W dobie rosnącej konkurencji i dynamicznego rozwoju technologii, informacje mające wartość gospodarczą stały się jednym z kluczowych aktywów przedsiębiorstw. Tajemnica przedsiębiorstwa podlega ochronie i to nie tylko jako kwestia prawna, ale też strategiczne podejście do zarządzania wiedzą w firmie. Warto mieć świadomość, jak skutecznie z niej korzystać.
Coraz częściej o przewadze rynkowej nie decydują już tylko zasoby materialne, ale unikalne rozwiązania technologiczne, strategie marketingowe, czy bazy klientów. Utrata kontroli nad tymi danymi może prowadzić do poważnych strat finansowych i utraty konkurencyjności, dlatego ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa zyskała w ostatnich latach szczególne znaczenie.
Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa i kiedy podlega ochronie?
Zgodnie z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tajemnica przedsiębiorstwa to informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które:
- nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej,
- co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności,
- które posiadają realną wartość z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej.
Co istotne ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest uzależniona od formalnego zgłoszenia, czy rejestracji. Wystarczające jest spełnienie powyższych warunków. Jednak brak odpowiednich działań zabezpieczających może skutkować utratą ochrony prawnej.
Tajemnica przedsiębiorstwa przestaje być chroniona z chwilą, gdy informacje zostaną upublicznione lub jeśli przedsiębiorca sam dopuści się zaniedbań w ich zabezpieczaniu. Dlatego kluczowe jest wprowadzenie świadomej polityki ochrony informacji wewnątrz firmy.
Jakie obowiązki ma przedsiębiorca w zakresie ochrony poufnych informacji?
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa nie działa automatycznie – aby móc powoływać się na nią w razie sporu, przedsiębiorca musi aktywnie zadbać o poufność informacji. Przepisy jasno wskazują, że jednym z warunków objęcia informacji ochroną jest podjęcie przez przedsiębiorcę niezbędnych działań w celu zachowania ich poufności.
Wewnętrzne procedury i polityka bezpieczeństwa
Firmy powinny wdrażać polityki ochrony informacji poufnych, regulaminy i instrukcje postepowania z danymi wrażliwymi.
Ochrona fizyczna i cyfrowa danych
W praktyce może to obejmować zarówno fizyczne zabezpieczenia dokumentów np.
w postaci szaf zamykanych na klucz, jak i zabezpieczenia cyfrowe takie jak hasła, szyfrowanie, czy też ograniczenia dostępu.
Szkolenia pracowników
Odpowiedzialność za ochronę tajemnicy spoczywa również na pracownikach, dlatego też powinni oni być regularnie informowani o zasadach postępowania z informacjami poufnymi i skutkach ich ujawnienia.
Dokumentacja zabezpieczająca
Warto gromadzić dokumentację potwierdzającą podejmowanie działań ochronnych,
w postaci protokołów ze szkoleń, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, czy też zawieranych umów.
Tajemnica przedsiębiorstwa w relacjach z kontrahentami – jak się zabezpieczyć?
Współpraca z kontrahentami, dostawcami czy podwykonawcami bardzo często wiążę się z koniecznością udostępnienia im informacji, które mają wartość gospodarczą
i powinny być objęte tajemnicą. Może to dotyczyć np. danych technologicznych, cenowych, planów produkcyjnych. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorca zabezpieczył się już na etapie nawiązywania relacji biznesowych.
Jeżeli strony nie zawierają osobnej umowy o zachowaniu poufności, warto zadbać, aby taka klauzula znalazła się w treści głównej umowy zawieranej pomiędzy przedsiębiorcą, a kontrahentem. Takie działanie również zmniejszy ryzyko i pozwoli jasno uregulować zasady przetwarzania danych poufnych.
Należy też rozważyć jakie dokładnie informacje powinny być udostępniane konkretnym kontrahentom. Nie każdemu partnerowi biznesowemu należy udostępniać wszystkie informacje. Dostęp do danych powinien być udzielany tylko w zakresie niezbędnym do wykonania umowy.
Zanim przedsiębiorca nawiąże współpracę i udostępni dane poufne, warto też zweryfikować partnera biznesowego, zwłaszcza jego reputację, powiązania kapitałowe oraz wcześniejsze praktyki w zakresie ochrony bezpieczeństwa informacji.
Ochrona tajemnicy przed pracownikami i współpracownikami
Pracownicy i współpracownicy mają często bezpośredni dostęp do najcenniejszych zasobów informacyjnych przedsiębiorstwa. Dlatego też to właśnie w relacjach wewnętrznych najczęściej dochodzi do wyjawienia informacji objętych tajemnica przedsiębiorstwa. Aby skutecznie się przed tym zabezpieczyć, przedsiębiorca powinien zadbać o ochronę informacji również w relacjach z pracownikami oraz współpracownikami.
Warto by każda umowa z pracownikiem zawierała klauzulę poufności. Dodatkowym zabezpieczeniem w relacjach z pracownikami może być umowa o zakazie konkurencji – zarówno w trakcie, jak i po ustaniu stosunku pracy. Należy jednak pamiętać, że objecie pracownika zakazem konkurencji po ustaniu stosunku pracy wiąże się wypłatą odszkodowania za okres, w którym zgodnie z umową o zakazie konkurencji pracownik pozostaję bez zatrudnienia, Dlatego tez należy taka umowę zawierać jedynie z pracownikami, którzy mieli dostęp do informacji szczególnie ważnych.
Skutecznym działaniem może być również ograniczenie dostępu do informacji dla poszczególnych grup pracowników. Być może nie każdy pracownik potrzebuję dostępu do pełnego zakresu danych. Ograniczenie dostępu tylko do informacji niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku może okazać się skutecznym narzędziem zwiększającym bezpieczeństwo danych.
Kluczowa w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest również świadomość pracowników w zakresie ochrony danych, a także zasad postępowania z informacjami poufnymi. Skuteczna ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa to nie tylko zabezpieczenia formalne, ale też budowanie świadomości i kultury poufności w organizacji.
Naruszenie tajemnicy jakie - kroki prawne może podjąć przedsiębiorca?
Jeżeli dojdzie do nieuprawnionego ujawnienia, wykorzystywania lub pozyskiwania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, przedsiębiorca może dochodzić odpowiedzialności na gruncie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a w niektórych przypadkach również odpowiedzialności cywilnej.
Przedsiębiorca może żądać od osoby, która naruszyła tajemnicę przedsiębiorstwa zaniechania dalszych niedozwolonych działań, usunięcia skutków naruszenia, naprawienia wyrządzonej szkody, złożenia oświadczenia o odpowiedniej treści np. przeprosin, a także wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści.
W przypadku naruszeń ze strony pracowników, przedsiębiorca może również rozwiązać umowę o pracę w trybie natychmiastowym, a także dochodzić odszkodowania za zawinione działanie, jeżeli wykaże powstałą szkodę u jej powiązanie z naruszeniem obowiązków pracowniczych
Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa to poważne naruszenie oraz czyn nieuczciwej konkurencji, który może pociągać za sobą realne konsekwencje prawne, finansowe,
a nawet karne. Warunkiem skutecznej ochrony jest jednak wykazanie, że przedsiębiorca rzeczywiście traktował dane jako poufne i aktywnie je chronił.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 poz. 1233);
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 poz. 277).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
