Prowadzenie działalności gospodarczej nie musi ograniczać się do jednego kraju. Współczesne regulacje prawne, zwłaszcza w Unii Europejskiej, ułatwiają przedsiębiorcom ekspansję na rynki międzynarodowe. Kluczowym elementem tego procesu może być przeniesienie siedziby firmy za granicę, co pozwala na dostosowanie struktury firmy do globalnej strategii. Jakie aspekty prawne i podatkowe należy wziąć pod uwagę, decydując się na taki krok?
Transgraniczne przekształcenie przedsiębiorstwa
Właściciel firmy może podjąć decyzję o przeniesieniu siedziby swojego przedsiębiorstwa w zasadzie w każdej chwili. Przepisy nie wprowadzają bowiem żadnego minimalnego okresu, w którym należałoby wykonywać działalność gospodarczą przez oznaczoną liczbę miesięcy lub lat w kraju pierwszej siedziby. Tym samym przeniesienie siedziby firmy za granicę może nastąpić nawet kilka tygodni po tym, jak została ona założona. Tego rodzaju procedura jest określana mianem „transgranicznego przekształcenia przedsiębiorstwa” lub „redocymilacją spółki”.
Jest to jednak złożony proces i często oznacza podjęcie pierwszego kroku w rozwoju międzynarodowego biznesu. Kluczową zmianą, która ułatwiła polskim przedsiębiorcom relokację w ramach Unii Europejskiej (UE) i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), jest nowelizacja Ustawy z 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych (dalej: ksh), która weszła w życie m.in. na mocy implementacji unijnej dyrektywy 2019/2121. To dzięki tym przepisom, przeniesienie siedziby spółki kapitałowej (spółki z o.o., spółki akcyjnej, spółki komandytowo-akcyjnej) do innego państwa członkowskiego może odbyć się bez konieczności jej likwidacji w Polsce, z zachowaniem ciągłości prawnej i osobowości prawnej.
Przed nowelizacją, a zwłaszcza przed słynnym wyrokiem TSUE w sprawie Polbud, polskie przepisy traktowały uchwałę o przeniesieniu siedziby za granicę jako przyczynę rozwiązania spółki. W obecnej chwili likwidacja spółki nie jest wymagana do tego, aby skutecznie przenieść jej siedzibę poza granice RP. W tym miejscu warto już wskazać, że zgodnie z treścią art. 5802 ksh, do dnia otrzymania zaświadczenia o zgodności przekształcenia transgranicznego z prawem krajowym przekształcenie transgraniczne podlega prawu państwa siedziby spółki przekształcanej, a po tym dniu podlega prawu państwa siedziby spółki przekształconej.
Przeniesienie siedziby spółki za granicę – krok po kroku
Proces transgranicznego przekształcenia jest sformalizowany i dzieli się na kilka głównych faz:
Faza przygotowawcza – polega na stworzeniu planu przekształcenia transgranicznego. Jest on przygotowywany przez zarząd spółki i musi zawierać m.in. formę prawną, jaką spółka przyjmie w państwie docelowym, projekt umowy (statutu) spółki przekształconej, oraz harmonogram przekształcenia. Wymagane jest również sporządzenie szczegółowego sprawozdania dla wspólników/akcjonariuszy, wyjaśniającego aspekty prawne, ekonomiczne oraz skutki dla pracowników. Plan przekształcenia podlega co do zasady badaniu przez biegłego rewidenta, który ma za zadanie zweryfikować jego rzetelność i zgodność z prawem.
Faza korporacyjna – podczas niej plan przekształcenia jest ogłaszany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz udostępniony wspólnikom z odpowiednim wyprzedzeniem (np. 6 tygodni przed planowanym głosowaniem). Kluczowym momentem jest tutaj podjęcie uchwały o przekształceniu transgranicznym przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie. Uchwała taka musi być powzięta większością co najmniej trzech czwartych głosów, reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze warunki.
