Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności w KPiR

Aby rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z prawem, należy dopełnić wielu formalności. Działaniom tym towarzyszy ponoszenie kosztów, które można odliczyć od osiągniętych przychodów. Wydatki mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych pod warunkiem, że spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Sprawdź, które koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności można ująć w KPiR.

Czym są wydatki uznane za koszty uzyskania przychodów?

Na mocy art. 22 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) wydatek uznany za koszt uzyskania przychodów (koszt firmowy) musi spełniać poniższe cechy:

• zostać sfinansowany ze środków przedsiębiorcy;
• być poniesiony na cele działalności gospodarczej;
• musi przyczyniać się do osiągania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów z działalności;
• nie może być zwrócony przedsiębiorcy w postaci dotacji, subwencji lub innych zwrotów o podobnym charakterze;
• pomiędzy wydatkiem a przychodem musi wystąpić związek bezpośredni albo pośredni;
• nie może wystąpić w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów;
• musi być właściwie udokumentowany.

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności jako koszty podatkowe

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają zakazu ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej.

Potwierdził to m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 maja 2025 roku (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.364.2025.2.MM), w której stwierdził, że: „[…] Ustawodawca, posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów”, przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika przyporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym wszakże warunkiem, że wykaże, że świadomie poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodów trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów podatnika. […]”.

Z powyższego widać wyraźnie, że ustawodawca nie ogranicza możliwości ujęcia wydatków ponoszonych przed rozpoczęciem działalności w kosztach uzyskania przychodów już po rozpoczęciu tej działalności. 

Podatnik musi jednak pamiętać, że zawsze jest zobligowany do jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodami uzyskanymi z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tych przychodów.

Do wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności podatnik może zaliczyć m.in. koszty organizacji i rejestracji działalności, otwarcia rachunku bankowego, opłat skarbowych, uzyskiwania porad prawnych, korzystania z pomocy notariusza oraz wydatków na szkolenie przygotowujące do zawodu, oznaczenie siedziby firmy, przygotowanie pieczątki, tablic informacyjnych, reklamowych. Jeżeli planowany koszt nie jest związany z rozpoczynaną działalnością gospodarczą, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu, ponieważ co do zasady ma on charakter wydatku osobistego. 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 maja 2025 roku (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.364.2025.2.MM) uznał, że: „[…] Na podstawie przedstawionego opisu sprawy oraz przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzam, że wydatki na szkolenie – poniesione przez Pana w związku z planowanym rozpoczęciem działalności gospodarczej w zakresie serwisowania i naprawy kotłów gazowych oraz podgrzewaczy wody są związane z zakresem prowadzonej przez Pana działalności (od momentu rozpoczęcia działalności wykonuje Pan usługi zgodne z zakresem szkolenia, czyli serwis kotłów gazowych i podgrzewaczy), a zdobyta wiedza i umiejętności na szkoleniu będą miały odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodów z tego źródła bądź wpłyną na zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodów. Ponadto wydatki te nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Istotny w sprawie jest również fakt, że wydatki te poniósł Pan w roku podatkowym, w którym istnieje źródło przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Podkreślam przy tym, że kosztem uzyskania przychodów mogą być wydatki właściwie udokumentowane. […]”.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w ww. interpretacji indywidualnej wskazuje, że: „[…] Przy ocenie danego wydatku przede wszystkim musi istnieć źródło przychodów. 

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. 

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodów to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości. […]”.

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć także wydatki, dzięki którym firma będzie funkcjonować. Do tej grupy wydatków zaliczymy środki trwałe, wyposażenie, WNiP, jak również zakupione towary i materiały.

Przykładem może być tutaj interpretacja indywidualna z 19 września 2023 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.497.2023.2.AD), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że: „[…] Mając zatem na uwadze przedstawiony we wniosku opis sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa, stwierdzić należy, że ma Pani prawo zaliczyć miesięczne czynsze najmu zarówno zapłacone przed rozpoczęciem działalności, jak i od momentu jej prowadzenia. Wskazała Pani bowiem, że przed rozpoczęciem działalności (w zakresie planowanej działalności) samochód wykorzystywany był do spotkań z kontrahentami w celu uzgodnienia możliwości i warunków potencjalnej współpracy. Natomiast od momentu rozpoczęcia działalności samochód jest jednym z podstawowych narzędzi do prowadzenia przez Panią działalności. Służy m.in. do inspekcji nieruchomości oraz spotkań z kontrahentami.

