Rodzaje kontroli w firmie

W tym artykule przybliżymy, jakie rodzaje kontroli w firmie mogą dotyczyć przedsiębiorców. Warto zapoznać się z tymi informacjami, mogą być one bowiem przydatne, gdyby doszło do takiej sytuacji. 

Rodzaje kontroli w firmie

Przedsiębiorców mogą dotyczyć następujące rodzaje kontroli:

1. podatkowa,
2. ZUS,
3. Państwowej Inspekcji Pracy,
4. Inspekcji Handlowej,
5. Sanepidu – Państwowej Inspekcji Sanitarnej
6. Inspekcji Ochrony Środowiska. 

Ogólne zasady kontroli przedsiębiorców

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia. 

Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. 

Brak obowiązku zawiadamiania o kontroli

Sama ustawa – Prawo przedsiębiorców przewiduje następujące odstępstwa, kiedy nie zawiadamia się o kontroli, a ma to miejsce w przypadku, gdy:

1. kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej;
2. przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
3. kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 roku o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw;
4. przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska;
5. kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji i konsumentów;
6. przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania naruszeniu zakazów wytwarzania, przywozu i wprowadzania do obrotu środków zastępczych i nowych substancji psychoaktywnych na podstawie Ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii;
7. kontrola jest prowadzona w sprawach manipulacji na rynku lub próby manipulacji na rynku oraz niezgodnego z prawem wykorzystywania informacji wewnętrznej w zakresie produktów energetycznych sprzedawanych w obrocie hurtowym, które nie są instrumentami finansowymi albo w sprawie naruszenia warunków koncesji na podstawie ustawy – Prawo energetyczne;
8. kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 20 lipca 1991 roku o  Inspekcji Ochrony Środowiska w zakresie poziomów pól elektromagnetycznych emitowanych z instalacji radiokomunikacyjnej, radionawigacyjnej lub radiolokacyjnej;
9. przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione;
10. kontrola dotyczy przypadków określonych jako wyłączone z obowiązku zawiadomienia na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej;
11. kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 roku o biokomponentach i biopaliwach ciekłych;
12. kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 13 lutego 2020 roku o ochronie roślin przed agrofagami;
13. kontrola jest przeprowadzana wyłącznie w celu sprawdzenia wykonania:
• wezwania do usunięcia stwierdzonych naruszeń przepisów prawa oraz skutków tych naruszeń przez przedsiębiorcę wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej naruszającego przepisy prawa związane z wykonywaną działalnością gospodarczą w okresie 12 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 36 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia, gdy właściwy organ wszczął w związku z tym naruszeniem postępowanie mandatowe albo w sprawie nakładania lub wymierzenia administracyjnej kary pieniężnej,
• zobowiązania, do usunięcia stwierdzonych naruszeń przepisów prawa oraz skutków tych naruszeń, jeżeli skutki takie wystąpiły w wyznaczonym przez funkcjonariusza, inspektora lub przedstawiciela terminie w przypadku prowadzenia postępowania mandatowego wobec stwierdzonych naruszeń przepisów prawa oraz skutków tych naruszeń przez przedsiębiorcę wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej naruszającego przepisy prawa związane z wykonywaną działalnością gospodarczą w okresie 12 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 36 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia,
• weryfikacji powiadomienia właściwego organu przez przedsiębiorcę, gdy ten dobrowolnie usunął naruszenia prawa oraz skutki tych naruszeń przez przedsiębiorcę naruszającego przepisy prawa związane z wykonywaną działalnością gospodarczą w okresie 12 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 36 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia, jeżeli skutki takie wystąpiły, we wskazanym okresie jeszcze przed wezwaniem tego organu,
• weryfikacji powiadomienia w przypadku, gdy przedsiębiorca naruszający przepisy prawa związane z wykonywaną działalnością gospodarczą w okresie 12 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 36 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia, dobrowolnie usunął naruszenia przepisów prawa, będące wykroczeniami lub wykroczeniami skarbowymi, oraz skutki tych naruszeń, jeżeli skutki takie wystąpiły, we wskazanym okresie przed wezwaniem właściwego organu lub przed złożeniem pisemnego oświadczenia  do usunięcia stwierdzonych naruszeń przepisów prawa oraz skutków tych naruszeń oraz powiadomił właściwy organ lub funkcjonariusza, inspektora lub przedstawiciela tego organu o usunięciu naruszeń oraz skutków tych naruszeń, jeżeli skutki takie wystąpiły,
14. kontrola jest prowadzona na podstawie przepisów Ustawy z dnia 12 lipca 2024 roku – Prawo komunikacji elektronicznej w zakresie wykorzystania częstotliwości radiowych.

