Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo do kontroli legalności stosunku pracy, co może skutkować podważeniem zawartego kontraktu. Kwestionowanie umowy o pracę przez ZUS to sytuacja, w której organ rentowy zarzuca jej pozorność lub zawarcie w celu obejścia prawa. Jakie kroki prawne może podjąć pracownik lub pracodawca, gdy ZUS odmówi uznania legalności zatrudnienia?
Pozorna umowa o pracę
Umowa o pracę może zostać zawarta dla pozoru. Celem takiego kontraktu nie jest świadczenie żadnej pracy, lecz uzyskanie tytułu do ubezpieczeń społecznych oraz świadczeń wypłacanych przez ZUS. Z pozornością stosunku pracy mamy do czynienia chociażby wtedy, gdy zatrudniona osoba w ogóle nie przychodzi do zakładu pracy lub nie wykonuje ustalonych obowiązków zawodowych. W rzeczywistości pozorna umowa o pracę jest zawarta tylko po to, by doszło do formalnego powstania stosunku pracy, który nie jest wykonywany.
Pozorne umowy o pracę muszą być usuwane z systemu prawnego, ponieważ prowadzą do nadużyć i wyłudzania świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Z tego też powodu ZUS ma prawo wszcząć kontrolę wobec każdego podmiotu zatrudniającego i dokładnie sprawdzić, czy podpisana umowa o pracę jest prawdziwa i czy nie zmierza do obejścia prawa.
Nie można stwierdzić pozorności czynności prawnej – umowy o pracę w sytuacji, gdy praca jest faktycznie wykonywana. Nie wystarcza jednak jakakolwiek praca, gdyż znaczenie ma dopiero praca przewidziana dla stosunku pracy. Jeśli taka praca jest wykonywana, to generalnie nie ma podstaw do stawiana zarzutu obejścia czy nadużycia prawa, czyli nawiązania stosunku zatrudnienia dla uzyskania świadczeń z ubezpieczenia społecznego wobec przewidywanej niezdolności do pracy w związku z ciążą. Pozorność umowy wynikająca z art. 83 KC w związku z art. 300 KP zachodzi, gdy mimo zawarcia umowy praca nie jest w ogóle świadczona, ewentualnie okoliczności faktyczne jej wykonywania nie wypełniają cech stosunku pracy. Nie stanowi ona wówczas tytułu ubezpieczenia społecznego.
ZUS najczęściej kwestionuje umowę o pracę, twierdząc, że została ona zawarta dla pozoru lub w celu obejścia prawa. Organ rentowy uważa, że strony, pomimo formalnego zawarcia umowy, w rzeczywistości nie miały zamiaru faktycznego wykonywania pracy na warunkach Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp), a ich jedynym celem było uzyskanie świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Typowe sygnały ostrzegawcze dla ZUS to:
krótki okres zatrudnienia, zwłaszcza gdy umowa została zawarta na krótko przed zajściem w ciążę lub powstaniem niezdolności do pracy zatrudnionej osoby;
brak gospodarczej potrzeby, tj. gdy stanowisko pracy wydaje się sztuczne lub nieistotne w prowadzonej przez firmę działalności;
zawyżone wynagrodzenie nieadekwatne do kwalifikacji pracownika i rynkowych stawek;
zatrudnienie członka rodziny lub znajomego – choć samo w sobie nie stanowi naruszenia prawa, może być postrzegane jako ryzyko pozorności, jeśli brakuje innych dowodów faktycznej pracy.
Kwestionowanie umowy o pracę przez ZUS – jak wygląda?
Pierwszym etapem w przypadku podjęcia procedury wyjaśniającej legalność zawartej umowy o pracę jest zbieranie dowodów przez ZUS i ustalanie stanu faktycznego danej sprawy. W tym czasie strony stosunku pracy nie muszą pozostawać bierne. Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni aktywnie współpracować z ZUS, przedstawiając wszelkie dowody na to, że stosunek pracy był rzeczywisty i nie doszło do zawarcia pozornej umowy o pracę. Czasami może to uchronić przed wydaniem decyzji kwestionującej legalność zawartego kontraktu.
Wśród kluczowych dowodów, które mogą pomoc pracownikowi lub pracodawcy w obronie, są:
dokumenty wytworzone przez pracownika – raporty, sprawozdania, korespondencja e-mail z klientami lub współpracownikami (z firmowego adresu), gotowe projekty, zestawienia, notatki służbowe – to właśnie te materialne dowody potwierdzają, że praca była faktycznie świadczona;
dowody podporządkowania – listy obecności, ewidencja czasu pracy, zakres obowiązków, a zwłaszcza pisemne lub elektroniczne polecenia służbowe wydawane przez przełożonego;
dowody płacowe – umowa o pracę, rachunki bankowe lub listy płac potwierdzające regularną wypłatę wynagrodzenia, adekwatną do ustalonej kwoty.
Jeśli ZUS, mimo zebranych dowodów, uzna umowę za nieważną i wyda decyzję o niepodleganiu ubezpieczeniom, strony postępowania mają miesiąc na podjęcie odpowiednich działań. Jedyną skuteczną drogą odwoławczą jest w tym przypadku złożenie odwołania do Sądu Okręgowego – Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Odwołanie należy złożyć w ciągi 30 dni od otrzymania decyzji, za pośrednictwem jednostki ZUS, która ją wydała, ale jako adresata trzeba wskazać właściwy Sąd Okręgowy.
Głównym wnioskiem, który powinien znaleźć się w odwołaniu, jest żądanie zmiany zaskarżonej decyzji ZUS i stwierdzenie, że pracownik podlegał ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę od określonej daty, tj. że zawarta umowa o pracę jest prawidłowa i zgodna z prawem.