W świetle powyższego czynsze miesięczne z tytułu użytkowania samochodu osobowego mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności, pomimo że na fakturach wystawianych przez wynajmującego nie widnieje NIP przypisany do Pani. Pozostają one bowiem w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami. […]”

Wartość nabytych przed rozpoczęciem działalności przedmiotów służących jej wykonywaniu podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości pod datą założenia księgi przychodów i rozchodów na podstawie dowodów ich poniesienia, mimo że nie zostały one wystawione na podatnika jako przedsiębiorcę, tylko na osobę niemającą jeszcze statusu przedsiębiorcy. Może to jednak dotyczyć wyłącznie przedmiotów zaliczanych do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej niższej niż 10 000 zł, usług oraz innych przedmiotów, które jednak nie zaliczają się do materiałów (służących do wykonywania usług, tworzenia produktów) lub towarów handlowych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne (WNiP) o wartości wyższej niż 10 000 zł są amortyzowane i tylko te odpisy zaliczane są do kosztów.

Aby koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności można było uznać za koszty podatkowe, zaistnieć muszą łącznie 3 warunki:

• celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów z działalności;
• wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów;
• wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności z dotacji z PUP

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności, które zostały sfinansowane dotacją z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności, także mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów już po jej rozpoczęciu.

Przykładem potwierdzającym powyższą regułę jest interpretacja indywidualna z 23 października 2021 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.632.2021.2.JS) –„[…] Wnioskodawca od 2 lipca 2021 r. rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej. Otrzymał On jednorazową dotację przyznaną bezrobotnemu na podjęcie działalności gospodarczej. Środki przyznane w ramach dotacji mogły być wykorzystane wyłącznie zgodnie ze szczegółową specyfikacją wydatków określoną w uzgodnieniach podstawowych warunków umowy z Powiatowym Urzędem Pracy, nie później niż w terminie 2 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej (tj. do 2 września 2021 r.).

Zatem wydatek poniesiony przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, ale mający konkretny, wyraźny związek z uzyskiwanym później przychodem – w tym tak jak w przedmiotowej sprawie wydatek na zakup laptopa, bez którego – jak wskazuje Wnioskodawca – nie byłoby możliwe udzielanie porad, opinii i wyjaśnień w bieżącej pracy doradcy podatkowego, jak również wykonywanie innych czynności zawodowych, tj. sporządzanie pism procesowych, opinii, analiz, reprezentacji przed organami podatkowymi czy w trakcie spotkań z klientami, jak również przedstawienie oferty kancelarii potencjalnym klientom bez poniesienia którego uzyskanie przychodów nie byłoby możliwe – stanowi koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

Nie można natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w poprzednim roku podatkowym, w którym nie istniało jeszcze źródło przychodów, gdyż byłoby to niezgodne z art. 22 ust. 4 i art. 44 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10. […]”.

Wydatki, które w powyższym przypadku podatnik poniósł przed rozpoczęciem działalności, dotyczyły: laptopa, oprogramowania, urządzenia wielofunkcyjnego (ksero, skaner, drukarka), niszczarki do dokumentów, artykułów biurowych, narzędzia do pracy z klientem (słuchawki, mikrofon, kamera), rzutnika (projektora obrazu), systemu informacji prawnej, wydatków na stronę internetową, wydatków na reklamę hosting, marketing, mebli (biurka, szafek, regałów, krzesła, fotela, wieszaków), lampki na biurko.

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności – środki trwałe i WNiP

Tak jak zostało napisane wyżej, wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności na nabycie środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach, określonych w art. 22a-22n ustawy o PIT, czyli poprzez odpisy amortyzacyjne. Zatem trzeba je ująć odpowiednio do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Wartość początkową ustala się po cenie nabycia, a jeżeli były używane przez podatnika przed wprowadzeniem ich do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie były wcześniej amortyzowane – cenę ich nabycia, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej.

Podatnik, który rozpoczął prowadzenie działalności, może w tym samym roku podatkowym dokonać jednorazowych odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 KŚT (z wyłączeniem samochodów osobowych), do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych. Przepisy nie zabraniają dokonania jednorazowej amortyzacji środków trwałych nabytych jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej.

Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna z 24 maja 2012 roku (sygn. ITPB1/415-240/12/WM) wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy.