Kontrola ZUS

Kontrola przez ZUS obejmuje wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, a w szczególności:

1. zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
2. prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
3. ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
4. prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
5. wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
6. dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
7. prawidłowości i rzetelność danych, informacji i oświadczeń przekazanych przez płatnika składek we wniosku o wakacje składkowe.

Procedura kontroli jest również ściśle określona. Rozpoczyna się ona po okazaniu przez Inspektora ZUS legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Kontrola podatkowa

Kontrola podatkowa ma na celu sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

W przypadku kontroli podatkowej dopuszczalne jest odstępstwo od wcześniej wskazanych zasad i terminów rozpoczęcia kontroli. 

Poza powyższym o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej nie zawiadamia się kontrolującego, jeżeli:

1. kontrola dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług;
2. kontrola ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe;
3. kontrola dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;
4. kontrola dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej;
5. kontrola ma być podjęta na podstawie informacji uzyskanych w przepisach o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
6. kontrola zostaje wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej kontrolowanemu, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
7. kontrola ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury;
8. kontrola dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin;
9. kontrola ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej;
10. kontrola dotyczy zasadności zwrotu podatku w rozumieniu przepisów rozdziału 7b Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozdziału 6a Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych;
11. organ podatkowy ma informacje, z których wynika, że kontrolowany: został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej – do każdego wspólnika;
12. organ podatkowy ma informacje, z których wynika, że kontrolowany jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
13. organ podatkowy ma informacje, z których wynika, że kontrolowany nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Kontrola Inspekcji Handlowej

Jeśli chodzi o kontrolę prowadzoną przez Inspekcję Handlową, to wszczyna i prowadzi ją jej inspektor po okazaniu legitymacji służbowej oraz doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez wojewódzkiego inspektora. 

Kontrola prowadzone jest w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności przez kontrolowanego, a za zgodą kontrolowanego może być przeprowadzane także w siedzibie organu Inspekcji, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. 

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy będzie przeprowadzona przez kontrolującego po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej jego tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika Państwowej Inspekcji Pracy. Kontrola przedsiębiorcy przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia do jej przeprowadzenia. 

W przypadku, gdy konieczne jest niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, może być ona podjęta po okazaniu legitymacji służbowej. W tej sytuacji kontrolowanemu przedsiębiorcy należy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Kontrola Inspekcji Środowiska

Kontrola Inspekcji Środowiska może być planowa i pozaplanowa. Kontrola planowa to taka, o której przedsiębiorca musi zostać wcześniej prawidłowo zawiadomiony. Jest ona wszczynana nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. 

Kontrole pozaplanowe to takie, które są na wniosek organów administracji publicznej lub innych podmiotów, o ile przepisy szczególne przewidują taką możliwość oraz kontrole interwencyjne, czyli przeprowadzane w związku z rozpatrywaniem skarg i interwencji dotyczących zanieczyszczenia środowiska lub podejrzenia wystąpienia takiego zanieczyszczenia, wystąpienia poważnych awarii lub w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia. W przypadku kontroli pozaplanowych nie ma obowiązku wcześniejszego powiadamiania o kontroli, a inspektor może ją przeprowadzić jedynie na podstawie legitymacji służbowej.

Kontrola Inspekcji Sanitarnej 

Państwowa Inspekcja Sanitarna w szczególności zajmuje się kontrolą stanu sanitarnego miast, osiedli, portów, przystani, wód śródlądowych, wewnętrznych i terytorialnych oraz statków, przestrzegania przepisów higieniczno-sanitarnych i zarządzeń wydanych na ich podstawie, pod względem higieniczno-sanitarnym produkcji, przechowywania, obrotu i jakości artykułów żywności i wyrobów przemysłowych, stanu higieny żywienia zbiorowego, oraz sprawuje nadzór sanitarny nad rybołówstwem morskim i przetwórstwem rybnym na morzu.

Z reguły Państwowa Inspekcja Sanitarna powinna z wyprzedzeniem zawiadomić o kontroli, jednak może prowadzić kontrole bez wcześniejszego zawiadomienia w sytuacji dokonywania kontroli żywności. 

Podsumowanie

Podsumowując, przedsiębiorca może spotkać się z różnymi rodzajami kontroli. Za każdym razem powinien być świadomych swoich praw, dlatego warto na bieżąco weryfikować zasady prowadzenia kontroli przez konkretne podmioty. Nie zawsze we wszystkich przypadkach zasady kontroli są podobne.