Wystawienie korekty faktury w czasie awarii KSeF – jak to zrobić?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) trwale zmienia zasady fakturowania w Polsce. Podatnicy zobowiązani są do wystawiania faktur korygujących w sytuacjach określonych ustawą o VAT, jednak pojawiają się pytania, jak postępować w nietypowych okolicznościach. Kluczowa staje się wiedza, jak na obowiązki przedsiębiorcy wpływa awaria systemu KSeF a faktura korygująca i jak w takiej sytuacji prawidłowo wystawić niezbędne dokumenty.

Faktura korygująca a KSeF

Faktura musi odzwierciedlać prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Jeżeli zatem zawiera błędy dotyczące jakiejkolwiek pozycji, powinna zostać odpowiednio skorygowana, aby przedstawiała faktycznie dokonaną transakcję między ściśle określonymi podmiotami gospodarczymi.

Jak wynika z treści art. 106j ust. 1 ustawy o VAT: w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2. (uchylony),
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

W świetle art. 106j ust. 2 ustawy o VAT: faktura korygująca powinna zawierać:

1. (uchylony)
2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
3. numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
1. określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
2. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą; 
5. (uchylony)
6. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
7. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Jak wynika z powyższych regulacji, fakturę korygującą wystawia się w przypadku udzielenia rabatów, obniżek cen, zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, a także zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu (zwrotu całości lub części należności) oraz w sytuacji, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury, lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Jeżeli zatem po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na jej treść lub okaże się, że zawiera ona błędy, podatnik musi wystawić fakturę korygującą. Ma to na celu podanie właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

Z powołanych przepisów dotyczących korygowania faktur wynika, że dopuszczalne są korekty: pomyłek w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, przy czym nie wskazano żadnych zastrzeżeń co do ich charakteru, więc dotyczy to – co do zasady – wszelkich możliwych błędów.

Tym samym istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, aby ukazywały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości (ilości) sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.

Jak wynika z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT: fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury o której mowa w art. 106nda ust. 1, tj. wystawionej w trybie offline24.

W świetle powyższego faktura korygująca jest wystawiana jako e-faktura, czyli za pośrednictwem KSeF. W takim przypadku korektę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu. Korektę e-faktury uznaje się za przesłaną do KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego.

Natomiast jeżeli korekta jest sporządzana w trybie offline24, to zgodnie z art. 106nda ust. 12 ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia się: po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Przybiera ona formę faktury ustrukturyzowanej albo elektronicznej, która następnie jest przesyłana do KSeF celem nadania jej numeru identyfikacyjnego.

Wystawienie korekty faktury w czasie awarii KSeF

Jak wynika z treści art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT: minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

Natomiast w myśl art. 106nf ustawy o VAT: w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Takie faktury udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W terminie 7 dni roboczych od dnia wskazanego w komunikacie o zakończeniu awarii podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur w celu przydzielenia numerów identyfikujących.

W takim przypadku – zgodnie z art. 106nf ust. 9 ustawy o VAT – za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast według art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT: za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Na mocy art. 106nf ust. 12 ustawy o VAT powyższe regulacje mają zastosowanie do faktur korygujących wystawionych w okresie awarii systemu KSeF.

Przykład 1.

10 lutego 2026 roku spółka X wystawiła e-fakturę na rzecz swojego kontrahenta. 20 lutego 2026 roku Minister Finansów ogłosił komunikat o awarii KSeF. Tego samego dnia spółka X zorientowała się, że podano na fakturze błędną cenę. Spółka wystawiła zatem fakturę korygującą. Dzień później ogłoszono komunikat o zakończeniu awarii systemu.

W jaki sposób spółka X powinna wystawić korektę faktury?

Podczas awarii systemu KSeF korekta faktury ma formę elektroniczną. Może być ona doręczona odbiorcy w dowolny sposób, zatem spółka X może przesłać korektę np. drogą mailową. Datą wystawienia korekty będzie data przesłania jej do nabywcy. Jednocześnie spółka X w ciągu 7 dni od zakończenia awarii ma obowiązek przesłać korektę do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego.

Z przedstawionej analizy wynika, że ewentualna awaria systemu KSeF nie ogranicza podatników w zakresie możliwości wystawienia faktury korygującej. Warunkiem jest jednak, aby podatnik po zakończonej awarii przesłał taką korektę do systemu celem nadania jej numeru identyfikacyjnego.