Aby zaliczyć jakikolwiek wydatek do kosztów uzyskania przychodu, musi być on udokumentowany dowodem księgowym. W przeciwnym razie nie będzie można zaliczyć go do kosztów podatkowych.

Towary i materiały podstawowe

Podatnicy prowadzący księgi przychodów i rozchodów nie mogą wpisać towarów i materiałów podstawowych oraz pomocniczych nabytych przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. Materiały i towary podlegają ujęciu w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności. Z tego powodu w kosztach podlegają ujęciu dopiero po rozliczeniu różnicy remanentowej, co może nastąpić najpóźniej 31 grudnia danego roku podatkowego. Może też wystąpić sytuacja, w której różnice inwentaryzacyjne będą zaliczone do przychodów zamiast do kosztów. Spis z natury należy wpisać do założonej księgi przychodów i rozchodów jako pozycję nr 1.

Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 29 kwietnia 2013 roku (sygn. ITPB1/415-334/13/WM) określił, że: „[...] Co do zasady wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów dokonane przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, w świetle art. 22 ust. 1 ustawy, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Dokonanie zakupu przed rozpoczęciem działalności gospodarczej powoduje jednakże, iż wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów nie mogą być bezpośrednio ujęte jako koszty uzyskania przychodu. W takiej sytuacji towary handlowe i materiały należy objąć spisem z natury (remanentem początkowym) sporządzonym i wpisanym do podatkowej księgi przychodów i rozchodów na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Z treści cytowanych przepisów wynika, iż wycena (ujętych w spisie z natury) towarów handlowych i materiałów według zaktualizowanej wartości rynkowej jest możliwa wyłącznie w sytuacji, gdy na dzień spisu z natury cena rynkowa towaru czy też materiału jest niższa od ceny jego zakupu lub nabycia. Należy jednak podkreślić, że możliwość taka istnieje jedynie w przypadku, gdy cena zakupu lub nabycia jest znana i prawidłowo udokumentowana.

Przepisy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych nie przewidują natomiast możliwości ustalenia wartości towarów handlowych lub materiałów w cenach rynkowych – w przypadku braku możliwości ustalenia cen zakupu lub nabycia. Gdyby intencją ustawodawcy była możliwość zastosowania w takiej sytuacji § 29 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wskazałby to wyraźnie, tak jak uczynił to np. w odniesieniu do ustalenia wartości początkowej środków trwałych w art. 22g ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W sytuacji opisanej we wniosku nie ma zatem – wbrew stanowisku Wnioskodawcy – możliwości ustalenia wartości towarów handlowych i materiałów według cen rynkowych. Koszty z tytułu towarów handlowych i materiałów nabytych w latach poprzedzających rozpoczęcie działalności gospodarczej mogłyby zostać ustalone wyłącznie w wysokości ceny ich nabycia, o ile cena ta byłaby znana, a Wnioskodawca byłby w stanie poniesienie określonego wydatku udokumentować. W przeciwnym wypadku koszt nabycia towarów handlowych lub materiałów nie może być uwzględniony. [...]”.

Składniki majątku objęte takim spisem z natury wycenia się co do zasady według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia.

Wartość spisu z natury można zewidencjonować w kolumnie 15 księgi podatkowej.

W sytuacji, gdy na dzień rozpoczęcia działalności podatnik nie posiada żadnych składników majątku podlegających spisowi z natury, to pod pozycją pierwszą księgi podatkowej wpisuje remanent o wartości 0 zł.

W przypadku braku dowodu zakupu towarów lub materiałów nie można ich wycenić według wartości rynkowych (tak jak w przypadku środków trwałych). Takie towary i materiały należy ująć w spisie z natury (wpisując pod kolejnymi pozycjami: szczegółowe określenie towaru, jednostkę miary i ilość) bez określenia ich wartości.

Szczególny przypadek dokonania zakupów przed formalnym rozpoczęciem działalności gospodarczej może dotyczyć przełomu roku. Podatnik może zgłosić zamiar rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej od stycznia, a wniosek o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej złożyć już w grudniu poprzedniego roku. W takim wypadku przedsiębiorca może doprowadzić do zgromadzenia wydatków, które nigdy nie staną się kosztami uzyskania przychodu. Suma kosztów za dany rok podatkowy nie spełnia wymagań pojęcia „straty” w rozumieniu przepisów podatkowych, ponieważ stratę stanowią koszty uzyskania przychodu przewyższające ten przychód. Jeśli więc przychody nie wystąpią w ogóle, nie będzie można stwierdzić powstania straty.

