Właściciele biur rachunkowych często zmagają się z brakiem czasu i monotonią wynikającą z codziennych, powtarzalnych obowiązków. Stale gonią, aby zdążyć z listami płac, wysyłką JPK_V7, rozliczeniami rocznymi PIT i składki zdrowotnej, sporządzeniem sprawozdań finansowych itd. W ten sposób mija rok za rokiem. Często nie zauważają, że niektóre z procesów można by znacznie usprawnić, a tym bardziej nie są świadomi, jak przez ostatnie lata ewoluował rynek oprogramowania dla biur rachunkowych. Czy da się to zmienić? Odpowiedzią na te wyzwania może być nowoczesny, dobrze dopasowany program księgowy. Dzięki niemu codzienne obowiązki stają się efektywniejsze i mniej czasochłonne, co pozwala zespołowi uwolnić czas na działania strategiczne, takie jak podnoszenie jakości i szybkości obsługi klientów, a właścicielowi biura – na rozwój biznesu. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jaki program dla biur rachunkowych jest najlepszy?
Jak wybrać najlepszy program dla biur rachunkowych?
Wybór odpowiedniego systemu księgowego to bardzo ważna decyzja, która wpływa na funkcjonowanie biura rachunkowego. Dobre oprogramowanie powinno nie tylko automatyzować powtarzalne czynności, lecz przede wszystkim być kompleksowe i usprawniać współpracę między biurem a klientami. Ważne jest również, aby system zawsze nadążał za zmianami w przepisach i wykorzystywał na korzyść biura takie przełomowe wydarzenia jak wdrożenie KSeF jako obligatoryjnego.
Najważniejsze cechy idealnego programu księgowego:
- Automatyzacja procesów
Funkcje takie jak OCR (rozpoznawanie treści faktur) oraz automatyczne księgowanie wydatków znacząco przyspieszają pracę, pozwalając skupić się na bardziej złożonych zadaniach. - Kompleksowość narzędzi
Połączenie księgowości, kadr, płac, rozliczeń z ZUS-em, a także narzędzi do fakturowania, umożliwia kompleksową obsługę klientów w jednym środowisku. Na plus dla oprogramowania wpływa również integracja z bankowością elektroniczną oraz narzędzia do zarządzania pracą biura. - Współpraca z klientem w ramach systemu
Moduł obiegu dokumentów ułatwia współpracę z klientami, umożliwiając im np. przesyłanie zdjęć faktur z telefonu lub załączanie plików. Dokumenty trafiają automatycznie do systemu w formie roboczej jako wstępnie zaksięgowanej, pozostawiając ostateczną weryfikację opiekunowi klienta. - Dostosowanie do zmian prawnych
Najlepsze programy księgowe są stale aktualizowane, aby spełniać wymogi zmieniających się przepisów i wprowadzanych przez rząd nowości. Zapewnia to pełną zgodność z obowiązującym prawem. - Skalowalność
Oprogramowanie powinno rozwijać się wraz z biurem rachunkowym, eliminując konieczność częstej zmiany systemu w miarę powiększania się bazy klientów czy zespołu. - Praca w chmurze
Dzięki technologii chmurowej dane są dostępne z dowolnego miejsca i o każdej porze. Umożliwia to prostszą pracę zdalną oraz zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych dzięki zaawansowanym systemom ochrony. Na biurze nie ciąży obowiązek utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej, - Inwestowanie w nowoczesne technologie
Warto również zwrócić uwagę na to, co dostawca oprogramowania wdrożył w ciągu ostatnich 5 lat. Czy system rozwija się w kierunku potrzeb klientów i wdrażane są rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, automatyzujące np. prowadzenie rozrachunków?
To tylko kilka kwestii, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze najlepszego oprogramowania dla biur rachunkowych. Choć istnieje wiele innych istotnych kryteriów, te wymienione powyżej powinny być priorytetowo analizowane. Jeśli system, nad którym się zastanawiamy, nie spełnia większości z nich, warto dokładnie rozważyć, czy rzeczywiście będzie odpowiedni dla naszego biura.
Dlaczego warto postawić na system w chmurze?
