Prawidłowe ujęcie wydatków na odnowienie firmowego majątku to kluczowa kwestia dla każdego przedsiębiorcy. Nakłady te, w zależności od ich charakteru, klasyfikuje się jako ulepszenie lub remont środka trwałego w księgach rachunkowych, co bezpośrednio wpływa na koszty bieżącego okresu lub wartość początkową aktywów. Zrozumienie tej różnicy jest fundamentalne dla poprawnej ewidencji, dlatego wyjaśniamy, jak prawidłowo zaksięgować i rozliczyć koszty remontu.
Remont środka trwałego w księgach rachunkowych
Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych zasad dotyczących ani samego pojęcia remontu, ani sposobu ujmowania kosztów remontu środka trwałego w księgach rachunkowych. Praktyczne wskazówki w tym zakresie przedstawiono w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”, który doprecyzowuje zarówno definicję remontu, jak i zasady ewidencji poszczególnych rodzajów prac odtworzeniowych.
Na mocy pkt 7.20. Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (KSR nr 11) remont to wykonywanie robót polegających na przywróceniu stanu pierwotnego istniejącego środka trwałego, w jakim został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Remont nie staje się ulepszeniem w razie stosowania do remontu materiałów innych – także lepszych niż zawarte w środku trwałym – w momencie jego przyjęcia do użytkowania, o ile nie powoduje to istotnej zmiany wartości użytkowej środka trwałego. Oznacza to, że remont środka trwałego obejmuje roboty mające na celu przywrócenie środka trwałego do stanu pierwotnego, w jakim został on przyjęty do użytkowania, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Jednocześnie użycie materiałów lepszej jakości nie przesądza o ulepszeniu, jeżeli nie powoduje istotnej zmiany wartości użytkowej środka trwałego.
Zasady ujęcia wydatków na remont środka trwałego w księgach rachunkowych określa natomiast pkt. 7.5. Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”, zgodnie z którym nakłady poniesione w celu utrzymania założonego pierwotnie okresu użytkowania środka trwałego oraz jego wartości użytkowej, mierzonej np. poziomem zdolności wytwórczych, jakością wytworzonych za jego pomocą produktów, kosztami eksploatacji, stanowią koszty bieżącego użytkowania (eksploatacji). Obciążają one koszty okresu, w którym je poniesiono. Do nakładów takich zalicza się przede wszystkim nakłady na konserwacje, przeglądy i remonty środków trwałych, w tym wymianę części.
Zatem nakłady poniesione na remont środka trwałego spełniające warunki wskazane w pkt 7.20. KSR nr 11 obciążają koszty okresu, w którym zostały poniesione, a ich ewidencja w księgach rachunkowych przebiega następująco:
- Wn konto 400 „Koszty według rodzajów”,
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”, 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” lub 300 „Rozliczenie zakupu”.
Przykład 1.
Spółka z o.o. prowadząca działalność produkcyjną posiada w środkach trwałych linię pakującą składającą się z kilku modułów, w tym z automatycznego aplikatora etykiet. W grudniu 2025 roku aplikator uległ poważnej awarii – nie drukował poprawnie etykiet i powodował przestoje produkcyjne. Serwis producenta ocenił, że naprawa urządzenia byłaby nieopłacalna, ponieważ koszt przekraczałby wartość nowego modułu. Spółka podjęła więc decyzję o wymianie aplikatora na nowy, o parametrach technicznych odpowiadających urządzeniu pierwotnie zamontowanemu w linii pakującej. Zakup nowego aplikatora został udokumentowany fakturą na kwotę 6765 zł, w tym VAT 23%: 1265 zł, kwota netto: 5500 zł. Wydatki zostały zakwalifikowane jako remont, ponieważ wymiana urządzenia nie powoduje zwiększenia wartości użytkowej całej linii technologicznej ani wydłużenia jej pierwotnie przyjętego okresu ekonomicznej użyteczności. Spółka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej na kontach zespołu 4. W jaki sposób należy ująć fakturę dokumentującą zakup nowego aplikatora etykiet do środka trwałego?
