Elektroniczne zwolnienie lekarskie — e‑ZLA — stało się filarem cyfryzacji polskiego systemu zabezpieczenia społecznego. Od grudnia 2018 roku lekarze wysyłają zwolnienia wyłącznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS, a pracodawca widzi nieobecność pracownika w czasie rzeczywistym. Choć przepisy ogólne dotyczą wszystkich ubezpieczonych, to w praktyce jedną z najczęstszych wątpliwości stanowi pobyt ubezpieczonego w sanatorium lub w ośrodku rehabilitacji leczniczej finansowanym przez ZUS lub NFZ. Czy samo zwolnienie lekarskie za czas pobytu w sanatorium (e‑ZLA) wystarczy do usprawiedliwienia nieobecności? Jakie dokumenty potwierdzają faktyczne korzystanie z turnusu? Jak przebiega kontrola, a w razie nieprawidłowości — jakie grożą konsekwencje? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym opracowaniu, które łączy najnowsze informacje, aktualny stan prawny i praktykę stosowania przepisów.
E‑ZLA — podstawa prawna i techniczne minimum
Obowiązek wystawiania zwolnień w formie elektronicznej wynika z art. 55 ust. 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Lekarz wprowadza dane pacjenta, kod jednostki chorobowej i przewidywany okres niezdolności do pracy. System PUE przekazuje informację do ZUS-u oraz do płatnika składek. Dla pracownika wyjeżdżającego do sanatorium najważniejsze jest, że e‑ZLA musi obejmować pełen okres pobytu, w tym dzień przyjazdu i wyjazdu, a w przypadku turnusów przekraczających 14 dni lekarz powinien wystawić kolejne zwolnienie najpóźniej 15. dnia leczenia, aby zachować ciągłość świadczenia chorobowego. Jednak lekarz nie zawsze wystawi zwolnienie lekarskie.
Sanatorium finansowane przez ZUS — rehabilitacja w ramach prewencji rentowej
Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi tzw. prewencję rentową, czyli program rehabilitacji leczniczej finansowanej całkowicie z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Podstawę stanowi art. 69 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z 4 lutego 2019 roku w sprawie szczegółowych zasad kierowania na rehabilitację leczniczą. Wniosek PR‑4 może dziś powstać bezpośrednio podczas wystawiania e‑ZLA, co eliminuje papierowy obieg i przyspiesza kwalifikację przez lekarza orzecznika. Standardowy pobyt trwa 24 dni, a pracodawca otrzymuje informację o terminie wyjazdu dzięki automatycznemu przekazaniu zwolnienia.
Leczenie uzdrowiskowe z NFZ — kiedy lekarz nie wystawi e‑ZLA?
Inaczej wygląda sytuacja, gdy ubezpieczony jedzie do uzdrowiska na podstawie skierowania lekarza rodzinnego finansowanego przez NFZ. Pobyt trwa z reguły 21 lub 28 dni i może być częściowo odpłatny. Należy tu jednak rozróżnić 2 różne formy leczenia i rodzaje ośrodków. Pacjent może zostać skierowany do szpitala uzdrowiskowego na leczenie uzdrowiskowe lub rehabilitację lub do sanatorium uzdrowiskowego również na leczenie lub rehabilitację. Co ważne, lekarz wystawi zwolnienie lekarskie za czas pobytu w sanatorium (na czas leczenia lub rehabilitacji). Jednak takiego e-ZLA nie otrzyma pacjent skierowany do sanatorium uzdrowiskowego, jeśli lekarz stwierdzi, że u osoby ubezpieczonej nie wystąpiła niezdolność do wykonywania pracy. Dotyczy to także opiekunów osób małoletnich przebywających w sanatorium. Zwolnienie lekarskie może być wystawione wyłącznie z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny.
Jak zatem pracownik może usprawiedliwić pobyt w sanatorium uzdrowiskowym? Może zawnioskować o urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny lub w przypadku nauczycieli – urlop na poratowanie zdrowia.
