Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie dokumentowania transakcji, która dotknie niemal każdego polskiego przedsiębiorcę. Początkowo planowano wdrożenie systemu od 1 lipca 2024 roku, jednak termin ten został przesunięty. Zgodnie z najnowszymi informacjami, obowiązkowe stosowanie faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie w 2026 roku, jednak w dwóch etapach. Rodzi to szereg pytań – kto dokładnie będzie musiał stosować KSeF, a także czy obowiązek ten dotyczy organizacji non-profit, takich jak stowarzyszenia? W tym artykule wyjaśniamy, jak będzie wyglądało wdrożenie KSeF w stowarzyszeniu!
Najważniejsze zagadnienia o KSeF - webinar
Czym jest Krajowy System e-Faktur i kto może z niego korzystać?
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF to elektroniczny system, który jest prowadzony i zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, a konkretnie przez Szefa KAS. System ten ma wiele zadań, a podstawowym jest umożliwienie wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych oraz zautomatyzowanego wysyłania do odbiorcy, a także przechowywania tych dokumentów transakcyjnych. Zatem przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury, które automatycznie są przesyłane w KSeF do innego przedsiębiorcy.
Wystawienie i wysyłka w systemie KSeF nie musi odbywać się wyłącznie po zalogowaniu do niego. Przedsiębiorca może pobrać wtyczki umożliwiające integrację z nim swojego systemu księgowego.
Poza podstawowymi funkcjami KSeF realizuje jeszcze inne zadania, takie jak:
- standaryzacja jednolitej faktury;
- unikalny system rejestracji faktur – wszystkie faktury posiadają unikalne numery, rejestrowany przebieg wysyłki i odbioru faktur w KSeF;
- kontrola poprawności wystawiania faktur w KSeF;
- rozporządzanie utworzonymi uprawnieniami i uwierzytelnieniami;
- podgląd faktur KSeF;
- wystawianie faktur korygujących (z wyjątkiem not korygujących);
- powiadomienia o fakturach.
Należy podkreślić, że sama czynność otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu KSeF wymaga wcześniejszej zgody odbiorcy - w czasie gdy KSeF jest nieobowiązkowy.
Zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT z KSeF mogą korzystać przedstawieni w poniższej tabeli podatnicy.
Podatnicy uprawnieni do korzystania z KSeF | |
Lp. | Rodzaj podatnika |
1. | Podatnik |
2. | Podmioty wskazane przez podatnika |
3. | Organy egzekucyjne określone w Ustawie z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji |
4. | Komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. |
5. | Osoby fizyczne wskazane przez ww. podmioty |
6. | Osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub ww. podmioty, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu |
7. | Podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym |
Uwierzytelnieni w sposób określony na drodze Rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów | |
KSeF w stowarzyszeniu
Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym stosowanie KSeF jest obecnie dobrowolne, ale w 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych przez KSeF będzie dotyczył podatników w podziale na etapy:
- Od 1 lutego 2026 roku dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł
- Od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników.
- Od 1 stycznia 2027 r. — obowiązek obejmie najmniejszych podatników, tzw. "wykluczonych cyfrowo", którzy spełniają określone kryteria dotyczące wartości sprzedaży (np. wartość pojedynczej faktury do 450 zł i miesięczna sprzedaż do 10 tys. zł).
W tym miejscu należałoby odnieść się jeszcze do art. 106ga ustawy o VAT, który ma obowiązywać właśnie od 1 lutego 2026 roku.
Zgodnie z tym przepisem obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy niektórych przypadków.
Sytuacje, w których nie występuje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF | |
Lp. | Okoliczność |
1. | Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP |
2. | Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę |
3. | Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych:
– dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach |
4. | Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej |
5. | Faktury wystawiane w sytuacji odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s |
6. | Przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 |
W powyższych przypadkach podatnicy wciąż mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Z kolei w przypadkach określonych w tabeli pod numerem 1 oraz 2 podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Patrząc na powyższe uregulowanie KSeF w stowarzyszeniu będzie obowiązkowy w okresie w którym stowarzyszenie spełnia warunki danego etapu wdrożenia.
Zatem obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych może dotyczyć stowarzyszeń (należy rozpatrzeć wyżej omówione terminy i warunki):
- realizujących tylko zadania statutowe (korzystających ze zwolnienia z VAT);
- wykonujących zadania statutowe i prowadzących działalność gospodarczą (korzystające ze zwolnienia z VAT);
- wykonujących zadania statutowe i prowadzących działalność gospodarczą, w ramach której sprzedaż jest opodatkowana podatkiem VAT;
- ewentualne pozostałe przypadki.
Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma.pl?
Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Aby włączyć integrację z KSeF należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJE.
Aby wystawić fakturę należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ i uzupełnić wymagane dane. Następnie należy wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.
