Podejmowanie przez pracodawcę niektórych czynności dotyczących stosunku pracy wymaga uprzedniej zgody pracownika, która powinna być wyrażona w odpowiedniej formie i spełniać określone wymagania co do treści. Jest to mechanizm służący ochronie praw pracowniczych, w szczególności prawa do wynagrodzenia. Czy zgoda na dokonywanie potrąceń może być in blanco?
Prawo do wynagrodzenia za pracę i jego ochrona
Zgodnie z art. 13 Kodeksu pracy pracownik ma prawo do godziwego wynagrodzenia za pracę. Warunki realizacji tego prawa określają przepisy prawa pracy oraz polityka państwa w dziedzinie płac, w szczególności poprzez ustalanie minimalnego wynagrodzenia za pracę. W myśl art. 78 § 1 kp wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy.
„Ocena, czy ustalone przez strony umowy o pracę wynagrodzenie może być uznane za właściwe, uwzględniające przesłankę ekwiwalentności zarobków do rodzaju i charakteru świadczonej pracy oraz posiadanego przez pracownika doświadczenia i kwalifikacji zawodowych, nie powinna być oparta o subiektywną ocenę charakteru pracy wykonywanej przez pracownika na danym stanowisku pracy, ale powinna być dokonana w oparciu o obiektywne wzorce. Dla takiej oceny należy stosować wzorzec, który w najbardziej obiektywny sposób pozwoli ustalić poziom wynagrodzeń za pracę o zbliżonym lub takim samym charakterze i będzie uwzględniał również warunki obrotu i realia życia gospodarczego (koniunkturę gospodarczą, opłacalność działalności w danej branży, miejsce wykonywania pracy, poziom bezrobocia na lokalnym rynku pracy, dostępność wykwalifikowanych kadr). Wzorcem godziwego wynagrodzenia, który czyni zadość ekwiwalentności zarobków do rodzaju i charakteru świadczonej pracy oraz posiadanych przez pracownika doświadczenia i kwalifikacji zawodowych, będzie wzorzec uwzględniający, między innymi, takie czynniki jak: obowiązująca u pracodawcy siatka wynagrodzeń, średni poziom wynagrodzeń za taki sam lub podobny charakter pracy w danej branży, wykształcenie, zakres obowiązków, odpowiedzialność materialna oraz dyspozycyjność” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 18 stycznia 2023 roku, III AUa 743/18).
Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Wynagrodzenie wypłaca się w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Zasadą jest wypłata w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy (art. 84, art. 85 § 1 i 5, art. 86 § 1 i 2 kp).
W kontekście przywołanych wyżej unormowań kp należy zauważyć, że prawo pracownika do wynagrodzenia jest obwarowane szeregiem gwarancji prawnych, w szczególności w zakresie ekwiwalentności (godziwości) tego świadczenia, jego niezbywalności oraz terminowości wypłaty.
Potrącenia z wynagrodzenia za pracę
Prawo do wynagrodzenia za pracę jest jednak ograniczone. Kp (art. 87-91) dopuszcza bowiem dokonywanie z wynagrodzenia potrąceń – obligatoryjnych i dobrowolnych.
Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu (bez zgody pracownika) tylko następujące należności:
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp.
W kp ustalono granice tych potrąceń (jako ułamki kwoty wynagrodzenia) oraz kwoty wolne od potrąceń (jako równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz części tej kwoty, określone procentowo). Celem tych uregulowań jest zapewnienie pracownikowi środków finansowych koniecznych do egzystencji.
W myśl art. 91 kp inne należności niż wymienione wyżej w pkt 1-4 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. W takich przypadkach wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
75% wynagrodzenia określonego w poprzednim punkcie – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.
Zgoda na dokonywanie potrąceń jako warunek konieczny
Skoro potrąceń, o których mowa w art. 91 kp, nie można dokonywać bez zgody pracownika, to istotne znaczenie ma udzielenie odpowiedzi na pytanie o treść takiej zgody – czy może być wyrażona ogólnie, czy też wymaga odpowiedniego skonkretyzowania.