[alert-info]Jeśli pracownik otrzyma zwolnienie lekarskie za okres pobytu w szpitalu uzdrowiskowym, ma prawo do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego na zasadach ogólnych. Natomiast w przypadku brak zwolnienia lekarskiego za okres przebywania w sanatorium uzdrowiskowym pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, zgodnie z rodzajem usprawiedliwienia nieobecności (np. urlopu wypoczynkowego). [alert-info]
Obowiązek potwierdzania pobytu — co i kiedy przekazać pracodawcy?
Przepisy chorobowe nie nakazują automatycznego dostarczania zaświadczenia z sanatorium, jednak art. 62 ust. 1 ustawy chorobowej zobowiązuje pracownika do współpracy z ZUS-em w zakresie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia. W praktyce przy przyjeździe kuracjusz otrzymuje kartę pobytu podpisaną przez lekarza; kopia lub skan tej karty, przesłany do działu kadr, stanowi najprostsze potwierdzenie. Alternatywnie sanatorium może wydać poświadczenie obecności w dniu kontroli albo raport końcowy z liczbą zabiegów. Jeżeli rehabilitację finansuje ZUS, wystarczy decyzja o skierowaniu widoczna na koncie PUE danej osoby.
Rola pracodawcy w weryfikacji nieobecności
Pracodawca nie odpowiada za merytoryczną ocenę zasadności leczenia, ale ma prawo i obowiązek kontrolować, czy pracownik przestrzega zaleceń lekarza i nie wykonuje w tym czasie pracy zarobkowej. W przypadku sanatorium kontrola kadrowa zwykle ogranicza się do weryfikacji, czy e‑ZLA obejmuje cały okres nieobecności oraz czy pracownik udokumentował wyjazd. Gdy pojawia się wątpliwość, dział kadr może wystąpić do ZUS-u o kontrolę lub samodzielnie zwrócić się do placówki leczniczej o potwierdzenie. Brak współpracy pracownika otwiera drogę do wstrzymania wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku.
Kontrole ZUS-u — przebieg i najczęstsze nieprawidłowości
Zakład Ubezpieczeń Społecznych stosuje podwójną procedurę: kontrolę formalną e‑ZLA i kontrolę wykorzystania zwolnienia. W przypadku sanatorium inspektorzy sprawdzają listę przyjęć i księgę meldunkową ośrodka, a gdy system wykryje brak meldunku, wysyłają SMS do kuracjusza z prośbą o kontakt lub pojawiają się na wizytę terenową. Częstym uchybieniem jest wcześniejszy powrót do domu lub niewykorzystanie wszystkich zabiegów, co ZUS kwalifikuje jako niewłaściwe korzystanie ze zwolnienia. Sankcją jest cofnięcie prawa do zasiłku od dnia nieuprawnionego opuszczenia placówki oraz obowiązek zwrotu wypłaconych świadczeń z odsetkami.
Elektroniczne narzędzia weryfikacji — co zmienił 2024 i 2025 rok?
Od lutego 2024 roku każdy ośrodek rehabilitacyjny współpracujący z ZUS-em przesyła dzienny rejestr obecności kuracjuszy online przez interfejs PUE‑API, a od stycznia 2025 roku obowiązek ten objął również sanatoria zakontraktowane przez NFZ. Dane o wejściach i wyjściach sprzężono z bazą e‑ZLA, co pozwala ZUS-owi automatycznie wyłapywać absencję powyżej 24 godzin. Dodatkowo w aplikacji mObywatel pojawił się moduł Sanatorium, w którym pacjent może pobrać kod QR potwierdzający meldunek i okazać go pracodawcy bez drukowania dokumentów. Rozwiązanie to znacząco uprościło formalności, ale też wyeliminowało popularną wcześniej „lukę weekendową”, gdy kuracjusz opuszczał ośrodek od piątku wieczorem do niedzielnego poranka.
