Biuro rachunkowe to przede wszystkim firma, która poza przychodami generuje również koszty. O ile na wysokość przychodów nie zawsze mamy wpływ (klienci nie chcą więcej płacić, nie mamy dostępu do nowych klientów), to wydatki niejednokrotnie jesteśmy w stanie zredukować. Umożliwia to osiągnięcie wyższej marży, a w konsekwencji większego komfortu pracy, bezpieczeństwa, poduszki finansowej na gorsze czasy. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się jak zoptymalizować koszty w biurze rachunkowym!
Co wpływa na wysokość kosztów prowadzenia biura rachunkowego?
Wiele czynników ma wpływ na wysokość ponoszonych przez biura rachunkowe wydatków, jednak nie wszystkie możemy w prosty sposób określić. Dzieje się tak, ponieważ część z nich jest „ukryta”, niepoliczalna wprost lub dotyczy dłuższego okresu. Warto jednak w tym kontekście przeanalizować możliwości ich optymalizacji, przyjrzeć się, jak inni sobie z tym radzą, poszukać na rynku odpowiednich rozwiązań.
Koszty w biurze rachunkowym – analiza przypadku „średniej wielkości” biura rachunkowego
Największym i podstawowym obciążeniem są wydatki na utrzymanie zatrudnienia, a co za tym idzie – pensje pracowników, stałe podnoszenie ich kompetencji, obciążenia budżetowe, utrzymanie stanowisk pracy. Niejednokrotnie stanowi to aż 60% z całej puli ponoszonych wydatków. Następną pozycją na liście są koszty związane z utrzymaniem lokalu oraz bieżącymi wydatkami na działanie biura. Ostatnim elementem jest informatyczne środowisko pracy. To zarówno cała infrastruktura, jak i oprogramowanie.
Suma wszystkich powyżej wymienionych wydatków podnosi znacząco obciążenia działalności, redukując marżę, a więc obniżając kondycję finansową firmy.
Koszty związane z utrzymaniem zatrudnienia
Specjalista ds. księgowości w Polsce w roku 2024 zarabia średnio od 3 956 zł do 5 463 zł netto, za medianę możemy przyjąć 4 618 zł netto*, co daje dla pracodawcy średni koszt zatrudnienia pracownika – 7 578,19 zł**. W biurze rachunkowym, przy 100 obsługiwanych klientach, będą potrzebne minimum 3 osoby do prowadzenia rozliczeń.
Roczny koszt utrzymania zatrudnienia 3 pracowników to 272 814,84 zł
Koszty związane z utrzymaniem informatycznego środowiska pracy
Czym jest informatyczne środowisko pracy? To infrastruktura służąca do przetwarzania danych, od skanerów, drukarek, kopiarek przez komputery, serwery aż do oprogramowania o różnym zastosowaniu.
Dzisiaj nie wyobrażamy sobie biura bez tego typu narzędzi. Dzielimy je na dwie grupy: hardware i software.
Hardware
Są to wszelkiego rodzaju fizyczne urządzenia usprawniające pracę, najczęściej spotykane:
- urządzenie wielofunkcyjne kopiarka – skaner – drukarka;
- komputery stacjonarne i przenośne;
- serwery (w zależności od modelu sieci);
- telefony komórkowe – smartfony.
Software
Są to różnego rodzaju programy służące do:
- odczytywania danych – OCR;
- przetwarzania danych w procesach księgowych, kadrowych i innych;
- komunikacji z organami państwowymi i klientami.
Urządzenia wielofunkcyjne, kopiarka – skaner – drukarka
Optymalnym rozwiązaniem jest dzierżawa. Dostawcy gwarantują szybką dostawę urządzeń, bieżącą konserwację, wymianę tonerów i w razie awarii dostarczenie zapasowego sprzętu na czas naprawy. Średni koszt dzierżawy oscyluje w granicach 1 000 zł/mies.