Wyczerpujące stanowisko w tej sprawie zajął Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 16 lipca 2020 roku (I OSK 3015/19) stwierdził: „Wykładnia przepisu art. 91 § 1 k.p. w judykaturze jest od wielu lat jednoznaczna i zyskała pełną akceptację w nauce prawa. Potrącenie inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p., można dokonywać z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 k.p.), gdyż przepisy zawarte w rozdziale II działu trzeciego Kodeksu pracy dotyczą ochrony wynagrodzenia za pracę i mają charakter bezwzględnie obowiązujących norm […]. W uchwale z dnia 4 października 1994 r., I PZP 41/94, (OSNAPiUS 1995 Nr 5, poz. 63) Sąd Najwyższy uznał, że wyrażenie przez pracownika, na podstawie art. 91 k.p., w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącanie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji – jest nieważne. Pracownik wyrażający zgodę na potrącenia z wynagrodzenia za pracę powinien mieć świadomość wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności. Przedmiotem zgody na potrącanie mogą być tylko takie kwoty, które są należne zakładowi pracy i określone co do wysokości. Bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności nie może być ważne wyrażenie zgody przez pracownika na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia, wobec czego zgoda pracownika, o jakiej mowa w art. 91 k.p., nie może być »blankietowa«, czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności oraz do skonkretyzowanej kwoty […]. Nie może być więc ważne ani skuteczne wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie z jego wynagrodzenia niedoborów, które mogą powstać w przyszłości, bez względu na to, kto je spowodował i w jakiej wysokości. Również w wyroku z dnia 3 sierpnia 2012 r., sygn. I BP 2/12 Sąd Najwyższy dokonał takiej samej interpretacji omawianych przepisów prawa, przyjmując, że jednoznaczna (oczywista) wykładnia art. 91 § 1 k.p. nie dopuszcza wyrażenia przez pracownika zgody na potrącenie nieskonkretyzowanej należności pracodawcy mogącej powstać w przyszłości. Wykładnia tego przepisu przyjęta w orzecznictwie wskazuje, iż potrącić na tej podstawie prawnej z wynagrodzenia za pracę za zgodą pracownika można tylko ściśle oznaczoną kwotę pieniężną, która jest znana pracownikowi na etapie wyrażania pisemnej zgody. Pracownik musi więc objąć swoją wolą wyrażaną na piśmie konkretną kwotę, która powstała, została jednoznacznie ustalona i zakomunikowana mu, zanim dojdzie do wyrażenia zgody. Tego wymogu nie spełnia zaś zgoda pracownika na określone zasady wyliczenia należności w przyszłości, gdyż w chwili jej wyrażania nie jest znana pracownikowi dokładna kwota, która powstanie w przyszłości w związku z obowiązywaniem tych zasad. Przyjęte rozumienie spornego przepisu pozostaje w związku z funkcją, jaką spełnia wynagrodzenie w życiu pracownika i jego rodziny. Służy ono bowiem zaspokajaniu jego podstawowych potrzeb socjalnych. Stąd też pracownik wyrazić może zgodę na dobrowolne potrącenie należności do takiej wysokości, która pozwoli mu z pozostałej części (lub posiadanych oszczędności) utrzymać się do wypłaty wynagrodzenia za kolejny okres pracy”.
Przykład 1.
Pracownik przekazał pracodawcy podpisane przez siebie oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na dokonywanie przez pracodawcę, począwszy od 1 lipca 2024 roku, potrąceń z mojego wynagrodzenia za pracę z tytułu należności w kwocie 1000 zł (słownie: tysiąc złotych) powstałej z powodu uszkodzenia przeze mnie urządzenia do kopiowania dokumentów”. Treść zgody jest dostatecznie skonkretyzowana, aby można było uznać ją za ważną.
Jak wynika z powyższego, zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia za pracę musi być jasna, wyraźna i konkretna. Nie jest ważna zgoda mająca charakter blankietowy, a w szczególności odnosząca się do należności, które mogą powstać dopiero w przyszłości.
