Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Przedsiębiorcy mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w celu rozliczenia się z fiskusem, w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych. Przepisy szczegółowo określają, kiedy prowadzenie pełnej księgowości jest obligatoryjne.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami. Tymi odrębnymi przepisami jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Na kogo przepisy nakładają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości w stosunku do:

  • spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
  • osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;
  • jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
  • gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:
    • państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,
    • gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych;
  • jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2;
  • oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
  • jednostek niewymienionych w powyższych punktach, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości – przeliczonej na walutę polską według średniego kursu ogłaszanego przez NBP, obowiązującego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy (art. 24a ust. 4 i 6 ustawy o PIT).

Kogo nie dotyczy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, mogą dobrowolnie stosować zasady rachunkowości określone ustawą o rachunkowości od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro.

Co istotne, wskazane osoby mogą złożyć informacje w tym zakresie (zawiadomienie) na podstawie przepisów o CEIDG. Oznacza to, że mogą one wypełnić ten obowiązek za pośrednictwem wniosku o wpis do CEIDG bez konieczności składania dodatkowego osobnego zawiadomienia w tej sprawie do naczelnika urzędu skarbowego.

Czy cudzoziemiec ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych ?

Coraz częściej cudzoziemcy zakładają w Polsce działalność gospodarczą, do 4 września 2014 r. art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości nadawał obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, bez względu na wysokość osiągniętych przychodów, osobom zagranicznym, oddziałom i przedstawicielstwom przedsiębiorców zagranicznych. Po nowelizacji tej ustawy osoby fizyczne będące obywatelami państw spoza Unii Europejskiej nie muszą wraz z rozpoczęciem działalności gospodarczej w Polsce prowadzić ksiąg rachunkowych.