Znaczniki kont syntetycznych w JPK_KR_PD – jak poprawnie je stosować?

Od 1 stycznia 2026 roku większe podmioty – podatnicy CIT, u których przychody za poprzedni rok przekroczą 50 mln EUR, oraz podatkowe grupy kapitałowe zostaną objęte obowiązkiem przekazywania elektronicznych ksiąg rachunkowych. Wprowadzenie struktury JPK_KR_PD wymaga od przedsiębiorców, aby księgi rachunkowe zostały uzupełnione o znaczniki kont syntetycznych, co umożliwi przejrzyste przejście z wyniku finansowego na wynik podatkowy. Proces ten jest wyzwaniem, zwłaszcza że spora grupa kont syntetycznych posiada rozbudowaną analitykę, co wymaga poprawnej konfiguracji systemów księgowych.

Obowiązek albo dobrowolność prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zgodnie z art. 2 oraz 3 Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) osoby prawne, podmioty państwowe, spółki kapitałowe, spółki osobowe, takie jak spółka jawna, komandytowa, komandytowo-akcyjna, gminy, powiaty, zakłady budżetowe, jednostki budżetowe, instytucje finansowe i ubezpieczeniowe, i inne podmioty zobowiązane są bez względu na obroty do prowadzenia rachunkowości według zasad ujętych w ustawie o rachunkowości (oraz pomocniczo w Krajowych Standardach Rachunkowości i Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej).

Rachunkowość jednostki obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
• sporządzanie sprawozdań finansowych;
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Należy w tym miejscu podkreślić, że osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku:

1. obowiązkowo prowadzą księgi rachunkowe, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro;
2. dobrowolnie prowadzą księgi rachunkowe, nawet w przypadku gdy ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro.

Obowiązek przekazywania elektronicznej struktury JPK_KR_PD a znaczniki kont syntetycznych

Zgodnie z art. 24a ust. 1e ustawy o PIT podmioty prowadzące księgi rachunkowe są zobligowane do przesłania właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie:

1. do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego PIT – w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
2. do 31 lipca – w przypadku ksiąg rachunkowych

– za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej JPK_KR_PD (księgi rachunkowe) albo JPK_PKPIR (podatkowa księga przychodów i rozchodów) na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie Ordynacji podatkowej.

Natomiast zgodnie z art. 9 ust. 1 c ustawy o CIT podatnicy CIT prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani przekazać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi w formie elektronicznej struktury JPK_KR_PD po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do końca 7. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części (art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej).

Konta syntetyczne a konta analityczne

Nawiązując do art. 13, 15 oraz 16 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej – kont syntetycznych oraz sald kont ksiąg pomocniczych – kont analitycznych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Konta syntetyczne to podstawowy element planu kont. Konta analityczne to uzupełnienie kont syntetycznych, stanowiące uszczegółowienie (wyodrębnienie) poszczególnych operacji gospodarczych.

Konta syntetyczne, a więc tzw. konta księgi głównej, zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym.

Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku – zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Z kolei konta analityczne, czyli konta ksiąg pomocniczych, zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.

Jednostka prowadzi je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

W systemach finansowo-księgowych bardzo często wykorzystywane są tzw. znaczniki dla kont syntetycznych i analitycznych.

Znaczniki

Znaczniki (identyfikatory) to przypisana funkcja do kont syntetycznych lub analitycznych, która pozwala na automatyczną identyfikację konkretnej operacji gospodarczej (konkretnego typu operacji gospodarczej) dla potrzeb rachunkowych, podatkowych czy też sprawozdawczych oraz również dla samej kontroli zapisów.

Znacznik to nie jest konto księgowe – jest on przypisywany do konta księgowego. Stanowi on dodatkową informację, która trafia do zdefiniowanej grupy określonych danych (według określonych kryteriów). Znacznik pozwala na powiązanie zapisu księgowego z konkretną kategorią rachunkową, podatkową, sprawozdawczą (np. typ kosztu, typ operacji kosztowej, źródło przychodu, typ przychodu, typ operacji przychodowej).