Komputery stacjonarne i przenośne + serwer
Z uwagi na przystępne ceny kupuje się je ze środków własnych i wymienia na nowe co parę lat. Konieczność wymiany podyktowana jest stale rosnącymi wymaganiami wydolnościowymi przez oprogramowanie.
Koszt zakupu 4 komputerów stacjonarnych + 1 przenośnego + serwer to ok. 40 000 zł. Odpis amortyzacyjny – ok. 1 100 zł/mies.
Telefony komórkowe – smartfony
4 telefony w abonamencie to kwota zakupu ok. 12 000 zł. Jest to jednorazowy zakup, jednak do celów odtworzenia można policzyć odpisy na poziomie 200 zł/mies.
Roczny koszt utrzymania urządzeń to ok. 27 600 zł
Oprogramowanie dla biur rachunkowych + OCR
Model OCR Online – koszt miesięczny dla 100 firm pomnożony przez 6 zł za firmę, daje kwotę 600 zł/mies. Roczny koszt OCR to ok. 7 200 zł.
System zawierający księgowość uproszczoną i pełną, kadry, płace, fakturowanie, kasę/bank, obsługę klientów.
Model oprogramowania instalowanego – 4 stanowiska pracy to 25 000 zł w pierwszym roku, cena promocyjna. Do tej kwoty należy doliczyć opłaty za wsparcie i aktualizacje uiszczane w każdym roku. Wahają się one w cenie ok. 30% wartości oprogramowania. W tym wypadku – ok. 7 500 zł za rok. Ponadto biuro musi ponosić koszty autoryzowanego opiekuna – od 300 zł za godzinę pracy + dojazd (opłaca się wykupić pakiet w abonamencie 200 zł za godzinę przy 5 godzinach na miesiąc).
- odpisy amortyzacyjne – 625 zł
- utrzymanie – 625 zł
- opiekun, abonament – 1 000 zł.
Roczny koszt pakietu oprogramowania + OCR to 34 000 zł
Inne koszty związane z utrzymaniem biura
Z funkcjonowaniem biura rachunkowego związane są również opłaty za wynajem lokalu biurowego (w tym wypadku ok. 5 000 zł/mies.), zakupów bieżących typu kawa, herbata, sprzątanie biura, materiały eksploatacyjne. Łącznie koszty, jakie ponosi właściciel, można zamknąć w kwocie 10 000 zł/mies.
Roczne wydatki na bieżące funkcjonowanie można zamknąć w kwocie 120 000 zł
Jak zoptymalizować koszty w biurze rachunkowym?
Optymalizacja kosztów biura rachunkowego to nic innego jak zwiększenie jego efektywności, co oznacza podniesienie marży z zachowaniem jakości obsługi i bezpieczeństwa klientów.
Warto jednak zauważyć, że na wysokość przychodów nie zawsze mamy wpływ, ceny na rynku usług księgowych są ustalane pod presją wysokiej konkurencji.
Wysoka marża
Utrzymanie wysokiej marży jest konieczne, aby biuro mogło swobodnie i bezpiecznie funkcjonować na rynku. Umożliwia stworzenie poduszki finansowej na przykład na inwestycję we własny lokal, ale stanowi również zabezpieczenie na wypadek nieoczekiwanych zdarzeń.
Z pomocą przychodzą nam z pewnością nowe technologie, zmiana modelu obsługi firm, wprowadzenie corocznej „higieny” przeglądu pracochłonności obsługi wszystkich klientów zakończone podwyżkami opłat za usługi bądź pożegnanie tych, którzy generują nam znaczące nakłady pracy, przy czym nie chcą przyjąć podwyżek.
Automatyzacja OCR i KSeF
Automatyzacja procesów księgowych zdecydowanie zyskuje na znaczeniu, wykorzystując dostępne już na rynku narzędzia OCR oraz te, które dopiero się pojawią wraz z KSeF. Dają one podstawę do wykorzystywania potencjału sztucznej inteligencji.