Tradycyjne systemy księgowe instalowane na lokalnych serwerach mają swoje ograniczenia. Są one narażone na utratę danych w przypadku awarii sprzętu lub zawirusowania, wymagają regularnych aktualizacji oraz osoby odpowiedzialnej za ich instalację i utrzymanie. Systemy oparte na chmurze eliminują te problemy. Tylko końcówka oprogramowania jest instalowana na komputerze biura, a bazy w chmurze są zaopiekowane przez najlepszych inżynierów. Najbezpieczniejsze jest oprogramowanie online – niezależne od sprzętu, na jakim pracujemy. Jedną z istotniejszych zalet systemów w chmurze jest zapewnienie wysokiego poziom bezpieczeństwa:
- Profesjonalne zabezpieczenia danych
Dostawcy systemów księgowych w chmurze inwestują znaczne środki w najnowsze technologie zabezpieczeń, takie jak: - szyfrowanie danych – dane przechowywane w systemach chmurowych są szyfrowane zarówno w czasie przesyłania, jak i podczas przechowywania, co uniemożliwia ich odczytanie przez osoby nieuprawnione;
- firewall i systemy wykrywania zagrożeń – chmurowe systemy księgowe są chronione przed atakami hakerskimi przez zaawansowane firewalle oraz mechanizmy wykrywające podejrzane aktywności.
- Regularne kopie zapasowe
Systemy chmurowe automatycznie wykonują kopie zapasowe danych w regularnych odstępach czasu. Oznacza to, że w przypadku awarii sprzętu, błędu ludzkiego lub cyberataku dane można łatwo przywrócić, minimalizując ryzyko utraty kluczowych informacji księgowych. - Ochrona przed fizycznymi zagrożeniami
W przeciwieństwie do systemów lokalnych dane w chmurze są przechowywane w profesjonalnych centrach danych, które są zabezpieczone przed: - pożarami;
- powodziami;
- kradzieżą sprzętu;
- przerwami w dostawie prądu.
Te centra spełniają wysokie standardy ochrony fizycznej i posiadają niezależne systemy zasilania. - Zarządzanie dostępem
Systemy chmurowe pozwalają na precyzyjne zarządzanie dostępem do danych księgowych: - można przypisać różne poziomy uprawnień użytkownikom, co ogranicza ryzyko nieautoryzowanego dostępu;
- funkcje logowania dwuetapowego (2FA) dodatkowo zabezpieczają konta użytkowników przed włamaniem.
- Redukcja ryzyka błędu ludzkiego
Dzięki zaawansowanym mechanizmom automatyzacji i monitorowania systemy w chmurze ograniczają ryzyko wynikające z błędów ludzkich, takich jak: - nieprawidłowe przechowywanie danych;
- utrata danych przez przypadkowe usunięcie plików.
- Mobilność z zachowaniem bezpieczeństwa
Systemy w chmurze umożliwiają księgowym i kadrowym dostęp do danych z dowolnego miejsca, co jest niezwykle wygodne. Jednocześnie zabezpieczenia, takie jak szyfrowane połączenia (HTTPS) i konieczność logowania, zapewniają, że dane są bezpieczne nawet przy pracy zdalnej.
Jakie korzyści przynosi dobre oprogramowanie?
Inwestycja w wysokiej jakości program księgowy zwraca się wielokrotnie, zarówno pod względem oszczędności czasu, jak i minimalizacji błędów. Dzięki automatyzacji procesów wiele manualnych czynności można wykonać szybciej i dokładniej, co zmniejsza ryzyko błędów wynikających z przeoczeń czy zmęczenia, zarówno wśród pracowników biura rachunkowego, jak i jego właścicieli. Dobry system księgowy działa jak niezawodny strażnik, ponieważ wychwytuje nieprawidłowości, pomaga unikać konsekwencji pomyłek i usprawnia codzienne funkcjonowanie biura.
Jedną z największych zalet takiego oprogramowania jest oszczędność czasu dzięki operacjom masowym. Z jednego panelu można zbiorczo generować zaliczki na PIT, pliki JPK czy deklaracje ZUS DRA, a także wysłać za wszystkich klientów naraz paczki deklaracji skarbowych lub ZUS. Ponadto system umożliwia przekazywanie wyników wyliczeń podatków lub składek ZUS bezpośrednio przez e-mail lub SMS, co znacznie przyspiesza komunikację i comiesięczne obowiązki.
Dobre oprogramowanie wyróżnia się również kompleksowością, oferując wszystkie niezbędne moduły i narzędzia w jednym systemie, eliminując konieczność przełączania się między różnymi programami. To pełne wsparcie dla biur rachunkowych, które pozwala skupić się na najważniejszych aspektach pracy, zamiast tracić czas na obsługę techniczną czy manualne czynności. Warto więc zastanowić się nad tym, ile korzyści może przynieść dobre oprogramowanie i jak może zmienić sposób funkcjonowania biura rachunkowego.
wFirma dla Biur Rachunkowych – rozwiązanie skrojone na miarę
Jeśli poszukujesz programu, który spełni wszystkie wspomniane wymagania, warto rozważyć wybór systemu wFirma dla Biur Rachunkowych. To rozwiązanie, które zostało opracowane z myślą o potrzebach właścicieli biur rachunkowych stawiających na efektywność, bezpieczeństwo i wygodę pracy. System pozwala znacząco ograniczyć czas poświęcany na powtarzalne zadania dzięki wbudowanym funkcjom automatyzacji.