Pamiętajmy jednak, że najważniejszą częścią odwołania jest uzasadnienie i zawarte w nim wnioski dowodowe. Odwołujący się powinien szczegółowo opisać, dlaczego jego zdaniem decyzja ZUS jest błędna i nie zasługuje na podtrzymanie.
Przykład 1.
ZUS kwestionuje zatrudnienie specjalisty IT, twierdząc, że firma była mała i nie miała realnej potrzeby zatrudniania eksperta za wysokie wynagrodzenie. Zakład wydał decyzję administracyjną, w której uznał, że doszło do zawarcia pozornej umowy o pracę.
Czy pracownik lub pracodawca mogą odwołać się od tej decyzji?
Tak, przy czym w odwołaniu należy podkreślić, że pracownik miał wyjątkowe kwalifikacje, niezbędne do wdrożenia nowego systemu zarządzania, co było kluczowe dla rozwoju firmy. Wysokie wynagrodzenie było uzasadnione specjalistyczną wiedzą i odpowiedzialnością za krytyczny projekt. Do pisma należy dołączyć dowody z dokumentów (np. plan wdrożenia systemu ERP, protokoły testów systemu z podpisem pracownika, faktury za licencje na oprogramowanie, którego wdrożeniem się zajmował), a także powołać się na dowody z zeznań świadków – wniosek o przesłuchanie właściciela firmy i kierownika projektu, którzy potwierdzą kluczową rolę pracownika i jego faktyczny wkład w projekt. Taka argumentacja przenosi ciężar dowodu z samego tylko faktu zatrudnienia na rzeczywisty kontekst gospodarczy i rezultaty pracy. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że jeśli praca jest rzeczywiście wykonywana, to umowa nie może być uznana za pozorną.
Postępowanie sądowe w sprawie o zakwestionowaną umowę o pracę
Złożenie odwołania od decyzji ZUS, kwestionującej legalność umowy o pracę, kończy się najczęściej na sali sądowej. Zakład Ubezpieczeń Społecznych rzadko kiedy uznaje stanowisko pracownika lub pracodawcy, nawet jeśli przedstawione zostały w tym zakresie twarde dowody. Odmawiając uznania odwołania, ZUS ma obowiązek przesłać je wraz z całą dokumentacją do właściwego sądu pracy, który samodzielnie oceni daną umowę. Warto wiedzieć, że sprawy sądowe tego rodzaju są zwolnione z opłat. Jednocześnie są one niestety często skomplikowane i długotrwałe. Sąd weryfikuje całą sprawę, przesłuchując świadków i badając dokumenty, a to wymaga czasu.
W trakcie postępowania sąd – co do zasady – przesłuchuje pracownika i pracodawców w celu ustalenia, czy doszło do świadczenia pracy po stronie zatrudnionego. Równie istotną rolę odgrywają tutaj świadkowie. Powinny to być osoby, które bezpośrednio obserwowały pracę pracownika, były beneficjentami jego pracy (np. klienci, kontrahenci) i mogą potwierdzić obecność pracownika w miejscu pracy i jego zaangażowanie. Przygotowanie świadków do zeznań jest niezwykle ważne, ponieważ ich relacje muszą być spójne i potwierdzać realne cechy stosunku pracy, takie jak podporządkowanie, czas pracy i zakres obowiązków.
Jeżeli sąd uwzględni odwołanie, zmienia decyzję ZUS i potwierdza istnienie stosunku pracy i podleganie ubezpieczeniom. Pracownikowi przysługują wówczas wszelkie nienależnie odmówione świadczenia z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli sąd oddali jednak odwołanie, decyzja ZUS staje się ostateczna. Pracownik jest w takim przypadku zobowiązany do zwrotu pobranych świadczeń wraz z odsetkami, a pracodawca musi skorygować dokumentację zgłoszeniową do ZUS.
Przykład 2.
Anna, zatrudniona jako specjalista ds. marketingu, złożyła odwołanie od decyzji ZUS kwestionującej jej umowę o pracę, która została zawarta na krótko przed jej pójściem na zasiłek. Po długim procesie Sąd Okręgowy ostatecznie oddalił jej odwołanie, uznając, że brak realnych dowodów na faktyczne i podporządkowane świadczenie pracy wskazuje na pozorność umowy.
Jakie będą skutki takiego orzeczenia dla Anny?
Umowa została uznana za nieważną w sferze ubezpieczeń społecznych, a więc pracownica utraciła prawa do jakichkolwiek świadczeń z ich tytułu. Anna otrzyma w niedługim czasie wezwanie z ZUS do zwrotu całego pobranego zasiłku chorobowego i macierzyńskiego za cały okres wraz z ustawowymi odsetkami naliczanymi od daty wypłaty każdego świadczenia. Konsekwencją ostatecznego wyroku stało się więc natychmiastowe powstanie wysokiego zadłużenia wobec ZUS, które musi zostać uregulowane, co prowadzi do bardzo dotkliwych skutków finansowych.
Podsumowanie
W sporze z ZUS kluczem do sukcesu jest konsekwencja i dostarczenie niezbitych dowodów na faktyczną realizację obowiązków pracowniczych. To nie sama umowa, lecz jej realne wykonywanie stanowi o istnieniu stosunku pracy. ZUS ma prawo zakwestionować każdą umowę o pracę i uznać ją za niezgodną z prawem. W takim przypadku pracownikowi i pracodawcy przysługuje prawo wniesienia odwołania do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w ciągu 30 dni od chwili odebrania decyzji z ZUS. W większości przypadków sprawa trafia wówczas do sądu, który po przeprowadzeniu odpowiedniego postępowania podejmuje rozstrzygnięcie w przedmiocie podtrzymania lub uchylenia zaskarżonej decyzji.