Faza wnioskowa – w jej trakcie zarząd spółki składa do sądu rejestrowego (w Polsce – do Krajowego Rejestru Sądowego) wniosek o wydanie zaświadczenia o zgodności przekształcenia z prawem polskim (tzw. państwa wyjścia). Sąd weryfikuje formalne aspekty procesu i sprawdza, czy spółka nie ma zaległości publicznoprawnych (np. wobec ZUS lub urzędu skarbowego). W tym zakresie sąd może, a w niektórych przypadkach musi, uzyskać opinię Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, która ma zapobiegać obejściu prawa podatkowego. Jest to ważny element wprowadzony po nowelizacji, mający na celu ochronę interesów fiskalnych państwa.
Faza rejestrowa w państwie docelowym – po uzyskaniu zaświadczenia o zgodności, spółka składa wniosek o rejestrację w rejestrze handlowym państwa docelowego, dołączając zaświadczenie z KRS oraz niezbędne dokumenty wymagane przez prawo tego kraju. Z chwilą rejestracji w państwie docelowym, spółka nabywa formę prawną zgodną z tamtejszym prawem i podlega jurysdykcji nowego państwa. W Polsce następuje wówczas jej wykreślenie z KRS.
Przykład 1.
Firma X jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, która po 2 latach działalności w Warszawie zdecydowała się na relokację do Niemiec. Nowa siedziba spółki ma powstać w Berlinie.
Czy firma X musi zlikwidować swoją siedzibę w Warszawie i otworzyć nową w Berlinie?
Nie, ponieważ dzięki przepisom unijnym możliwe jest przeprowadzenie procedury transgranicznego przekształcenia. W ten sposób firma X może prowadzić działalność w nowej formie jako Gesellschaft mit beschränkter Haftung (niemiecka spółka GmbH będąca odpowiednikiem polskiej spółki z o.o.), bez konieczności likwidacji siedziby w Polsce. Dzięki takiemu rozwiązaniu spółka zachowa swoją pełną historię prawną i nie trzeba będzie jej likwidować w Polsce ani zakładać od nowa w Niemczech.
Relokacja siedziby firmy poza Unię Europejską i EOG
Przeniesienie siedziby firmy na terytorium UE lub EOG jest uregulowane przepisami ksh. Jeśli przedsiębiorca chce otworzyć działalność w kraju, który nie jest członkiem Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, to w takiej sytuacji zastosowanie znajdą inne, znacznie bardziej rygorystyczne zasady. Polskie prawo nie przewiduje procedury transgranicznego przekształcenia spółki do państw trzecich (np. do USA, do krajów azjatyckich lub afrykańskich), w związku z czym przeniesienie siedziby polskiej spółki kapitałowej poza UE lub EOG jest traktowane jako przyczyna jej rozwiązania.
Przykład 2.
Polska spółka akcyjna planuje przeniesienie swojej siedziby do Szwajcarii. Czy firma może skorzystać z transgranicznego przekształcenia przedsiębiorstwa?
Nie, ponieważ Szwajcaria nie należy ani do UE, ani do państw EOG. W związku z tym spółka musi uchwałę o rozwiązaniu spółki i przeprowadzić formalną likwidację podmiotu w Polsce. Dopiero po zakończeniu procesu likwidacyjnego i wykreśleniu z KRS, przedsiębiorcy mogą założyć nową spółkę w Szwajcarii i przenieść na nią majątek zlikwidowanej polskiej spółki. Oznacza to brak ciągłości prawnej – polska spółka przestaje istnieć, a powstaje nowy, odrębny podmiot zagraniczny.
Przykład 3.
Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością specjalizująca się w oprogramowaniu decyduje się na otwarcie głównej siedziby w Stanach Zjednoczonych (USA), aby ułatwić pozyskanie kapitału od amerykańskich inwestorów.
Czy może skorzystać z transgranicznego przekształcenia przedsiębiorstwa?
Nie, ponieważ USA nie należą do UE ani do EOG. Spółka musi najpierw podjąć uchwałę o rozwiązaniu i swojej likwidacji w Polsce, a następnie wykreślić się z Krajowego Rejestru Sądowego. Równolegle, jej właściciele zakładają w Delaware nową spółkę – Delaware C-Corporation. Dopiero po formalnym zakończeniu działalności w Polsce, aktywa (prawa autorskie do oprogramowania, wyposażenie, środki pieniężne) zostają prawnie przekazane lub sprzedane nowo powstałej amerykańskiej korporacji. Należy przy tym pamiętać o konieczności rozliczenia w Polsce ewentualnego Exit Tax (podatku od wyjścia) z tytułu przeniesienia wartości niematerialnych (IP) oraz o regulacjach dotyczących transferu pracowników. Proces ten jest złożony i, w przeciwieństwie do relokacji wewnątrz UE, prowadzi do utraty polskiej osobowości prawnej.
