Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar zależy od stażu pracy. Z reguły pracownik go wykorzystuje, co jednak, gdy tak się nie stanie, a urlop stanie się urlopem zaległym i pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu?
Okresy mające wpływ na wymiar urlopu
Pracownik zatrudniony krócej niż 10 lat ma prawo do urlopu, którego wymiar wynosi 20 dni. Wyższy wymiar dotyczy pracownika, który jest zatrudniony co najmniej 10 lat, wówczas wynosi 26 dni. Aby skorzystać z wyższego wymiaru urlopu, pracownik musi przedłożyć pracodawcy dokumenty dotyczące jego zatrudnienia i/lub edukacji, gdyż to na ich podstawie pracodawca będzie mógł zweryfikować uprawnienie do urlopu w wyższym wymiarze.
Pamiętać należy, że przepisy Kodeksu pracy pozwalają na wliczenie do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, okresów nauki na poniższych zasadach.
Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się przewidziany programem nauczania czas trwania nauki w zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej, ale nie więcej jednak niż 3 lata. W przypadku ukończenia średniej szkoły zawodowej do okresu pracy, od którego uzależniony jest wymiar urlopu, wlicza się przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat. Ukończenie średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych skutkuje doliczeniem do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, 5 lat. Absolwentowi średniej szkoły ogólnokształcącej do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się 4 lata. Osoby, które ukończą szkołę policealną, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, będą miały doliczone 6 lat. Do okresu pracy, od którego uzależniony jest urlop w przypadku absolwentów szkoły wyższej, wlicza się dodatkowo 8 lat. Wskazane okresy nauki nie podlegają sumowaniu.
Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, wówczas do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest dla niego korzystniejsze.
- okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych;
- udokumentowane okresy zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego;
- okres odbywania czynnej służby wojskowej;
- okres odbywania zawodowej służby wojskowej;
- okres, za który przysługuje odszkodowanie, w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub umowy o pracę zawartej na czas określony z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy, określonych w odrębnych przepisach;
- okres urlopu wychowawczego;
- okres prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie prowadzonym przez współmałżonka.
Plan urlopów i jego brak – jak udzielany jest urlop?
W firmie powinien zostać ustalony plan urlopów. Obowiązek ustalenia planu urlopów przez pracodawcę nie dotyczy sytuacji:
- gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na to, żeby nie ustalać planu urlopów;
- gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Plan urlopów może być podany do wiadomości m.in. w następujący sposób:
- poprzez ustne obwieszczenie,
- w formie wiadomości e-mail,
- poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
- poprzez wewnątrzzakładowe aplikacje.
Z chwilą podania przez pracodawcę do wiadomości pracowników planu urlopów staje się on wiążący.
Pracodawca nieobjęty obowiązkiem ustalania planu urlopów uzgadnia termin urlopu wypoczynkowego w porozumieniu z pracownikiem. Czyni to w ten sposób, że pracownik składa wniosek urlopowy, a pracodawca decyduje, czy go uwzględni, czy też nie. Gdyby w ocenie pracodawcy nie było możliwe udzielenie urlopu we wnioskowanym terminie, powinien on porozmawiać z pracownikiem. Ważne, aby w tym wypadku próbować osiągnąć konsensus.
Zaległy urlop i jego udzielenie
Urlopu niewykorzystanego w danym roku należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to urlopu na żądanie. Niewykorzystanie zaległego urlopu nie oznacza, że pracownikowi ten urlop przepada.
W przypadku, gdy w ustalonym terminie pracownik z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy nie może wykorzystać urlopu, wówczas pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Może to nastąpić w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby;
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
- powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy;
- urlopu macierzyńskiego.
Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi w terminie późniejszym części urlopu niewykorzystanej z powodów wymienionych powyżej, która została przesunięta.
Czy pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu bez jego zgody?
To samo potwierdzono, w wyroku Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 roku (sygn. II PK 313/07): „z art. 168 kp wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy […]”.
Ponadto w wyroku Sądu Najwyższego z 2 września 2003 roku (sygn I PK 403/02) uznano, że udzielenie przez pracodawcę pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata do 30 września następnego roku nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę.
Przykład 1.
Pan Krzysztof nie wykorzystał pełnych 26 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego mu za 2024 rok. Co w tej sytuacji może zrobić pracodawca?
Pracodawca powinien udzielić mu tego urlopu do 30 września 2025 roku. Gdyby pan Krzysztof nie chciał wykorzystać tego urlopu, wówczas pracodawca może udzielić mu takiego urlopu bez jego zgody.
Ważne, żeby pracodawca wiedział, że w pierwszej kolejności ma on prawo zaliczyć spełnione świadczenie urlopowe na poczet urlopu wypoczynkowego najdawniej wymagalnego.
Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z 6 sierpnia 2020 roku w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego potwierdziło, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Wynika to z faktu, że nie udzielając urlopu zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca naraża się na sankcje, które może na niego nałożyć Państwowa Inspekcja Pracy.
Kodeks pracy przewiduje kary za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy; pracodawca może stosować:
- upomnienie,
- naganę.
Z uwagi na powyższe wskazać należy, że w pierwszej kolejności pracodawca powinien próbować wypracować porozumienie w zakresie wykorzystania zaległego urlopu. Dopiero gdy to się nie uda, konieczne będzie podjęcie decyzji, czy pracodawca zdecyduje o udzieleniu takiego urlopu wbrew woli pracownika.
Nieudzielenie zaległego urlopu – konsekwencje dla pracodawcy
Udzielenie urlopu zaległego w terminie do końca września następnego roku kalendarzowego jest obowiązkiem pracodawcy, a jego niewykonanie naraża go na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawca, który nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Jeśli chodzi o zaległy urlop, to powinien on być wykorzystany w naturze. Wypłata ekwiwalentu urlopowego jest obowiązkiem każdego pracodawcy, ale tylko po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu w zamian za to, że pracownik nie będzie korzystał z urlopu.
Co zrobić, gdy pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu? Podsumowanie
Podsumowując, kiedy pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu, pracodawca może mu go udzielić. Przy czym najpierw warto spróbować porozumieć się w tym zakresie przez strony stosunku pracy.
