Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością posiadają uprawnienia kontrolne, które mogą wykonywać w każdym czasie w celu zweryfikowania poprawności prowadzonej działalności gospodarczej. Co jednak, jeśli zarząd lub większość wspólników blokuje taką kontrolę? W takiej sytuacji skutecznym rozwiązaniem prawnym jest audyt spółki na żądanie wspólnika, umożliwiający zbadanie rachunkowości oraz działalności firmy przez niezależną firmę audytorską wyznaczoną przez sąd.
Uprawnienia kontrolne w spółce z o.o.
Uprawnienia kontrolne wspólników stanowią fundament nadzoru właścicielskiego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, pozwalając na bieżąco weryfikować kondycję finansową oraz legalność działań zarządu. Zgodnie z treścią art. 212 § 1 i 2 Kodeksu spółek handlowych prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. W tym celu wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. Instrument ten gwarantuje transparentność i chroni interesy mniejszościowych udziałowców.
Czasami zdarza się, że wykonywanie uprawnień kontrolnych jest blokowane przez wspólników większościowych. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być bardzo różne, choć często sprowadzają się do chęci ukrycia złej kondycji finansowej spółki przed wspólnikami mniejszościowymi albo decyzji o pozbyciu się ich z firmy w niedalekiej przyszłości. Jeśli żądanie przeprowadzenia kontroli nie jest wykonywane, wspólnik ma inne możliwości wszczęcia audytu. Pomocna jest tutaj instytucja sądowego wyznaczenia niezależnej firmy audytorskiej na podstawie art. 223 k.s.h. Zgodnie z treścią tego przepisu sąd rejestrowy, na żądanie wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, wyznaczyć firmę audytorską w celu zbadania rachunkowości oraz działalności spółki. Procedura ta pozwala na niezależne zbadanie ksiąg przez profesjonalny podmiot, nawet jeśli zarząd ignoruje uprawnienia kontrolne wynikające z art. 212 k.s.h.
Odmowa zarządu nie oznacza jednak, że wspólnik pozostaje bez ochrony. W pierwszej kolejności wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników, która powinna zostać podjęta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania (art. 212 § 3 k.s.h.). Zgodnie z art. 212 § 4 k.s.h. wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów albo ksiąg, może zwrócić się do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia dokumentów. W takim przypadku trzeba pamiętać o krótkim, siedmiodniowym terminie na złożenie wniosku, liczonym od otrzymania zawiadomienia o uchwale albo od upływu miesięcznego terminu na jej podjęcie.
Wybór firmy audytorskiej przez sąd a audyt spółki na żądanie wspólnika
Omawiane uprawnienie przysługuje podmiotom reprezentującym próg kwalifikowany, czyli co najmniej 10% kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Próg ten może być osiągnięty przez jednego wspólnika lub grupę wspólników działających wspólnie, przy czym decydujący jest moment złożenia wniosku do sądu rejestrowego. Przepis art. 223 k.s.h. ma charakter gwarancyjny i stanowi realizację zasady mniejszościowego nadzoru korporacyjnego. Zarząd nie ma żadnych prawnych narzędzi, aby skutecznie i samodzielnie zablokować skutki tej regulacji, ponieważ decyzja o wyborze audytora zostaje przeniesiona poza strukturę spółki, bezpośrednio do właściwego sądu prowadzącego rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Blokowanie dokumentów przez zarząd przyjmuje najczęściej formę milczenia, unikania spotkań, zasłaniania się tajemnicą przedsiębiorstwa, rzekomym zakłócaniem bieżącej działalności operacyjnej spółki lub stawiania bezprawnych barier formalnych przy próbie realizacji indywidualnego prawa kontroli z art. 212 k.s.h. Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą wystąpić do sądu rejestrowego z żądaniem wyznaczenia firmy audytorskiej. Nie oznacza to jednak automatycznego obowiązku sądu do zarządzenia badania – art. 223 k.s.h. pozostawia sądowi ocenę zasadności takiego żądania. Sąd rejestrowy, działając w trybie nieprocesowym, bada legitymację wnioskodawcy, czyli posiadanie wymaganego kapitału, a następnie wzywa zarząd do złożenia oficjalnego oświadczenia w sprawie. Członkowie zarządu muszą pod rygorem odpowiedzialności karnej odnieść się do stawianych zarzutów oraz wskazać ewentualne motywy odmowy współpracy ze wspólnikiem.
Skuteczność wniosku o wyznaczenie firmy audytorskiej zależy od precyzyjnego wykazania we wniosku okoliczności uzasadniających podejrzenie nieprawidłowości w rachunkowości lub działalności spółki. Wnioskodawca powinien szczegółowo uzasadnić żądanie i wskazać okoliczności, które przemawiają za potrzebą przeprowadzenia badania. W praktyce szczegółowe przedstawienie przyczyn żądania oraz dołączenie dostępnych dowodów może mieć istotne znaczenie dla oceny wniosku przez sąd. Pismo inicjujące postępowanie musi opierać się na dowodach, takich jak rozbieżności w sprawozdaniach finansowych zatwierdzonych w poprzednich latach, drastyczny spadek rentowności przy jednoczesnym wzroście kosztów usług obcych świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych z członkami zarządu czy bezskutecznie doręczone wezwania do udzielenia wyjaśnień w trybie art. 212 k.s.h. wraz z dowodami ich doręczenia i bezskutecznego upływu wyznaczonych terminów.