Pojawiło się wiele spekulacji dotyczących jej wpływu na przyszłość zawodu księgowego. Niewątpliwie narzędzia oparte na algorytmach sztucznej inteligencji istotnie poprawiają jakość oraz efektywność pracy.
Inteligentne schematy księgowe
Oprogramowanie księgowe na podstawie odczytanych danych z faktur przez OCR wie, co zostało nabyte, a także to, czym firma się zajmuje. Tworzy to podstawę interpretacji zdarzenia, a w rezultacie jest w stanie automatycznie wskazać schemat księgowy.
W takim modelu pracy praca księgowego polega przede wszystkim na weryfikacji zapisów, znacząco podnosząc efektywność pracy jednego pracownika.
Pobierz prezentację o automatyzacji i nowych technologiach w biurze rachunkowym
Jednolita ekosfera pracy
Jeden system, w którego obrębie pracują księgowi, kadrowi i przedsiębiorcy, jest jak sieć naczyń powiązanych.
Operacje masowe
Przyczyniają się do ogromnych oszczędności czasu.
Z jednego panelu z listą klientów można dla wybranych lub wszystkich firm:
- wygenerować zaliczki na PIT, pliki JPK_V7 czy deklaracje ZUS DRA;
- wysłać deklaracje skarbowe i ZUS do urzędu skarbowego lub ZUS-u;
- przekazać w formie maila lub SMS-a wyniki wyliczeń podatków/ZUS-u wraz z terminami ich zapłaty;
- wysłać przypomnienie o niedostarczonych do księgowania dokumentach lub wiadomość o dowolnej innej treści, np. przypomnienie o sporządzeniu remanentu;
- przesłać przypomnienia o nieuregulowanych płatnościach.
Kompleksowe oprogramowanie online dla biur rachunkowych
Wybór odpowiedniego systemu może okazać się dużym krokiem w kierunku optymalizacji pracy, a zatem i podniesienia efektywności działania biura rachunkowego.
Przykładem może być system wFirma dla Biur rachunkowych. To rozwiązanie oferujące:
- kompleksowość – księgowość uproszczona i pełna, kadry, płace i ubezpieczenia ZUS z bezpośrednią wysyłką deklaracji, panel dla klientów z darmowym fakturowaniem, zarządzanie pracą, OCR bez limitu czy integracja z KSeF i bankowością;
- mobilność – rozwiązanie chmurowe pozwala na pracę z dowolnego miejsca oraz dla dowolnej liczby pracowników biura bez dodatkowych opłat z tym związanych, bez konieczności instalowania i uaktualniania systemu przez informatyka;
- comiesięczne bezpłatne aktualizacje – które nie tylko automatycznie dostosowują system do obowiązujących przepisów, lecz także wprowadzają nowe funkcje;
- reklamę i pozyskanie nowych klientów – wizytówka biura widoczna jest w ogólnopolskim Katalogu Biur Rachunkowych, promowana pośród tysięcy przedsiębiorców samodzielnie prowadzących księgowość na wFirma oraz milionów czytelników Poradnika Przedsiębiorcy.
Zmiana oprogramowania w biurze rachunkowym – od czego zacząć?
Najłatwiej „przesiąść” się na nowe oprogramowanie na przełomie roku, służą do tego udogodnienia przenoszące część danych. Przed podjęciem takiej decyzji warto go przetestować. Dostawcy oprogramowania, wychodząc naprzeciw, udostępniają je w pełnej wersji na 12 miesięcy na próbę. Za darmo, bez zobowiązań. Biuro rachunkowe może prowadzić księgowość w tym czasie dla swoich 10 klientów.
*Według raportu z badań opublikowanych na stronie wynagrodzenia.pl na zlecenie Sedlak & Sedlak: https://wynagrodzenia.pl/moja-placa/ile-zarabia-ksiegowy
**Całkowity koszt zatrudnienia wyliczony przy użyciu kalkulatora wynagrodzeń ze strony: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/kalkulator-wynagrodzen