Skutki przeniesienia siedziby firmy za granicę
Relokacja spółki niesie za sobą nie tylko skutki w prawie handlowym, ale też poważne konsekwencje podatkowe. Najważniejszym z nich jest podatek od niezrealizowanych zysków (tzw. Exit Tax). Znajduje on zastosowanie w sytuacji, gdy polska spółka (rezydent podatkowy w Polsce) przenosi swoją rezydencję podatkową (efektywny zarząd) lub swoje składniki majątkowe do innego kraju, w wyniku czego Polska traci prawo do opodatkowania przyszłej sprzedaży tych aktywów. Podatek ten ma zrównoważyć stratę przyszłych wpływów budżetowych. Przykładowo, jeśli spółka przeniesie aktywa do państwa o niższym opodatkowaniu, Exit Tax jest pobierany od różnicy między wartością rynkową przenoszonych aktywów a ich wartością podatkową.
Pamiętajmy, że kwestie podatkowe wiążą się z koniecznością dokładnego ustalenia, kiedy spółka przestaje być polskim rezydentem podatkowym. Nie wystarczy tylko zmiana adresu statutowego, kluczowe jest to, gdzie w rzeczywistości znajduje się miejsce faktycznego zarządu. Jeśli pozostanie on w Polsce, spółka może nadal być uznana za polskiego rezydenta podatkowego i podlegać polskiemu CIT od całości swoich dochodów. Równie istotne jest przeanalizowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania pomiędzy Polską a krajem, w którym docelowo ma znajdować się nowa siedziba firmy. Polska posiada wiele takich umów i regulują one zasady rozliczania dochodów.
Przeniesienie siedziby spółki wpływa nie tylko na kwestie podatkowe, ale także na szereg innych obszarów działalności. Przepisy ksh wymagają uwzględnienia praw pracowników w procesie transgranicznego przekształcenia. Należy poinformować ich przedstawicieli (lub samych pracowników) o planie przekształcenia i jego konsekwencjach. W niektórych przypadkach (gdy prawo państwa docelowego jest mniej korzystne niż polskie) konieczne jest zawarcie porozumień w sprawie uczestnictwa pracowników w organach spółki przekształconej. Spółka zaczyna działać pod prawem państwa docelowego, co oznacza konieczność dostosowania się do tamtejszych form prawnych, zasad ładu korporacyjnego i regulacji sektorowych. Istniejące w Polsce zezwolenia, koncesje i licencje mogą automatycznie wygasnąć i trzeba będzie uzyskać nowe w kraju docelowym. Należy dokonać przeglądu wszystkich zawartych umów z kontrahentami, bankami, dostawcami i innymi podmiotami. Chociaż transgraniczne przekształcenie nie przerywa ciągłości prawnej (w ramach UE/EOG), zmiana nazwy, formy prawnej i siedziby spółki musi zostać zakomunikowana i zaktualizowana w dokumentach. W niektórych umowach zmiana jurysdykcji spółki może być uznana za istotną zmianę i wymagać aneksu lub nowej negocjacji.
Przeniesienie siedziby firmy za granicę – podsumowanie
Decyzja o relokacji firmy za granicę wymaga kompleksowego audytu prawnego i podatkowego. Jeśli siedziba firmy ma zostać przeniesiona do kraju, który należy do UE lub EOG, procedura nie jest mocno skomplikowana i nie wymaga likwidacji przedsiębiorstwa w Polsce. Jeśli jednak siedziba ma zostać przeniesiona do kraju trzeciego, rozwiązanie firmy w Polsce jest niestety konieczne. Zmiana siedziby zawsze wiąże się ze skutkami podatkowymi oraz pracowniczymi.
