatoryjnym elementem umowy powierzenia jest cel, czyli wskazanie przyczyny powierzenia przetwarzania danych. Może nią być powołanie się na konkretną umowę współpracy lub bezpośrednie wskazanie intencji, w której powierzono danemu podmiotowi dane osobowe.
Wskazanie zakresu i celu przetwarzania danych obliguje podmiot, któremu dane osobowe powierzono, do przetwarzania ich wyłącznie we wskazanych w umowie obszarach.
Pozostałe postanowienia umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych
Poza obligatoryjnymi postanowieniami w umowie wskazuje się oświadczenia stron, w których:
-
zleceniodawca zwykle oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych i posiada pełne prawo do ich przetwarzania,
-
zleceniobiorca oświadcza, iż spełnia warunki techniczne i organizacyjne, o jakich mowa w przepisach o danych osobowych.
Ponadto niekiedy zwierane są dodatkowe postanowienia umowne.
Prawo do podpowierzenia danych osobowych
Administrator danych osobowych może wskazać w umowie, iż zastrzega, by podmiot, który otrzymuje powierzone dane, nie podpowierzał ich innym podmiotom. Może również zezwolić na podpowierzenie danych osobowych, ale wyłącznie podmiotom wskazanym w umowie.
Prawo do audytu
Z uwagi na to, że administrator danych, mimo ich powierzenia, wciąż pozostaje ich administratorem i ma obowiązek czuwać nad bezpieczeństwem ich przetwarzania, warto jest zastrzec w umowie prawo do wewnętrznej kontroli podmiotów, którym dane zostały powierzone..
Prawo do upoważnienia
Administrator powierzonych danych wciąż pozostaje ich “pierwotnym właścicielem”, w związku z czym może on (a niekiedy powinien) upoważnić przedstawiciela podmiotu, któremu dane są powierzane, do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w jego imieniu.
Informowanie o kontrolach
PUODO jak i PIP mogą kontrolować firmy w zakresie wypełniania obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. Jeżeli podmiot, któremu administrator danych powierzył posiadane przez siebie zbiory, ma taką kontrolę, warto o niej wiedzieć. Inspektorzy bowiem mogą “po nitce do kłębka” dotrzeć z kontrolą do firmy administratora.
Zobowiązanie do usunięcia danych
Wygaśnięcie umowy współpracy jest zwykle równoznaczne z utratą podstawy do przetwarzania danych przed podmiot, któremu dane te powierzono. Mimo iż podmiot ten powinien zakończyć proces przetwarzania i usunąć dane, które zostały mu powierzone, warto o tym obowiązku przypomnieć w postanowieniach umownych.
Czy umowa powierzenia może być częścią innej umowy?
Tak, nie ma ku temu przeciwwskazań. Zatem zapisy dotyczące kwestii powierzenia przetwarzania danych osobowych mogą być częścią np. umowy współpracy. Należy jednak pamiętać, by zawierały zapisy niezbędne do prawidłowego uregulowania procesu powierzenia danych.
