Podatnik, który dokona rejestracji w systemie KSeF, będzie mógł wystawiać, przesyłać do kontrahentów i archiwizować faktury ustrukturyzowane, jeżeli oni uprzednio wyrażą na to zgodę. Począwszy od 1 lutego 2026 roku, niemal wszyscy podatnicy z wyjątkiem konsumentów będą zobligowani do stosowania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Czy do tej grupy zaliczają się także stowarzyszenia? Czy obowiązkowy będzie KSeF w stowarzyszeniu?
Czym jest Krajowy System e-Faktur i kto może z niego korzystać?
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF to elektroniczny system, który jest prowadzony i zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, a konkretnie przez Szefa KAS. System ten ma wiele zadań, a podstawowym jest umożliwienie wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych oraz zautomatyzowanego wysyłania do odbiorcy, a także przechowywania tych dokumentów transakcyjnych. Zatem przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury, które automatycznie są przesyłane w KSeF do innego przedsiębiorcy.
Wystawienie i wysyłka w systemie KSeF nie musi odbywać się wyłącznie po zalogowaniu do niego. Przedsiębiorca może pobrać wtyczki umożliwiające integrację z nim swojego systemu księgowego.
Poza podstawowymi funkcjami KSeF realizuje jeszcze inne zadania, takie jak:
- standaryzacja jednolitej faktury;
- unikalny system rejestracji faktur – wszystkie faktury posiadają unikalne numery, rejestrowany przebieg wysyłki i odbioru faktur w KSeF;
- kontrola poprawności wystawiania faktur w KSeF;
- rozporządzanie utworzonymi uprawnieniami i uwierzytelnieniami;
- podgląd faktur KSeF;
- wystawianie faktur korygujących (z wyjątkiem not korygujących);
- powiadomienia o fakturach.
Należy podkreślić, że sama czynność otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu KSeF wymaga wcześniejszej zgody odbiorcy.
Zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT z KSeF mogą korzystać przedstawieni w poniższej tabeli podatnicy.
Podatnicy uprawnieni do korzystania z KSeF | |
Lp. | Rodzaj podatnika |
1. | Podatnik |
2. | Podmioty wskazane przez podatnika |
3. | Organy egzekucyjne określone w Ustawie z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji |
4. | Komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. |
5. | Osoby fizyczne wskazane przez ww. podmioty |
6. | Osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub ww. podmioty, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu |
7. | Podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym |
Uwierzytelnieni w sposób określony na drodze Rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów | |
KSeF w stowarzyszeniu
W aktualnym stanie prawnym stosowanie KSeF jest wciąż dobrowolne.
Na stronie Ministerstwa Finansów w informacjach o KSeF można przeczytać, że 10 czerwca 2024 roku została opublikowana nowelizacja ustawy o VAT, która przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 roku. Zatem na razie to właśnie wtedy wejdzie w życie obowiązek stosowania KSeF.
Jeżeli do tego czasu nic się nie zmieni, to zobowiązanym do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF będą:
- czynni podatnicy VAT;
- podatnicy zwolnieni z VAT;
- podatnicy zarejestrowani w Polsce do procedury unijnej VAT OSS, którzy posiadają polski NIP.
W tym miejscu należałoby odnieść się jeszcze do art. 106ga ustawy o VAT, który ma obowiązywać właśnie od 1 lutego 2026 roku.
Zgodnie z tym przepisem obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy niektórych przypadków.
Sytuacje, w których nie występuje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF | |
Lp. | Okoliczność |
1. | Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP |
2. | Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę |
3. | Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych:
– dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach |
4. | Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej |
5. | Faktury wystawiane w sytuacji odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s |
W powyższych przypadkach podatnicy wciąż mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Z kolei w przypadkach określonych w tabeli pod numerem 1 oraz 2 podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Patrząc na powyższe uregulowanie KSeF w stowarzyszeniu będzie obowiązkowy począwszy od 1 lutego 2026 roku i to zarówno dla stowarzyszeń będących podatnikami zwolnionymi z VAT, jak i czynnymi podatnikami VAT.
Zatem obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (chyba że zostaną uchwalone zmiany w przepisach o KSeF) od 1 lutego 2026 roku dotyczy stowarzyszeń:
- realizujących tylko zadania statutowe (korzystających ze zwolnienia z VAT);
- wykonujących zadania statutowe i prowadzących działalność gospodarczą (korzystające ze zwolnienia z VAT);
- wykonujących zadania statutowe i prowadzących działalność gospodarczą, w ramach której sprzedaż jest opodatkowana podatkiem VAT;
- ewentualne pozostałe przypadki.
Obowiązek wystawiania faktur przy pomocy KSeF będą miały, począwszy od 1 lutego 2026 roku stowarzyszenia:
- nieprowadzące działalności gospodarczej (działalność statutowa);
- prowadzące działalność gospodarczą
– niezależnie od tego, czy będą czynnymi, czy zwolnionymi podatnikami VAT.
