W przepisach Kodeksu pracy przewidziano dla pracowników specjalne uprawnienie, jakim jest urlop na żądanie. Skorzystanie z tego trybu wymaga jednak decyzji pracodawcy, która powinna zostać zakomunikowana niezwłocznie po złożeniu wniosku. W praktyce często pojawia się jednak wątpliwość, jak interpretować sytuację, w której przełożony nie udziela żadnej odpowiedzi na wniosek o urlop na żądanie.
Urlop wypoczynkowy
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego; prawa tego nie można się zrzec. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Natomiast prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.
Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:
- 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
- 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika; niepełny dzień urlopu zaokrągla się wówczas w górę do pełnego dnia.
Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę. Planu urlopów nie ustala się, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Urlop na żądanie
Tzw. urlop „na żądanie” uregulowano w art. 1672 kp, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Przepis ten określa szczególny tryb udzielania urlopu wypoczynkowego, różniący się tym od trybu zwykłego, że 4 dni urlopu na żądanie (przysługującego w danym roku kalendarzowym) nie planuje się (nie uwzględnia się ich w planie urlopów), a o dniach, w których urlop ma w tym trybie być udzielony, co do zasady decyduje pracownik. Forma zgłoszenia żądania pracodawcy przez pracownika woli korzystania z urlopu na podstawie art. 1672 kp jest dowolna; można je zgłosić np. telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
Zatem dla pracownika, któremu przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze rocznym 20 dni, trzeba zaplanować 16 dni, a 4 dni pracownik może wykorzystać w trybie „na żądanie”; w przypadku pracownika, który ma prawo do 26 dni urlopu w roku kalendarzowym, w planie urlopów należy ująć 22 dni, pozostawiając 4 dni do wykorzystania jako urlop na żądanie. Warto też podkreślić, że w danym roku kalendarzowym pracownik ma prawo do nie więcej niż 4 dni urlopu na żądanie, nawet wtedy, gdy w poprzednim roku (poprzednich latach) nie skorzystał z trybu określonego w art. 1672 kp.
Przykład 1.
W 2025 roku pracownik wykorzystał 19 dni z przysługującego mu w tym roku urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni. W związku z tym, w myśl art. 168 kp, 7 dni zaległego urlopu z 2025 roku należało pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września 2026 roku, przy czym do urlopu zaległego nie stosuje się art. 1672 kp. Oznacza to, że wspomnianych 7 dni zaległego urlopu należało udzielić pracownikowi w zwykłym trybie – nie na żądanie.
Zasady udzielania urlopu na żądanie w przepisach
Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o udzielenie urlopu na żądanie, który powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.
W literaturze i orzecznictwie przyjmuje się jednak, że obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Pracodawca może bowiem odmówić udzielenia takiego urlopu ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie wskazanym w żądaniu udzielenia urlopu. Powołanie się na takie szczególne okoliczności może nastąpić nie tylko w samej decyzji odmownej (np. pisemnej), ale także w jakiś czas po okresie, w którym miałby rozpocząć się urlop na żądanie pracownika. Chodzi o to, aby takie szczególne okoliczności (przyczyny odmowy) rzeczywiście istniały i uzasadniały odmowę udzielenia urlopu zgłoszonego na podstawie art. 1672 kp (wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 2013 roku, SNO 29/13).
Innymi słowy, pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy. Tezę tę potwierdza dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu w razie zaistnienia okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia urlopu, a wymagających jego obecności w zakładzie – art. 167 kp (wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2008 roku, II PK 26/08).
Należy też odnotować, że obowiązek pracodawcy, o którym mowa w art. 1672 kp, dotyczący uwzględnienia wniosku pracownika o udzielenie urlopu na żądanie nie odnosi się do przypadków, w których udzielenie urlopu jest prawnie niedopuszczalne (np. nie można udzielić urlopu wypoczynkowego, w szczególności w trybie na żądanie, w dniu niezdolności do pracy z powodu choroby – art. 165 pkt 1, art. 166 pkt 1 kp).
Złożenie wniosku o urlop nie wystarczy
W wyroku Sądu Najwyższego z 22 marca 2022 roku (I PSKP 59/21), wskazano, że nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 1672 kp pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne niż w przypadku udzielania urlopu w zwykłym trybie, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika już samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu wspomnianego przepisu. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Może to nastąpić w dowolnej formie.
Przykład 2.
O godzinie 07.15 pracownik poprosił pracodawcę w rozmowie telefonicznej o udzielenie mu 2 dni urlopu wypoczynkowego w trybie na żądanie – w dniu, w którym odbywała się ta rozmowa, oraz w dniu następnym (rozkład czasu pracy pracownika przewidywał wykonywanie pracy w godzinach 07.30-15.30). Pracodawca w trakcie wspomnianej rozmowy poinformował pracownika, że udziela mu urlopu na żądanie.
Czy milczenie pracodawcy oznacza zgodę na urlop na żądanie?
Zgodnie z dominującym poglądem, wyrażonym m.in. w wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi z 28 grudnia 2023 roku (VIII Pa 68/23), regulacja zawarta w art. 1672 kp ukierunkowana jest przede wszystkim na potrzeby pracownika, a zatem jeżeli pracodawca zamierza potraktować wniosek o udzielenie urlopu na żądanie odmownie, to osoba działająca w jego imieniu powinna niezwłocznie poinformować pracownika o takiej odmowie, wskazując na przyczyny odmowy, aby nie narażać pracownika na nieusprawiedliwioną nieobecność. To przemawia za przyjęciem stanowiska, że brak wyraźnego sprzeciwu i milczenie pracodawcy oznacza w omawianym przypadku jego dorozumianą zgodę na urlop i w konsekwencji możliwość rozpoczęcia korzystania z tego urlopu przez pracownika.
Zatem milczenie pracodawcy po zgłoszeniu przez pracownika wniosku o urlop na żądanie – po otrzymaniu przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną do udzielania w jego imieniu urlopów) tego wniosku w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią – należy traktować jako wyrażenie zgody na rozpoczęcie urlopu przez pracownika. Nie narusza to zasady udzielania urlopu przez pracodawcę, a jednocześnie zapewnia realizację celu urlopu na żądanie.
Przykład 3.
Pracownik, późnym wieczorem, wysłał do pracodawcy, pocztą elektroniczną, wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego na żądanie w następnym dniu. Pracodawca nie skontaktował się jednak z pracownikiem w celu poinformowaniu go o udzieleniu urlopu albo o odmowie jego udzielenia. W tych okolicznościach zachowanie pracodawcy należało potraktować jako zgodę na skorzystanie przez pracownika z urlopu na żądanie, zgodnie ze złożonym wnioskiem, czyli jako udzielenie tego urlopu.
W obrocie prawnym milczenie jednej strony zwykle nie oznacza zgody na wniosek/żądanie drugiej strony. Inaczej jest w przypadku urlopu na żądanie. Pozwala to uniknąć pracownikowi stanu niepewności, gdy pracodawca nie reaguje na zgłoszoną mu potrzebę skorzystania z urlopu w trybie art. 1672 kp.
