Nieużywane środki trwałe - wyksięgowanie z ewidencji i amortyzacja

Posiadanie w firmie nieużywanych środków trwałych to sytuacja, która rodzi wiele pytań dotyczących ich ewidencji. W praktyce gospodarczej często zdarza się, że środki trwałe przestają być wykorzystywane w działalności jednostki z różnych przyczyn, takich jak reorganizacja czy zmiana profilu firmy. Powstaje wtedy kluczowe pytanie: czy takie aktywa należy wyksięgować z ewidencji bilansowej i zaprzestać ich amortyzacji?

Środki trwałe w ustawie o rachunkowości

Przez aktywa rozumie się kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Aktywami jednostki są w szczególności środki trwałe. Przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

1. nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
2. maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
3. ulepszenia w obcych środkach trwałych;
4. inwentarz żywy.

Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Amortyzacja środków trwałych – zasady bilansowe

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 31 ust. 2) odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe zmniejszające wartość początkową środków trwałych dokonywane są w celu uwzględnienia utraty ich wartości na skutek używania lub upływu czasu. Natomiast jak stanowi art. 32 ust. 1 tej ustawy, odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego, na którego określenie wpływają w szczególności:

1. liczba zmian, na których pracuje środek trwały;
2. tempo postępu techniczno-ekonomicznego;
3. wydajność środka trwałego mierzona liczbą godzin jego pracy lub liczbą wytworzonych produktów albo innym właściwym miernikiem;
4. prawne lub inne ograniczenia czasu używania środka trwałego;
5. przewidywana przy likwidacji cena sprzedaży netto istotnej pozostałości środka trwałego.

Na dzień przyjęcia środka trwałego do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji. Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych.

Zatem zakończenie amortyzacji środka trwałego dla celów bilansowych następuje w sytuacjach ściśle określonych, tj. w momencie:

• zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego,
• przeznaczenia środka trwałego do likwidacji, sprzedaży,
• stwierdzenia niedoboru środka trwałego.

Czy nieużywany środek trwały należy wyksięgować z ewidencji bilansowej?

Skoro odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe dokonywane są w celu uwzględnienia utraty wartości środków trwałych, na skutek używania lub upływu czasu, to sam fakt nieużywania środka trwałego w działalności gospodarczej nie oznacza jeszcze zaprzestania amortyzacji dla celów bilansowych. Wynika to z tego, że nawet jeśli środek trwały nie jest wykorzystywany w działalności, to z upływem czasu jego wartość handlowa stopniowo się obniża – przede wszystkim na skutek postępu technicznego i naturalnego „starzenia się” składnika majątku. Zatem nieużywanie środka trwałego nie stanowi podstawy do wyksięgowania tego środka trwałego z ewidencji bilansowej oraz zaprzestania dokonywania odpisów amortyzacyjnych dla celów bilansowych. Wyksięgowanie nieużywanego środka trwałego z ewidencji bilansowej i zakończenie jego amortyzacji dla celów bilansowych powinno nastąpić dopiero w momencie likwidacji bądź sprzedaży tego środka trwałego.

Przykład 1.

Spółka z o.o. prowadzi działalność produkcyjną. W hali produkcyjnej znajdują się maszyny produkcyjne, przy czym jedna z nich aktualnie nie jest wykorzystywana w działalności. Nie wiadomo jeszcze, czy maszyna ta będzie jeszcze używana w przyszłości, czy przeznaczona do sprzedaży. Nieużywana maszyna produkcyjna jest w dalszym ciągu amortyzowana dla celów bilansowych. Czy spółka z o.o. powinna zaprzestać amortyzacji nieużywanej maszyny i wyksięgować ją z ewidencji bilansowej?

Zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy o rachunkowości odpisy amortyzacyjne dokonywane są w celu uwzględnienia utraty wartości środków trwałych, na skutek używania lub upływu czasu. Sam fakt, że jedna z maszyn produkcyjnych stanowiącej środek trwały w spółce z o.o. nie jest aktualnie używana, nie stanowi podstawy do zaprzestania jej amortyzacji dla celów bilansowych ani do ich wyksięgowania jej z ewidencji bilansowej. Mimo że maszyna nie jest czasowo używana w działalności produkcyjnej jednostki, to traci ona na wartości na skutek upływu czasu (postęp technologiczny i naturalne „starzenie się” maszyny), co przekłada się na spadek jej wartości handlowej. W opisanej sytuacji spółka powinna nadal wykazywać nieużywaną maszynę w ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych dla celów bilansowych. Jeśli w przyszłości jednostka zdecyduje się na sprzedaż nieużywanej maszyny produkcyjnej, to będzie to przesłanka do zaprzestania jej amortyzacji i wyksięgowania środka trwałego z ewidencji bilansowej.

Nieużywane środki trwałe a odpis aktualizujący

Warto przy tym wspomnieć, że przy wycofaniu środka trwałego z używania możemy mieć do czynienia z trwałą utratą wartości środka trwałego. Gdyby pojawiły się przesłanki trwałej utraty wartości nieużywanych środków trwałych (np. są przestarzałe technologicznie, nieopłacalne do ponownego użycia), jednostka powinna dokonać odpowiedniego odpisu aktualizującego. Odpis taki ujmuje się w księgach rachunkowych poprzez obciążenie pozostałych kosztów operacyjnych i odpowiednie zmniejszenie wartości środka trwałego. Zgodnie bowiem z art. 32 ust. 4 ustawy o rachunkowości w przypadku zmiany technologii produkcji, przeznaczenia do likwidacji, wycofania z używania lub innych przyczyn powodujących trwałą utratę wartości środka trwałego, dokonuje się – w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych – odpowiedniego odpisu aktualizującego jego wartość.

Ewidencja w księgach rachunkowych odpisu aktualizującego z tytułu trwałej utraty wartości środka trwałego:

• Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”;
• Ma konto 074 „Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych”.