KSeF dla drobnych przedsiębiorców – od kiedy jest obowiązkowy?

Obowiązkowy KSeF zbliża się wielkimi krokami, jednak termin jego wprowadzenia nie będzie jednakowy dla wszystkich podatników. Zmiany będą wdrażane stopniowo, co budzi liczne pytania, zwłaszcza wśród mniejszych firm. Zatem, od kiedy KSeF dla drobnych przedsiębiorców stanie się obligatoryjny i jakie okresy przejściowe przewidział ustawodawca? Wyjaśniamy kluczowe daty i zasady.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana oznacza fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.

Natomiast kwestię obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych reguluje art. 106ga ustawy o VAT – w brzmieniu od 1 lutego 2026 roku – gdzie podano, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek, o którym mowa, nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

W wymienionych powyżej przypadkach wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

KSeF dla drobnych przedsiębiorców a przepisy przejściowe

Wskazane powyżej regulacje zaczną obowiązywać już od 1 lutego 2026 roku. Jednocześnie trzeba zwrócić uwagę na przepisy przejściowe w tym zakresie.

Otóż zgodnie z art. 145l ustawy o VAT w okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 roku kwoty 200 000 000 zł.

Natomiast w myśl art. 145m ust. 1 ustawy o VAT w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

Zgodnie z art. 145m ust. 2 ustawy o VAT podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej, począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 000 zł.

Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej, przewiduje się, w okresie przejściowym, możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przez podatników, których wartość sprzedaży w 2024 roku nie przekroczyła 200 mln zł.

Podatnicy, którzy przekroczą wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) 200 mln zł osiągniętą w 2024 roku, obowiązani będą jako pierwsi do wystawiania e-faktur w terminie od 1 lutego 2026 roku.

Nie ma jednak przeszkód ku temu, by w pierwszym etapie wdrożenia obowiązku wystawiania e-faktur wszyscy podatnicy, którzy wyrażą taką chęć, mogli korzystać z systemu. Odroczenie dla pozostałych podatników obowiązku korzystania z KSeF o dwa miesiące (do 1 kwietnia 2026 roku) jest możliwością, z której mogą skorzystać.

Dodatkowo dopuszcza się możliwość, w okresie przejściowym, tj. od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku, wystawiania przez podatników faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu fakturami jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Przepis ten nie będzie miał zastosowania, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest większa niż 10000 zł. Jeśli nie będzie spełniony ww. warunek, podatnik obowiązany będzie wystawiać e-faktury, począwszy od faktury, którą przekroczono tę wartość. Tym samym, jeżeli w danym miesiącu faktury nie spełnią wskazanego wyżej warunku, podatnik nie może ponownie skorzystać z możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych.

W efekcie w okresie przejściowym, tj. do 31 grudnia 2026 roku, podatnicy, u których wdrożenie KSeF może być problematyczne, a skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, mogą wystawiać faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne, zamiast e-faktur.

Próg kwoty w wartości 10 tys. zł daje możliwość późniejszego wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla podmiotów prowadzących działalność na niewielką skalę. W uzasadnieniu czytamy, że wprowadzenie wyższych wartości oddziaływałoby zarówno na podatników korzystających z tej możliwości (opóźnia to procesy wdrożenia KSeF u przedsiębiorców), jak i na innych przedsiębiorców objętych obowiązkiem KSeF, powodując, że byliby oni zobowiązani do prowadzenia podwójnego sposobu przyjmowania faktur – także inaczej niż przy użyciu KSeF. Prowadziłoby to w efekcie do wzrostu liczby takich podmiotów, u których wprowadzenie obowiązku KSeF byłoby bardziej skomplikowane z uwagi na dualny system obiegu dokumentów – musieliby uwzględniać w rozliczeniach faktury otrzymywane od podatników poza KSeF. 

W świetle powyższych regulacji można wskazać, że stosowanie KSeF będzie obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 rok przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem);
• od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców, których wartość łącznej sprzedaży miesięcznej przekracza 10 000 zł;
•  od 1 stycznia 2027 roku dla wszystkich podatników podatku VAT.

[alert-info]Dla drobnych przedsiębiorców (których wartość miesięcznej sprzedaży nie przekracza kwoty 10 000 zł) KSeF stanie się obowiązkowy od 1 stycznia 2027 roku.[/alert-info

Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, że obligatoryjny KSeF będzie wprowadzany w życie etapami. Kolejne etapy będą obejmować poszczególne grupy przedsiębiorców. W przypadku drobnych podatników istnieje możliwość wystawiania faktur papierowych oraz elektronicznych do końca 2026 roku.