Świadczenia finansowe w czasie turnusu
Wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni (14 dni w przypadku osób po 50. roku życia) niezdolności w roku kalendarzowym wypłaca pracodawca w wysokości 80% podstawy wymiaru, natomiast od 34. dnia (15. dnia) ZUS przejmuje finansowanie zasiłku. Wyjątkiem jest niezdolność przypadająca na okres ciąży lub spowodowana wypadkiem w drodze do pracy — wówczas świadczenie wynosi 100% podstawy. Jeżeli rehabilitacja przekroczy 182 dni, ubezpieczony może wnioskować o świadczenie rehabilitacyjne wypłacane przez rok: przez pierwsze 3 miesiące w wysokości 90%, następnie 75% podstawy, co potwierdza najnowszy komunikat ZUS-u z marca 2025 roku.
Powrót do pracy po sanatorium — obowiązki stron stosunku pracy
Po zakończeniu turnusu pracownik przekazuje pracodawcy kartę informacyjną leczenia, z której wynika, że zakończył rehabilitację, oraz ― jeśli lekarz stwierdzi dalszą niezdolność ― kolejne e‑ZLA. Pracodawca powinien sprawdzić, czy łączna długość nieobecności nie przekracza 182 dni, bo po osiągnięciu tego limitu wymagane jest wystąpienie o świadczenie rehabilitacyjne. Jeśli pracownik odzyska zdolność do pracy, ale potrzebuje adaptacji stanowiska, kodeksowy obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków spoczywa na pracodawcy. Zignorowanie zaleceń lekarza balneologa naraża firmę na grzywnę inspekcji pracy.
Przykład 1.
Pani Anna, księgowa, odbywała 28‑dniową rehabilitację kardiologiczną w ośrodku w Kołobrzegu. System PUE wykazał 3-dniową przerwę w meldunku; kontrola ustaliła, że w tym czasie kobieta wróciła na przyjęcie komunijne córki. ZUS uchylił prawo do zasiłku chorobowego za okres od wyjazdu z sanatorium do ponownego meldunku, co kosztowało panią Annę 1920 zł zwrotu wraz z odsetkami.
Przykład 2.
Pan Marek, operator wtryskarki, został skierowany do uzdrowiska przez NFZ. Przed wyjazdem nie powiadomił pracodawcy o terminie turnusu; e‑ZLA pojawiło się w systemie dzień przed rozpoczęciem zmiany, co wymusiło reorganizację grafiku. Firma wprowadziła wewnętrzną procedurę, zgodnie z którą każdy wniosek sanatoryjny musi być zgłoszony kadrom co najmniej 14 dni wcześniej, dzięki czemu podobne sytuacje już się nie powtórzyły.
Zwolnienie lekarskie za czas pobytu w sanatorium - podsumowanie
Pracownik nie zawsze otrzymuje zwolnienie lekarskie za czas pobytu w sanatorium. Jednak E‑ZLA upraszcza formalności związane z nieobecnością chorobową, ale w przypadku wyjazdu do sanatorium nakłada na ubezpieczonych dodatkowe obowiązki dowodowe. Kluczowe jest wystawienie zwolnienia na cały okres leczenia, terminowe uzupełnianie kolejnych e‑ZLA przy dłuższych turnusach, przechowywanie potwierdzeń pobytu i współpraca z kontrolerami ZUS-u. Pracodawca, choć nie decyduje o zasadności terapii, odpowiada za prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia chorobowego i może wprowadzić procedury prewencyjne, aby minimalizować ryzyko zakłócenia organizacji pracy. Nowe narzędzia teleinformatyczne ZUS-u oraz digitalizacja dokumentów sanatoryjnych ograniczają nadużycia, ale jednocześnie sprawiają, że nieprawidłowości wychodzą na jaw szybciej. Rzetelność obu stron — pracownika i pracodawcy — pozostaje zatem najlepszą gwarancją bezproblemowego skorzystania z leczenia uzdrowiskowego i zachowania prawa do świadczeń.