Ewidencja w księgach rachunkowych spółki faktury dokumentującej zakup nowego aplikatora etykiet zakwalifikowanej jako remont środka trwałego przebiega następująco:
Wartość zobowiązania wobec kontrahenta (kwota brutto):
Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” – 6765 zł,
Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” – 6765 zł;Podatek VAT naliczony podlegający odliczeniu (kwota podatku VAT):
Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” – 1265 zł,
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” – 1265 zł;Koszt remontu środka trwałego (kwota netto):
Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” – 5500 zł,
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” – 5500 zł.
Oznacza to, że wydatki na zakup nowego aplikatora etykiet, jako nakłady mieszczące się w definicji remontu zgodnie z pkt 7.20. i 7.5 KSR nr 11 zostały ujęte jednorazowo w kosztach działalności operacyjnej okresu, w którym zostały poniesione.
Rodzaje remontów środków trwałych w KSR nr 11
Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” wprowadza rozróżnienie remontów środków trwałych na dwie kategorie tych remontów:
- remonty bieżące (typowe, awaryjne), oraz
- remonty nadzwyczajne.
Nakłady na remonty bieżące (typowe, awaryjne) traktowane są jako koszty okresu, w którym zostały poniesione. Remonty bieżące (awaryjne) to najczęściej występujący w jednostkach rodzaj remontów. Rodzajem remontów typowych są remonty okresowe, a więc takie, które są powtarzane regularnie. Okres międzyremontowy mierzony jest w jednostkach czasu lub pracy wykonanej przez środek trwały (kilometry, maszynogodziny itd.). Okresy międzyremontowe oraz zakres remontu okresowego zazwyczaj ustala producent środka trwałego. Koszty remontów okresowych mogą być rozliczane przez cały okres międzyremontowy (jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów), w zależności od przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.
Natomiast remonty nadzwyczajne to remonty, które mają za zadanie usunięcie niekorzystnych skutków, jakie na środek trwały wywarły nagłe i nieprzewidziane zdarzenia, w tym także losowe. Do zdarzeń takich zalicza się m.in. uszkodzenia środków trwałych przez powodzie, pożary, wybuchy, trzęsienia ziemi, wypadki samochodowe, gradobicie, wichury, nawałnice itd. Remonty nadzwyczajne mają na celu usuwanie skutków zniszczeń spowodowanych przez nieprzewidziane zdarzenia, nie zaś skutków zużycia środków trwałych spowodowanych ich użytkowaniem lub oddziaływaniem czynników zewnętrznych. Nakłady na remonty nadzwyczajne, które przeprowadza się w celu usunięcia skutków zdarzeń losowych, ujmowane są jako pozostałe koszty operacyjne. Zdarzenie losowe, w wyniku którego następuje zniszczenie środka trwałego, może spowodować konieczność jego rekonstrukcji, częściowej likwidacji lub likwidacji (patrz pkt 9.5-9.12 oraz 9.14-9.20). Kosztów poniesionych w związku z likwidacją lub odbudową środka trwałego nie kwalifikuje się już do remontów nadzwyczajnych.
Remont środka trwałego stanowi nakład mający na celu przywrócenie pierwotnego stanu użytkowego środka trwałego i zgodnie z KSR nr 11 obciąża koszty okresu, w którym został poniesiony. Nakłady te ujmuje się w księgach rachunkowych jako koszty bieżącej działalności operacyjnej z zastosowaniem kont zespołu 4. Tylko w sytuacji, gdy wymiana części prowadzi do zwiększenia wartości użytkowej środka trwałego lub wydłużenia pierwotnie przyjętego okresu ekonomicznej użyteczności, nakłady traktowane są jako ulepszenie i zwiększają wartość początkową środka trwałego. Remonty okresowe mogą być rozliczane w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, natomiast remonty nadzwyczajne wynikające ze zdarzeń nieprzewidzianych ujmuje się w pozostałych kosztach operacyjnych. Prawidłowa kwalifikacja nakładów oraz ich właściwe ujęcie w księgach rachunkowych ma kluczowe znaczenie dla rzetelnego odzwierciedlenia kosztów eksploatacji środka trwałego w danym okresie sprawozdawczym.
