Płacenie danin publicznoprawnych to obowiązek wszystkich podatników. Muszą oni także regulować swoje zobowiązania wynikające z dokonywanych zakupów. W niektórych przypadkach podatnik nie ma możliwości zapłaty podatków i innych wydatków i reguluje je za niego ktoś inny. Czy zapłata z cudzego konta podatku, składek ZUS albo faktury za zakupy jest dopuszczalna?
Zapłata z cudzego konta za wydatki a podatki
Zgodnie z art. 59 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe wygasa w całości lub w części wskutek zapłaty.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 60 § 1 Ordynacji podatkowej za termin dokonania zapłaty podatku uważa się:
przy zapłacie gotówką – dzień wpłacenia kwoty podatku w kasie organu podatkowego lub w kasie podmiotu obsługującego organ podatkowy, lub na rachunek tego organu w banku, w placówce pocztowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, w biurze usług płatniczych, w instytucji płatniczej, w małej instytucji płatniczej lub w instytucji pieniądza elektronicznego albo dzień pobrania podatku przez płatnika lub inkasenta;
w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika, rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub rachunku płatniczego podatnika w instytucji płatniczej, w małej instytucji płatniczej lub instytucji pieniądza elektronicznego na podstawie polecenia przelewu, a w przypadku zapłaty za pomocą instrumentu płatniczego innego niż polecenie przelewu, zwanego dalej "innym instrumentem płatniczym" – dzień uzyskania potwierdzenia autoryzacji transakcji płatniczej.
Przedsiębiorcy obowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych płacą podatki związane z działalnością przelewem albo – przy zapłacie przez e-Urząd Skarbowy – innym instrumentem płatniczym, np. kartą. Mikroprzedsiębiorcy mogą zapłacić podatek również gotówką. Przepisy te dotyczą zapłaty dokonanej przez samego podatnika. Ordynacja podatkowa przewiduje jednak sytuacje, w których zobowiązanie wygasa, choć podatek zapłaciła za podatnika inna osoba.
Zgodnie z art. 62b § 1 Ordynacji podatkowej zapłata podatku może nastąpić także przez:
- małżonka podatnika, jego zstępnych, wstępnych, pasierba, rodzeństwo, ojczyma i macochę;
- aktualnego właściciela przedmiotu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego, jeżeli podatek zabezpieczony jest hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym;
- inny podmiot, w przypadku gdy wysokość podatku nie przekracza kwoty 5000 zł.
Jeśli podatek płaci osoba z rodziny wymienionej w pkt 1 albo inny podmiot (przy podatku do 5000 zł), a z dowodu zapłaty jasno wynika, na jakie zobowiązanie podatnika jest przeznaczona wpłata, uznaje się, że wpłata pochodzi ze środków podatnika. Limit 5000 zł obowiązuje od 1 października 2026 r. Wcześniej inny podmiot mógł zapłacić za podatnika podatek nieprzekraczający 1000 zł.
Przykład 1.
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą – sprzedaż obuwia. W czerwcu ma do zapłaty podatek VAT w wysokości 15 000 zł. W związku z brakiem płatności od kontrahenta nie ma środków, aby go opłacić. W związku z tym ojciec podatnika zapłacił podatek za syna.Czy w tym przypadku można uznać, że doszło do zapłaty podatku?
Tak. Ojciec jest wstępnym podatnika, dlatego może zapłacić za niego podatek bez względu na kwotę – limit 5000 zł dotyczy tylko innych podmiotów. Jeśli z tytułu przelewu jasno wynika, że wpłata dotyczy zobowiązania syna (identyfikator podatkowy syna, rodzaj podatku i okres), uznaje się, że wpłata pochodzi ze środków syna, a zobowiązanie podatkowe wygasa.
Zapłata z cudzego konta za wydatki a składki ZUS
Płatnik składek prowadzący działalność gospodarczą opłaca należności z tytułu składek bezgotówkowo – w drodze obciążenia swojego rachunku bankowego albo rachunku płatniczego w instytucji płatniczej (art. 47 ust. 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Mikroprzedsiębiorca może je zapłacić również przekazem pocztowym albo przekazem pieniężnym za pośrednictwem instytucji płatniczej lub biura usług płatniczych.