Wiele kont syntetycznych w działalności gospodarczej jednostki ma rozbudowaną analitykę. Dzięki znacznikom podatnik uzyskuje grupowane informacje rachunkowe, podatkowe, sprawozdawcze, kontrolne bez konieczności znacznego rozbudowywania analityki.

Znaczniki pozwalają systemom księgowym na szybkie i zautomatyzowane zidentyfikowanie i powiązanie informacji wynikających z zapisów księgowych na kontach syntetycznych i analitycznych.

Problem różnorodności zapisów księgowych widać szczególnie na kontach zespołu, „4”, ale też np. na koncie pozostałe koszty operacyjne czy pozostałe przychody operacyjne gdzie mogą znaleźć się bardzo zróżnicowane przychody i koszty.

Przypisanie w takiej sytuacji jednego znacznika do całego konta syntetycznego prowadziłoby do błędnej klasyfikacji wielu operacji gospodarczych widniejących na tym koncie. W takich przypadkach podatnicy najczęściej przypisują znaczniki do konkretnych kont analitycznych prowadzonych do konta Pozostałe koszty operacyjne czy Pozostałe przychody operacyjne, czy konkretnego konta syntetycznego zespołu „4”.

Oczywiście nie można również zapominać na gruncie przypisywania znaczników o zespole kont pozabilansowych – „9” – które odpowiadają za przychody i koszty niepodatkowe.

Warto wspomnieć, że znaczniki nie występuję jedynie w systemach finansowo-księgowych, jako identyfikatory przypisane do kont księgowych. Znajdują one zastosowanie także w systemach administracji skarbowej, systemach – baz prawnych czy różnorodnych systemach IT.

Znaczniki umożliwiają zarówno automatyzację, przyspieszenie pracy, porządkowanie danych, jak i zachowanie kontroli nad wyselekcjonowaną partią informacji.

Znaczniki PD dla wyodrębnienia kont służących rozliczeniu podatku dochodowego

Jak już wyżej wspomniano, podatnicy są zobligowani do rzetelnego prowadzenia ewidencji rachunkowej, czyli takiego, który zapewnia określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku CIT za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Podatnik CIT stosujący znaczniki księgowe (PD) otrzymuje kwoty pobrane ze wskazanych kont księgowych służących rozliczeniu podatku dochodowego CIT. Jak objaśnia Ministerstwo Finansów, znaczniki użyte do zidentyfikowania i pobrania kwot z konkretnych kont księgowych powinny prezentować taki układ danych, za pomocą którego sporządzana jest m.in. deklaracja CIT-8 – oczywiście u podatników CIT.

Podatnicy powinni zatem stosować dla celów rozliczenia podatku dochodowego dla kont bilansowych znaczniki PD, dla kont pozabilansowych także znaczniki PD, ale z oznaczeniem – „pozabilansowe”.

W sytuacji wyodrębnienia kont desygnowanych do rozliczenia podatku dochodowego podatnik powinien stosować dla nich odpowiedni znacznik PD.

Znaczniki kont syntetycznych i analitycznych w praktyce księgowej

Podatnicy PIT i CIT zobligowani do przesyłania ksiąg rachunkowych, czyli pliku JPK_KR_PD, muszą mieć skonfigurowany system księgowy w taki sposób, aby ww. struktura odzwierciedlała całość zapisów księgowych.

Zestawienie obrotów i sald jednostki musi pokazywać wszystkie konta księgowe, na których wystąpiły jakiekolwiek obroty albo salda w danym okresie sprawozdawczym.

Dlatego podatnik powinien używać znaczników rachunkowych dla wszystkich kont analitycznych i syntetycznych, a konta, na których występują zapisy dotyczące różnic przejściowych lub trwałych (między wynikiem finansowym a podatkowym), powinny dodatkowo być oznaczone znacznikiem podatkowym.