Wyjątkiem jest zakup środków trwałych, WNiP oraz towarów i materiałów przed terminem rozpoczęcia działalności gospodarczej. Brak w tym samym roku uzyskania z tego tytułu przychodów nie przekreśla możliwości uwzględnienia tego rodzaju wydatków w kosztach uzyskania przychodów:

• w przypadku towarów i materiałów – ze względu na obowiązek sporządzenia remanentu na dzień rozpoczęcia działalności,
• w przypadku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – ze względu na amortyzację rozpoczynającą się dopiero od momentu przyjęcia ich do używania w firmie.

Pozostałe koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności

Jeżeli nie mamy do czynienia z wyjątkiem dotyczącym wydatków ponoszonych na przełomie różnych lat, to wydatki takie jak:

• opłaty czynszowe za wynajęcie lokalu poniesione przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej powinny być ujęte jako koszty uzyskania przychodu w pierwszym miesiącu prowadzenia tej działalności, niezależnie od tego, czy w tym miesiącu osiągnięto przychody. Należy jednak pamiętać, że ponoszenie we wcześniejszych okresach takich wydatków musi być racjonalnie uzasadnione (np. gdy warunkiem rozpoczęcia działalności jest potrzeba posiadania lokalu, co wymusza na przedsiębiorcy wcześniejsze zawarcie umowy). Natomiast ewentualne wydatki na adaptację lokalu wynajętego na potrzeby rozpoczynanej działalności mogą zostać rozliczone wyłącznie poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości inwestycji w obcym środku trwałym;
• reklamy, pieczątki, wizytówki, druki, przybory biurowe, wyposażenie i inne drobne koszty – wydatki te należy ująć w podatkowej księdze w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej;
• na uprawnienia zawodowe (np. na samodzielną księgową), podnoszenie kwalifikacji zawodowych w formie studiów, praktyki zawodowe oraz wydatki związane z ukończeniem kursu niezbędnego do prowadzenia działalności – konieczne jest zaistnienie ścisłego związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a celem, jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Zdaniem Ministerstwa Finansów nie mogą to być wydatki na wiedzę ogólną, która może być zastosowana w wielu dziedzinach życia (nawet jeżeli jest to wiedza przydatna także w prowadzeniu firmy). W tym zakresie było wydawanych wiele interpretacji indywidualnych, które były rozbieżne w swojej ocenie.

Przykładem może być tutaj interpretacja indywidualna z 28 kwietnia 2021 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.55.2021.2.JG) wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której stwierdza, że: „[…] Wnioskodawca zamierza w 2021 r. rozpocząć działalność gospodarczą – uruchomić [...].

[...] Wnioskodawca przed rozpoczęciem działalności zamierza uczynić pewne przygotowania niezbędne dla funkcjonowania [...], to jest między innymi dokonać remontu lokalu, w którym będzie mieściła się jego [...], zakupić wyposażenie [...], zakupić [...], szyldy [...], meble, oświetlenie, sprzęt komputerowy i biurowy, opłacić koszt wyrobienia pieczęci [...], opłacić koszty związane z uzyskaniem elektronicznego podpisu kwalifikowanego, uiścić koszty związane z uzyskaniem licencji do specjalistycznego oprogramowania komputerowego [...]. Wszystkie te wydatki są związane [...]. Wszystkie te wydatki będą udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na Jego imię i nazwisko, zawierającymi adres zamieszkania Wnioskodawcy, który jest tożsamy z adresem, pod którym będzie prowadzona przez Niego działalność gospodarcza. Żadne z poniesionych przez Niego wydatków nie znajduje się w katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wszystkie te wydatki zostaną poniesione w 2021 r.

Wobec powyższego skoro opisane okoliczności zdarzenia przyszłego wskazują, że poniesione wydatki na remont lokalu oraz jego wyposażenie są związane z całokształtem planowanej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej i spełniają wskazane wyżej przesłanki, wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. […]”.