W ramach pakietu biuro rachunkowe otrzymuje:
- księgowość – KPiR, ryczałt, księga handlowa;
- Cyfrowego Asystenta Księgowego do odczytu faktur zakupu i ze wstępnym ich księgowaniem;
- integrację z KSeF, system od dawna oferuje połączenie z KSeF, dzięki czemu użytkownicy mogą być spokojni o moment wprowadzenia tego obowiązku. Eksperci systemu nieustannie pracują nad zapewnieniem, aby proces wdrożenia KSeF przebiegał sprawnie i bezproblemowo zarówno dla biur rachunkowych, jak i ich klientów;
- środki trwałe, RMK, automatyczne wyliczanie różnic kursowych itp.;
- kadry i płace, w tym moduł e-Pracownik i prowadzenie e-akt;
- ubezpieczenia ZUS – bezpośrednia integracja z ZUS-em, automatyczne wyliczanie składki zdrowotnej oraz wysyłka deklaracji bezpośrednio do ZUS-u;
- narzędzia do zarządzania biurem – fakturowanie cykliczne i na podstawie dodatkowych usług, wysyłka na maila faktur, podgląd na stan pracy w biurze;
- narzędzia do operacji masowych jak np. wygenerowanie wszystkich deklaracji naraz za klientów lub wysyłka wszystkich deklaracji skarbowych i ZUS za jednym razem;
- panel dla klienta do fakturowania i wgrywania plików z wydatkami oraz podglądem wyliczeń podatków, ZUS-u, możliwością pobierania list płac itd.
Główne zalety systemu:
- automatyzacja procesów księgowych i kadrowych;
- kompleksowość systemu, czyli jeden system obsługujący wszystkie najważniejsze procesy w biurze rachunkowym;
- moduł umożliwiający sprawny obieg dokumentów z klientami;
- funkcja Cyfrowego Asystenta Księgowego, który podpowiada i wspiera w księgowaniu;
- pełna zgodność z wymogami prawnymi, w tym przygotowanie do obsługi KSeF;
- atrakcyjna cena i pełna transparentność – tylko 18 zł netto miesięcznie za konto klienta, bez ukrytych kosztów, z nielimitowaną liczbą przesłanych faktur oraz dowolną liczbą użytkowników. Co więcej, w ramach specjalnej promocji wFirma oferuje rok darmowego korzystania z systemu dla biura rachunkowego i jego 10 klientów!
wFirma dla Biur Rachunkowych wspiera użytkowników w pozyskiwaniu klientów, bez dodatkowych kosztów. W jaki sposób? Biura rachunkowe korzystające z systemu mogą bezpłatnie stworzyć wizytówkę, która pojawia się w ogólnopolskim katalogu biur rachunkowych. Ponadto jest ona promowana przez serwis „Poradnik Przedsiębiorcy” odwiedzany przez 4 miliony unikalnych użytkowników miesięcznie. Szczegóły dotyczące pozyskiwania nowych klientów znajdziesz w udostępnionym, bezpłatnym materiale do pobrania.
Jak pozyskiwać nowych klientów dla swojego biura?
System oferuje również nielimitowaną pomoc techniczną, dzięki czemu użytkownik w każdej chwili może skontaktować się z naszymi ekspertami, jeśli napotka jakiekolwiek trudności. Wdrożenie systemu jest wyjątkowo intuicyjne, jednak w razie potrzeby dodatkowego wsparcia można skorzystać z pomocy partnerów wdrożeniowych systemu wFirma dla Biur Rachunkowych.
Najlepszy program dla biur rachunkowych – podsumowanie
Skuteczność pracy biura rachunkowego zaczyna się od wyboru odpowiedniego oprogramowania. System łączący zaawansowane funkcje, automatyzację, intuicyjność i kompleksowe rozwiązania nie tylko usprawnia codzienną pracę, lecz także pozwala skupić się na rozwoju firmy lub znaleźć czas na odpoczynek. wFirma dla Biur Rachunkowych to narzędzie zaprojektowane z myślą o księgowych, które wynosi efektywność na nowy poziom i gwarantuje satysfakcję użytkownika. Nie trać czasu na kompromisy – wybierz sprawdzony system i zyskaj więcej już dziś!