Zatem raportowanie samych kont analitycznych jest niewystarczające. Podatnik obok nich musi oznaczyć również konta syntetyczne, nawet jeśli bezpośrednio nie są na nich ujmowane zapisy księgowe.

W ostatnim czasie Ministerstwo Finansów potwierdziło kilka zasad, którymi powinni się kierować podatnicy oznaczający zarówno konta syntetyczne bez analityki, jak i konta syntetyczne z dodatkową analityką w elektronicznej strukturze ksiąg rachunkowych JPK_KR_PD.

Pierwsza kluczowa zasada mówi o tym, że znacznik konta syntetycznego powinien być powieleniem znaczników przypisanych do odpowiadających mu kont analitycznych. Należy jednak podkreślić, że zasada ta znajdzie zastosowanie tylko wtedy, gdy znacznik wskazuje tożsame zapisy księgowe w analityce i syntetyce.

Powyższa zasada ma bardzo istotne znaczenie w przypadku kont syntetycznych z mało rozbudowaną analityką. Często natomiast ma miejsce sytuacja, w której do różnych kont syntetycznych prowadzona jest bardziej rozbudowana analityka.

I tutaj pojawia się inna sugestia z Resortu Finansów. Jeżeli pod jednym kontem syntetycznym występują różne znaczniki PD przypisane do kont analitycznych, bezpieczną praktyką będzie użycie na tym koncie syntetycznym znacznika „INNE”. Ponadto w przypadku gdy do danego konta syntetycznego nie można przypisać konkretnego znacznika, wówczas podatnik wybiera także znacznik „INNE”.

Pole znacznika nie powinno być pozostawione jako puste przy żadnym koncie. Należy natomiast przypomnieć, że znaczniki podatkowe – dotyczy pola S_12_3 – podatnik przypisuje do kont ostatecznego zapisu. Oczywiście nie można zapominać o znacznikach podatkowych przypisanych dla kont pozabilansowych.

W tej sprawie oraz w kwestiach technicznych odnośnie do przypisywania znaczników do kont syntetycznych i analitycznych wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji podatkowej z 12 sierpnia 2026 roku (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.260.2026.2.AN), w której wskazał, że: „[…] Znaczniki identyfikujące konta należy stosować zgodnie z prezentacją przewidzianą w słownikach, w sposób możliwie najszerszy, co oznacza, że oznaczeniu podlega każde konto, którego treść odpowiada któremukolwiek ze znaczników wskazanych w rozporządzeniach.

Sformułowanie »w sposób możliwie najszerszy« oznacza również, że jeżeli na jednym koncie ewidencjonowane są różne zdarzenia gospodarcze, którym powinny zostać przypisane odmienne znaczniki, podatnik ma obowiązek:

1. podzielić te zdarzenia na jednorodne grupy,
2. wyodrębnić dla każdej grupy osobne konto analityczne,
3. dokonywać zapisów księgowych na tych odrębnych kontach,
4. przypisać każdemu kontu właściwy znacznik zgodnie z jego treścią.

Jest to wymóg wynikający wprost z przepisów podatkowych, które określają sposób prowadzenia ksiąg na potrzeby podatku CIT/PIT w zakresie ich struktury, kompletności i oznaczeń. Nie jest to zatem obowiązek wynikający wprost z ustawy o rachunkowości, lecz szczególna regulacja podatkowa nakładająca konieczność przygotowania ksiąg w sposób pozwalający na prawidłowe wygenerowanie JPK_KR_PD.

Przykład: jeżeli na jednym koncie księgowym ujmowane są zarówno koszty stanowiące koszty uzyskania przychodu (KUP), jak i koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP) w rozumieniu przepisów podatkowych, podatnik – z mocy przepisów podatkowych – musi wyodrębnić konto analityczne (bilansowe lub pozabilansowe) służące ewidencji NKUP, celem przypisania odpowiedniego znacznika konta. Pozostawienie zapisów o różnej treści na jednym koncie naruszałoby obowiązek prawidłowego nadania znaczników podatkowych, a nie wymogi bilansowe.

