Wyznaczanie długoterminowych celów i dążenie do ich realizacji ma kluczowe znaczenie w funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa. Bez pełnej informacji o działalności poszczególnych osób, komórek, działów, wydziałów i wreszcie całych oddziałów, nie można sprawnie zarządzać firmą.
Skuteczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa na rynku, podnoszenie konkurencyjności i jednoczesne zapewnienie sobie długofalowego rozwoju, wymaga dysponowania odpowiednim systemem zarządzania. Bez niego decyzje podejmuje w oparciu o intuicję prędzej, czy później moga skończyć się katastrofą. Niezastąpiony w sprawnym zarządzaniu firmą jest controlling. To system informacji zarządczej, który umożliwia szybkie reagowanie na zmiany w otoczeniu. Krótko mówiąc, controlling to nic innego jak planowanie, sterowanie, nadzorowanie i kontrola.
Planowanie
W działalności każdego przedsiębiorstwa kluczową rolę odgrywa wyznaczanie długoterminowych celów i skrupulatne ich realizowanie. Pod pojęciem controlling-u, patrząc przez pryzmat planowania, kryje się nic innego, jak analiza danych o przedsiębiorstwie (np. obecny poziom produkcji, stan finansowy firmy, ilość pracowników). Wszystkie bieżące informacje, które umożliwią zaplanowanie strategii firmy na kolejny okres czasu. (np. zwiększenie produkcji o 30 proc., poprzez zatrudnienie większej ilości pracowników).
Sterowanie
Najczęstszymi przyczynami wdrożenia systemu controllingowego w firmie jest brak możliwości ustalenia odpowiedzialności za ponoszone koszty, trudność w określeniu rentowności produktów, usług, kanałów dystrybucji oraz rentowności istniejących oddziałów.
Controlling w swojej istocie zajmuje się zbieraniem, przetwarzaniem oraz gromadzeniem bardzo ważnych dla organizacji danych, które wpływają na wynik finansowy firmy. Jego zadaniem jest sterowanie procesami zarządczymi. Prostymi słowy, określa co zrobić oraz jak zrobić, aby zmaksymalizować zyski.
Dzięki informacjom o jakości pracy każdego pracownika, działu, czy całej jednostki, można sprawnie zarządzać personelem, rozwiązywać bieżące problemy związane z komunikacją międzydziałową oraz wyznaczać kompetencje poszczególnych pracowników. Dzięki zastosowaniu tego systemu zarządzania, można szybko i sprawnie podejmować kluczowe decyzje dla firmy.
Nadzorowanie
Nadzorowanie pracy każdego pracownika, działu, czy oddziału firmy jest niezwykle ważnym elementem zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki kompletnym informacjom o bieżącej sytuacji ekonomicznej firmy, przedsiębiorca może szybciej i sprawniej podejmować właściwe dla rozwoju firmy decyzje. Wyodrębnienie a następnie likwidacja lub redukcja najsłabszych ogniw organizacji, jest naczelnym zadaniem controllingu. Dzięki temu, możliwy jest późniejszy, sprawny rozwój przedsiębiorstwa. System controllingu nie służy jedynie kontrolowaniu, lecz w większym stopniu zapobieganiu. Możliwe odchylenia powinny być wykrywane wcześniej, jeszcze przed ich wystąpieniem.
Kontrola
Ostatnim zadaniem controllingu jest kontrola wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Dokonuje się jej poprzez analizę danych, raportów i zestawień. Następnie konfrontuje się te wyniki z wyznaczonymi wcześniej planami. Jeżeli jakieś zadanie nie zostało zrealizowane zgodnie z założeniami, można łatwo ustalić tego przyczyny i wyciągnąć konsekwencje.
Controlling to nowoczesna metoda kierowania przedsiębiorstwem. Wyznacza kierunek rozwoju firmy i sprawnie go nadzoruje. Jest nieoceniony w zarządzaniu firmą, gdyż pozwala uniknąć tzw. „wąskich gardeł”, czyli sytuacji, które mogą być największym problemem dla przedsiębiorstwa, poprzez ustalenie i wyeliminowanie najsłabszego ogniwa.