Co do zasady płatnik składek opłaca je więc ze swojego rachunku.
Przykład 2.
Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Za maj opłacił składki ZUS z prywatnego rachunku. Tym samym nie uregulował składek z konta służbowego. Czy taka forma zapłaty składek jest prawidłowa?
Tak. Art. 47 ust. 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wymaga zapłaty z rachunku płatnika składek, ale nie wymaga, aby był to rachunek firmowy. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność może więc opłacić składki z każdego swojego rachunku, także prywatnego.
Terminowa zapłata z rachunku prywatnego oznacza, że składki za maj zostały opłacone i nie powstaje zaległość wobec ZUS.
Przepis art. 46 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązuje płatnika składek do opłacania należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy. Przepis ten kreuje zatem zobowiązanie i wskazuje podmiot, który w świetle prawa winien zobowiązanie to wykonać. Ustawa nie reguluje wprost zapłaty składek przez inną osobę. ZUS księguje wpłatę na koncie płatnika na podstawie numeru jego rachunku składkowego, który zawiera NIP płatnika.
Przykład 3.
Przedsiębiorca zawarł umowę z biurem rachunkowym. Zgodnie z umową biuro ma opłacać za niego składki ZUS z pieniędzy, które przedsiębiorca będzie mu przekazywał. Czy takie opłacanie składek będzie skuteczne?
Tak, taka forma opłacania składek jest skuteczna. W tym przypadku ZUS nie powinien uważać, że składki nie zostały zapłacone.
Zapłata z cudzego konta za wydatki
Zdarza się, że przedsiębiorca nie ma środków na zapłatę faktury, np. z powodu zatorów płatniczych. Wtedy fakturę może za niego uregulować inna osoba – np. jego dłużnik.
Przykład 4.
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – handluje nabiałem. Kupił od mleczarni, która jest czynnym podatnikiem VAT, partię masła za 40 000 zł z dwumiesięcznym terminem płatności. W dniu płatności nie miał środków na zapłatę. Fakturę uregulował za niego jego dłużnik – przelewem ze swojego rachunku na rachunek mleczarni. Czy przedsiębiorca może zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Masło kupione do odsprzedaży spełnia ten warunek.
Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT nie uzależnia zaliczenia wydatku do kosztów od tego, kto przekazał pieniądze sprzedawcy. Znaczenie ma jednak sposób zapłaty.
Jeśli wartość transakcji przekracza 15 000 zł, płatność powinna przejść przez rachunek płatniczy i trafić na rachunek mleczarni z wykazu podatników VAT (tzw. białej listy). Gdy faktura zawiera wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, zapłata powinna nastąpić w tym mechanizmie. Jeśli któryś z tych warunków nie jest spełniony, wydatku w tej części nie zalicza się do kosztów (art. 22p ust. 1 ustawy o PIT). Przepisy nie rozstrzygają wprost, czy warunek ten spełnia przelew z rachunku dłużnika, a nie przedsiębiorcy – art. 19 Prawa przedsiębiorców mówi o płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy. Przy kwocie powyżej 15 000 zł bezpieczniej jest więc, aby dłużnik przelał pieniądze przedsiębiorcy, a ten zapłacił mleczarni ze swojego rachunku.
Podsumowując – podatek może zapłacić za podatnika małżonek, rodzic, dziecko lub inna osoba z kręgu rodziny wymienionego w Ordynacji podatkowej, bez względu na kwotę. Inny podmiot może to zrobić, gdy podatek nie przekracza 5000 zł. Składki ZUS płatnik opłaca ze swojego rachunku, ale może to być rachunek prywatny. Fakturę za zakupy może uregulować inna osoba. Przy transakcjach powyżej 15 000 zł trzeba jednak spełnić warunki z art. 22p ustawy o PIT.