Przypisanie znaczników zależy zawsze od konkretnego stanu faktycznego i treści ewidencjonowanych operacji.

Ponadto zauważyć należy, że obowiązkowe jest zastosowanie jednego znacznika z grupy znaczników przewidzianych dla pól S_12_1 i S_12_2. W szczególnych przypadkach, gdy nie jest możliwy podział jednego konta na jednorodne grupy zdarzeń, struktura JPK_KR_PD dopuszcza zastosowanie maksymalnie dwóch znaczników, przy czym używa się wówczas wyłącznie znaczników odzwierciedlających nazewnictwo bilansu oraz rachunku zysków i strat. Warto podkreślić, że jest to wyjątek wynikający z przepisów ww. rozporządzeń, a nie z zasad rachunkowości.

Znacznik »INNE« można stosować wyłącznie w wyjątkowych przypadkach, gdy treści konta nie można przyporządkować do żadnego innego znacznika wskazanego w rozporządzeniach.

Pole S_12_3 należy wypełniać zawsze wtedy, gdy konkretnemu kontu księgowemu – bilansowemu lub pozabilansowemu – nadano znacznik PD (podatkowy) zgodnie ze słownikami stanowiącymi załączniki do rozporządzeń. Znacznik wpisany w polu S_12_3 powinien odzwierciedlać stan konta na koniec raportowanego okresu.

W przypadku stosowania kont pozabilansowych dla celów rozliczeń podatkowych należy stosować odpowiednie znaczniki PD (z oznaczeniem »POZABILANSOWE«). W polach S_12_3 należy oznaczyć wszystkie konta – bilansowe i pozabilansowe (w przypadku stosowania dla celów rozliczenia podatku dochodowego kont pozabilansowych) – zgodnie z treścią określoną w słownikach.

Jeżeli jednostka stosuje znaczniki PD dla kont pozabilansowych, zapisy na tych kontach powinny również odzwierciedlać rzeczywiste operacje gospodarcze, a nie jedynie kwoty zbiorcze. Zaleca się stosowanie zasad analogicznych, jak dla kont bilansowych (m.in. rodzaj dowodu księgowego, opis operacji). Jednostka stosownie do swoich potrzeb przyjmuje rozwiązania zapewniające wypełnienie ustawowych obowiązków. Może więc przyjąć model wyodrębnionych kont bilansowych, model kont pozabilansowych lub model tzw. mieszany.

W świetle powyższych wyjaśnień, mając na względzie powołane przepisy oraz wskazane w rozporządzeniu znaczniki CIT, podatnicy winni prowadzić księgi tak, aby móc uzyskać z nich informacje, które wpływają m.in. na sporządzenie CIT-8, tj. wyodrębnić konto analityczne (bilansowe lub pozabilansowe) służące ewidencji NKUP.

Tym samym, nie można zgodzić się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym obowiązek uzupełnienia ksiąg rachunkowych o znaczniki PD dla potrzeb JPK_KR_PD należy uznać za spełniony również wtedy, gdy Spółka zapewni przypisanie znaczników PD poprzez rozwiązanie techniczne stosowane przy generowaniu pliku JPK_KR_PD, bez konieczności tworzenia nowych kont w księgach rachunkowych i bez ingerencji w zakładowy plan kont. […]”.

Podatnicy stosujący znaczniki rachunkowe i podatkowe otrzymują coraz więcej informacji z Resortu Finansów co do sposobu przypisywania znaczników do kont syntetycznych i analitycznych, ale również do bilansowych i pozabilansowych. Problem przypisywania znaczników jest o tyle znaczący z uwagi na różne plany kont i bardzo różne specyfiki działalności polskich firm. Pozostaje mieć nadzieję, że w przyszłym roku kwestie techniczne, podatkowe i organizacyjne w zakresie znaczników w JPK_KR_PD będą już dużo lepiej poznane.