Czy roczna informacja dla osoby ubezpieczonej o składkach za poprzedni rok może być przekazana pracownikom poprzez wysłanie wiadomości e-mail?
Bartosz, Szczytna
W 2012 roku wprowadzono obowiązek przekazywania pracownikom informacji o naliczonych składkach za rok poprzedni, z podziałem na poszczególne miesiące. Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej powinna zostać przekazana do końca lutego za rok poprzedni. W związku z tym informacja za 2019 rok powinna zostać przekazana ubezpieczonym do 29 lutego 2020 roku.
Kto otrzymuje informację roczną?
Płatnik składek sporządza informację roczną o odprowadzonych składkach za wszystkich ubezpieczonych, za których naliczał i przekazywał składki do ZUS. Za osobę ubezpieczoną uważa się każdą osobę, która podlega ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu). Płatnicy są zwolnieni z obowiązku przekazywania ubezpieczonemu informacji rocznej dla osób zgłoszonych wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.
Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej – co zawiera?
Informacja dla osoby ubezpieczonej powinna zawierać wszystkie dane, jakie płatnik składek przekazuje w ciągu roku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA, RSA, RZA, RPA). Informacja zawiera dane za cały rok, czyli za okres od stycznia do grudnia danego roku.
Roczna informacja dla ubezpieczonego powinna zawierać takie dane jak:
-
dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, numer identyfikacyjny ubezpieczonego np. PESEL),
-
wymiary czasu pracy,
-
zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
-
rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek,
-
informację na temat wypłaconych zasiłków i wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy,
-
informację o złożeniu przez ubezpieczonego zawiadomienia o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Istotne jest, że w informacji powinny być zawarte dane, które faktycznie zostały przekazane do ZUS, ponieważ głównym celem jej przekazania jest weryfikacja przez ubezpieczonego danych, które zostały w niej zawarte.
Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej – sposób przekazania pracownikowi
Płatnik ma obowiązek przekazania ubezpieczonemu rocznej informacji w formie papierowej. Natomiast jeżeli ubezpieczeni wyrażą zgodę na formę elektroniczną informacji rocznej o naliczonych składkach, możliwe jest przekazanie jej do skrzynki e-mail ubezpieczonego, z zastrzeżeniem jednak, że roczna informacja dla osoby ubezpieczonej przekazywana drogą elektroniczną powinna być podpisana przy użyciu podpisu kwalifikowanego. Pracownicy powinni też złożyć oświadczenie, że wyrażają zgodę na wysyłkę elektroniczną informacji rocznej.
Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej
Roczna informacja o składkach ZUS dla pracownika
Kiedy nie trzeba sporządzać informacji rocznej?
W sytuacji, gdy płatnik na bieżąco (co miesiąc), przekazuje swoim ubezpieczonym miesięczne informacje, wówczas ma on prawo nie przekazywać informacji rocznej. W takiej sytuacji uznaje się, że dopełnił on obowiązku wynikającego z ustawy systemowej. Jednak warto pamiętać, że ubezpieczony może zawsze zwrócić się o wydanie informacji rocznej – wtedy należy mu ją wydać.
Roczna informacja dla osoby ubezpieczonej a system wFirma.pl
W systemie wFirma.pl w łatwy sposób można przygotować informację dla osoby ubezpieczonej. Jest to możliwe w zakładce KADRY » PRACOWNICY, gdzie zaznaczamy wybranego pracownika i po kliknięciu DRUKUJ, wybieramy INFORMACJA ROCZNA DLA OSOBY UBEZPIECZONEJ. W oknie generowania uzupełnia się ROK, DATA WYPEŁNIENIA oraz IDENTYFIKATOR RAPORTU.
W systemie wFirma.pl dane do informacji rocznej dla osoby ubezpieczone są pobierane bezpośrednio z raportów imiennych (ZUS RCA, RZA, RSA, RPA), które są dołączane do deklaracji DRA.
Informacja ma za zadanie informowanie ubezpieczonego o przekazanych za niego składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wypłaconych świadczeń. Dlatego ważne jest, aby roczna informacja dla osoby ubezpieczonej została przekazana zgodnie z przepisami do końca lutego za rok poprzedni.