Znaczna część interpretacji indywidualnych wskazywała na niemożność ujęcia w kosztach wydatków na studia i kursy poniesionych jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 marca 2015 roku (nr sygn. IBPBI/1/415-1447/14/JS) uznał za nieprawidłowe ujęcie w kosztach poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej wydatków na czesne za studia magisterskie na kierunku prawo wraz z dojazdami oraz zakupem materiałów naukowych:

„[...] Skoro wydatki zostały poniesione (niektóre na długo) przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej, to brak jest związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ich poniesieniem a uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej prowadzonej w późniejszym okresie. Koszty opłat za czesne i inne wydatki związane z podjętymi studiami, poniesione przed rozpoczęciem prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej nie mogą obiektywnie przyczyniać się do osiągnięcia przychodu bądź też służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Nie sposób twierdzić, że ponoszone wydatki zmierzały do uzyskania przychodów ze źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, gdyż w momencie ich poniesienia nie istniało źródło przychodów, a Wnioskodawca w tym czasie nie prowadził działalności gospodarczej. Przedmiotowe wydatki nie spełniają zatem przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem nie mogą (i nie będą mogły) obiektywnie przyczyniać się do osiągnięcia przychodu bądź też służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. W konsekwencji wydatki poniesione przez Wnioskodawcę przed rozpoczęciem działalności gospodarczej należy zaliczyć do wydatków o charakterze osobistym, związanych z podnoszeniem ogólnego poziomu wiedzy i umiejętności. [...]”.

W podobnym tonie zostały wydane m.in. interpretacje (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.143.2024.2.KD) z 26 kwietnia 2024 roku oraz (sygn. 0115-KDIT3.4011.769.2022.2.MJ) z 19 grudnia 2022 roku (dotyczące kosztów aplikacji radcowskiej) czy też (sygn. IPPB1/415-196/13/15-5/S/JB/MM) z 9 grudnia 2015 roku (dotycząca wydatków związanych z uzyskaniem uprawnień zawodowych doradcy podatkowego, składkami członkowskimi, szkoleniem dla doradców podatkowych oraz z kursem z zakresu podstaw rachunkowości, kadr i płac).

Co ciekawe, gdyby wspomniane koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności pojawiły się później, tzn. po jej rozpoczęciu, to istniałaby większa szansa na ich zaksięgowanie.

Kredyt na rozpoczęcie działalności – odsetki od zaciągniętego kredytu, który jest przeznaczony na cele związane z działalnością gospodarczą, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu nawet te płacone przed rozpoczęciem działalności. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się tylko odsetki zapłacone i odsetki skapitalizowane. Nie można zaliczyć do kosztów odsetek niezapłaconych albo umorzonych oraz odsetek od kredytów zaciągniętych na inwestycję (np. na zakup budynku).

Przykładem może być tutaj interpretacja indywidualna z 30 listopada 2023 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.659.2023.1.JS), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „[…] Odsetki na zakup prywatnego mieszkania (przed rozpoczęciem działalności) są kosztem, jeśli spełniają następujące przesłanki:

• są faktycznie zapłacone,
• pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami (zgodnie z art. 22 ust. 1 cytowanej ustawy w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów),
• nie zwiększają kosztów inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.

Zatem mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe i powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzam, że odsetki od kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup mieszkania, które w części jest wykorzystywane na prowadzoną działalność gospodarczą, mogą zostać zaliczone jako koszt uzyskania przychodu, zarówno w proporcji, w jakiej mieszkanie jest wykorzystywane na prowadzoną działalność gospodarczą oraz w proporcji, w jakiej powierzchnie pomieszczeń użytku ogólnego wykorzystywane są na prowadzoną działalność gospodarczą. […]”.

Odpowiednie udokumentowanie

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Dowód księgowy będący podstawą do ujęcia wydatku w kosztach powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR dowodami księgowymi są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami;
• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
• dowody przesunięć;
• dowody opłat pocztowych i bankowych;
• inne dowody opłat.

Odliczenie podatku VAT od wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności

Podatnicy, którzy zamierzają odliczać podatek VAT od niektórych wydatków zakupionych przed rozpoczęciem działalności, muszą złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Dopiero po zarejestrowaniu się jako czynny podatnik VAT można dokonać odliczenia podatku naliczonego. Przy czym należy pamiętać, że podatek VAT można odliczyć w momencie otrzymania faktury lub w jednych z:

• 3 kolejnych miesięcy – w przypadku rozliczenia miesięcznego VAT;
• 2 kolejnych kwartałów – w przypadku rozliczenia kwartalnego VAT (przy czym rozpoczynając działalność i wybierając rozliczenie kwartalnie, podatnik przez pierwsze 12 miesięcy ma obowiązek rozliczać się miesięcznie, a dopiero po tym okresie może przejść na kwartalne rozliczenie).