Jedną ze zmian wprowadzonych w 2022 roku jest obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych. Wielu właścicieli firm zastanawia się, czy oznacza to, że w ich działalności są teraz obowiązkowe terminale płatnicze. W artykule wyjaśniamy, które grupy sprzedawców muszą zapewnić klientom taką formę płatności i od kiedy nowe przepisy weszły w życie.
Obowiązek umożliwienia dokonania płatności w formie bezgotówkowej
Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2022 roku art. 19a ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych.
Przez instrument płatniczy należy rozumieć zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego (art. 2 pkt 10 ustawy o usługach płatniczych). W tym pojęciu mieszczą się nie tylko terminale płatnicze, ale również płatności kartą, przelewem bankowym, płatności na telefon czy też BLIK-iem.
Obowiązkowe terminale płatnicze a zakres podmiotowy
Następnie warto zastanowić się, jakie podmioty są zobowiązane, a jakie zwolnione z omawianego obowiązku. W tym celu należy przywołać treść art. 19a ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców, gdzie czytamy, że przepisu ust. 1 nie stosuje się do przedsiębiorcy, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w Ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
Przypomnijmy zatem, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W ewidencji prowadzonej przy pomocy kasy fiskalnej wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.
Jednocześnie należy wskazać, że nie każdy podatnik ma obowiązek prowadzenia ww. ewidencji, ponieważ może skorzystać ze zwolnień (podmiotowych lub przedmiotowych) określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Co jednak istotne, w tym rozporządzeniu określono również przypadki, gdy żadne zwolnienie nie znajdzie zastosowania. Z treści par. 4 rozporządzenia wynika, że obowiązkowe posiadanie kasy fiskalnej dotyczy m.in. podmiotów świadczących usługi:
- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania;
- w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
- w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów;
- fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych;
- mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0).
Przykład 1.
Pani Dorota prowadzi działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług fryzjerskich. Czy ma ona obowiązek posiadania terminalu płatniczego w swoim salonie fryzjerskim?
W przypadku usług fryzjerskich obowiązkowe jest posiadanie kasy rejestrującej. Oznacza to, że pani Dorota ma obowiązek zapewnić klientom możliwość płatności bezgotówkowych. Niekoniecznie musi mieć terminal płatniczy, ponieważ klienci mogą realizować płatności np. poprzez przelew bankowy.
Sankcje za naruszenie obowiązku określonego w art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców
1 stycznia 2025 roku miał wejść w życie przepis przewidujący sankcję za brak integracji kasy z terminalem płatniczym. Zgodnie z planowanym art. 111 ust. 6kb ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie zapewnia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy którego użyciu zapewnia możliwość przyjmowania płatności, to naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł. Ostatecznie jednak ustawodawca zrezygnował z wprowadzenia ww. przepisu do ustawy, co oznacza, że wskazana sankcja nie obowiązuje.
Warto jednak zwrócić uwagę na inne regulacje. W myśl art. 87 ust. 6c ustawy o VAT podatnikowi, w którego przypadku stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców, nie zapewniał możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, nie przysługuje zwrot różnicy podatku w terminie 25 dni za okres rozliczeniowy, w którym naruszenie tego obowiązku zostało stwierdzone oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym.
Ponadto na mocy art. 99 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT prawo do kwartalnego rozliczenia podatku nie przysługuje podatnikom, w których przypadku w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców, nie zapewniali możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana.
Podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe za okresy kwartalne, nie wcześniej jednak niż po upływie 6 miesięcy następujących po ostatnim miesiącu kwartału, w którym zostało stwierdzone naruszenie tego obowiązku (art. 99 ust. 4b ustawy o VAT).
Na zakończenie warto również wskazać, że podatnicy, którzy zdecydują się za zakup terminala płatniczego, mogą liczyć na ulgę w podatku dochodowym. Otóż zgodnie z art. 26hd ustawy o PIT podatnik uzyskujący przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej może odliczyć od podstawy obliczenia podatku wydatki na nabycie terminala płatniczego oraz wydatki związane z obsługą transakcji płatniczych przy użyciu terminala płatniczego poniesione w roku podatkowym, w którym rozpoczął przyjmowanie płatności przy użyciu terminala płatniczego, i w roku następującym po tym roku, do wysokości:
- 2500 zł w roku podatkowym – w przypadku podatników zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas rejestrujących, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług;
- 1000 zł w roku podatkowym – w przypadku podatników innych niż określeni w pkt 1.
W konsekwencji obowiązujące regulacje wymagają od określonej grupy przedsiębiorców zapewnienia możliwości regulowania należności przy pomocy instrumentów płatniczych, przy czym nie musi to być obowiązkowo terminal płatniczy, ponieważ płatność może być realizowana w inny sposób.