Koszty przeprowadzenia audytu zarządzonego przez sąd rejestrowy wstępnie obciążają wnioskodawcę. Wspólnik musi więc liczyć się z koniecznością uiszczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia wyznaczonej przez sąd niezależnej firmy audytorskiej. Wysokość tych kosztów bywa znaczna i zależy od skomplikowania struktury finansowej spółki, liczby ksiąg rachunkowych oraz okresu objętego badaniem. Koszty badania co do zasady ponosi wspólnik, który zażądał jego przeprowadzenia. Jeżeli jednak badanie wykaże nadużycie, niekorzystne dla spółki działanie lub rażące naruszenie prawa bądź umowy spółki, wspólnik może na podstawie art. 226 § 3 k.s.h. żądać od spółki zwrotu kosztów przeprowadzonego badania. Wydatki poniesione na audyt przez wspólnika będącego osobą prawną lub fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą mogą podlegać rygorystycznej ocenie pod kątem ich związku z przychodami w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym kluczowe znaczenie ma wykazanie, że wydatek ten służył zabezpieczeniu źródła przychodów, jakim są posiadane udziały.
Przykład 1.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością dochodzi do konfliktu między prezesem zarządu a wspólnikiem posiadającym 10% kapitału zakładowego. Wspólnik mniejszościowy podejrzewa wyprowadzanie zysków poprzez nierynkowe transakcje z podmiotem powiązanym z prezesem. Zarząd zignorował wniosek o wgląd w dokumenty w trybie art. 212 k.s.h., a większość głosów kontrolowana przez prezesa odrzuciła próbę podjęcia uchwały kontrolnej na zgromadzeniu wspólników. Jakie kroki prawne może podjąć wspólnik mniejszościowy, aby doprowadzić do zbadania działalności spółki przez zewnętrzną firmę audytorską?
Wspólnik powinien złożyć do sądu rejestrowego żądanie wyznaczenia firmy audytorskiej na podstawie art. 223 k.s.h., wykazując swoją legitymację oraz przedstawiając okoliczności uzasadniające potrzebę przeprowadzenia badania. Sąd rejestrowy wzywa zarząd do złożenia oświadczenia, a następnie może wyznaczyć firmę audytorską. Po jej wyznaczeniu członkowie organów spółki są zobowiązani do współpracy z biegłym rewidentem zgodnie z art. 224 k.s.h.
Przykład 2.
Wspólnik posiadający 12% kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bezskutecznie żądał od zarządu wyjaśnień dotyczących gwałtownego wzrostu kosztów doradztwa strategicznego, które są fakturowane przez jednoosobową działalność gospodarczą prowadzoną przez małżonkę prezesa zarządu. Zarząd odmówił wglądu w umowy i dowody księgowe, powołując się na rzekome naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, a także uniemożliwił wpisanie punktu o poddaniu spółki audytowi do porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. W jaki sposób wspólnik mniejszościowy może doprowadzić do wyznaczenia audytora?
Wspólnik powinien złożyć wniosek do sądu rejestrowego na podstawie art. 223 Kodeksu spółek handlowych. We wniosku należy wykazać reprezentowanie co najmniej jednej dziesiątej kapitału zakładowego oraz uprawdopodobnić istnienie nieprawidłowości poprzez przedstawienie dokumentacji świadczącej o transakcjach z podmiotami powiązanymi i dowodów bezskutecznego wezwania zarządu do udzielenia wyjaśnień i udostępnienia dokumentów. Sąd rejestrowy może wyznaczyć firmę audytorską, przy czym koszty badania co do zasady ponosi wspólnik, który zażądał jego przeprowadzenia. Jeżeli badanie wykaże nadużycie, niekorzystne dla spółki działanie lub rażące naruszenie prawa bądź umowy spółki, wspólnik może następnie żądać od spółki zwrotu kosztów na podstawie art. 226 § 3 k.s.h.
Podsumowanie
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi zapewnić wspólnikom mniejszościowym prawo do kontroli finansów. W sytuacji gdy zarząd celowo blokuje dostęp do dokumentów i uniemożliwia podjęcie uchwał, konieczne jest zastosowanie zewnętrznych instrumentów prawnych. Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą wystąpić do sądu rejestrowego z żądaniem wyznaczenia firmy audytorskiej w celu zbadania rachunkowości oraz działalności spółki. Jest to odrębny instrument kontroli, różny od indywidualnego prawa kontroli przewidzianego w art. 212 k.s.h. Wniosek powinien wskazywać posiadaną legitymację oraz przedstawiać okoliczności przemawiające za potrzebą przeprowadzenia badania. Po wyznaczeniu firmy audytorskiej członkowie organów spółki mają obowiązek współpracować z biegłym rewidentem na zasadach określonych w art. 224 k.s.h.
