Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązkowe terminale płatnicze – dla kogo wprowadził je Polski Ład?

Jedną z nowości wprowadzonych przez Polski Ład jest ustanowienie dla określonej grupy sprzedawców obowiązku udostępnienia płatności bezgotówkowej (np. poprzez terminal płatniczy). W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy rzeczywiście są obowiązkowe terminale płatnicze oraz od kiedy podmioty zobowiązane będą zobligowane do posiadania nowego terminala płatniczego w firmie?

Podmioty zobowiązane do posiadania terminala płatniczego

Obowiązek umożliwienia dokonania płatności w formie bezgotówkowej wynika z nowo dodanego art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców. Przepis ten stanowi, że przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych.

Wspomnianym instrumentem płatniczym może być terminal płatniczy bądź przelew czy płatność blikiem. Przepis wchodzi w życie z 1 stycznia 2022 roku, co oznacza, że już od tej daty przedsiębiorca ma obowiązek udostępnienia w każdym miejscu świadczenia działalności gospodarczej płatności bezgotówkowej np. za pomocą terminala płatniczego.

Co jednak istotne, we wspomnianym art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców zastrzeżono wyjątek od powyższego obowiązku. Otóż z konieczności udostępnienia płatności bezgotówkowej wyłączeni są ci przedsiębiorcy, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ustawie o VAT.

Chodzi przede wszystkim o tych podatników, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Zwolnienia te zostały uregulowane w rozporządzeniu MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Dodajmy, że obowiązek zapewnienia obejmuje wszelkie miejsca, w których faktycznie jest wykonywana działalność gospodarcza, a więc zarówno w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa, jak i w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

Obowiązkowe umożliwienie płatności bezgotówkowej dotyczyć będzie od nowego roku tych przedsiębiorców, którzy ewidencjonują sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy pomocy kasy fiskalnej. Natomiast podatnicy zwolnienia z konieczności posiadania kasy fiskalnej nie będą objęci nowymi regulacjami.

Synchronizacja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym

Wskazany obowiązek synchronizacji wynika z treści art. 19a ust. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców. W przepisie tym czytamy, że przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących.

Istotne jest to, że obowiązek zapewnienia współpracy będzie obowiązywał od 1 lipca 2022 roku.

Oprócz udostępnienia możliwości płatności bezgotówkowych przedsiębiorcy będą musieli zapewnić synchronizację z kasą fiskalną terminali płatniczych (jeśli te używane są w firmie). Ma to nastąpić od 1 lipca 2022 roku.

Obowiązkowe terminale płatnicze a konsekwencje naruszenia obowiązku posiadania terminala płatniczego

Polski Ład przewiduje również określone sankcje w związku z naruszeniem opisywanego obowiązku udostępnienia przez przedsiębiorcę płatności bezgotówkowej czy też naruszenia obowiązku synchronizacji terminala z kasą fiskalną. Poniżej prezentujemy kilka istotnych regulacji w tym zakresie.

Po pierwsze warto wskazać na treść art. 111 ust. 6kb ustawy VAT, gdzie podano, że jeżeli podatnik nie zapewnia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy którego użyciu zapewnia możliwość przyjmowania płatności, to naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł.

W konsekwencji podatnik, który nie zapewni synchronizacji, będzie musiał liczyć się z dotkliwą karą finansową. 

Po drugie art. 87 ust. 6c ustawy VAT stanowi, że jeżeli zostanie stwierdzone, iż podatnik nie zapewnił możliwości dokonywania płatności bezgotówkowej, to nie przysługuje mu zwrot różnicy podatku naliczonego w terminie przyspieszonym (25 dni) za okres rozliczeniowy: 

  1. w którym naruszenie tego obowiązku zostało stwierdzone oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym;

  2. za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku.

Powoduje to, że podatnik naruszający obowiązek udostępnienia płatności bezgotówkowych naraża się na ryzyko odmowy prawa do przyspieszonego zwrotu podatku VAT.

Następna istotna sankcja dotyczy możliwości kwartalnego rozliczenia podatku VAT i składania kwartalnych deklaracji podatkowych.

Otóż możliwość wyboru kwartalnego rozliczenia podatku VAT została wykluczona co do tych podatników, w których przypadku w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkowi nie zapewnia możliwości dokonywania zapłaty bezgotówkowo. Naruszenie tego obowiązku powoduje zatem utratę prawa do składania kwartalnych deklaracji VAT.

Dodatkowo ci podatnicy, którzy już rozliczają się w sposób kwartalny i wobec których stwierdzono naruszenie obowiązku udostępnienia płatności bezgotówkowej, są obowiązani do składania deklaracji podatkowych za okresy miesięczne, począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału: 

  1. w którym zostało stwierdzone naruszenie tego obowiązku – jeżeli stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku, gdy stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w drugim miesiącu kwartału – deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału;

  2. następujący po kwartale, w którym zostało stwierdzone naruszenie tego obowiązku – jeżeli stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Podkreślmy, że opisane powyżej ograniczenia nie dotyczą tych podatników, którzy nie mają obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Takie podmioty jednocześnie są zwolnione z konieczności udostępniania płatności bezgotówkowych.

Podatnik podatku VAT, który nie zapewnił możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, naraża się na:

  • czasowe wyłączenie możliwości stosowania rozliczeń kwartalnych;

  • czasowe wyłączenie prawa do zwrotu VAT w terminie 25-dniowym.

Przechodząc do podsumowania, należy wskazać na kilka istotnych informacji. Po pierwsze obowiązek udostępniania płatności bezgotówkowych dotyczy tych podatników, którzy są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Po drugie udostępnienie płatności bezgotówkowych wchodzi w życie z 1 stycznia 2022 roku, a konieczność synchronizacji kasy z terminalem (jeśli jest używany w firmie)– od 1 lipca 2022 roku. Po trzecie podatnicy muszą pamiętać, że naruszenie opisanego obowiązku wiązać się będzie z określonymi skutkami podatkowymi.