Przed biurami rachunkowymi, a zwłaszcza ich właścicielami, codziennie staje nie lada wyzwanie. Prowadzenie firmy to sporo rozterek i problemów, jednak praca ta daje wiele satysfakcji. Z odpowiednio dobranym systemem można uprościć proces zarządzania biurem. Jak zwiększyć efektywność pracowników w biurze rachunkowym? Jakie możliwości daje nowoczesny system w tym aspekcie? Przekonaj się sam!
Codzienność księgowych, czyli charakterystyka pracy w biurze rachunkowym
Zawód księgowego to szeroka odpowiedzialność, a także bardzo dużo pracy. Ciągle trzeba mieć na uwadze dobro i bezpieczeństwo finansowe klienta, zważając przy tym na nieustanne zmiany w prawie. Biura rachunkowe pełnią więc kluczową rolę w procesach księgowych – są miejscem, gdzie skrupulatność, a także terminowość mogą wpłynąć na płynność finansową rozliczanych firm.
Księgowość, jak każdy inny zawód, wiąże się z pewnym stylem pracy. Opisując charakterystyczny miesiąc pracy w biurze rachunkowym możemy stwierdzić, że przeważnie jest on dość schematyczny, mocno uzależniony od dat i terminów księgowych. Przysłowiowy „dwudziesty” przyprawia więc co miesiąc każdą księgową i księgowego o szybsze bicie serca. Znaczna część ich pracy wykonywana jest średnio pomiędzy 10. a 20. dniem miesiąca, czyli datą pierwszych obowiązków podatkowych. To okres najintensywniejszej aktywności, która często związana jest z nadgodzinami w biurze rachunkowym, by zdążyć z księgowaniami przed terminem.
Praca w tym stylu powoduje stres i nerwy, a także nie jest w pełni efektywna dla właściciela biura, zwłaszcza przy nieodpowiedniej organizacji pracy księgowych. Co, gdyby klienci dostarczali faktury w czasie rzeczywistym, a księgowanie mogło odbywać się na bieżąco? Jest to możliwe dzięki jednolitemu środowisku pracy w obrębie jednego ekosystemu, gdzie klient w swoim panelu wgrywa wydatki do OCR, a także może wystawiać faktury sprzedaży z dowolnego miejsca i urządzenia — dokumenty zostają automatycznie wstępnie zaksięgowane, a po stronie księgowego zostaje jedynie weryfikacja. To najbardziej efektywny model współpracy. Co więcej, obligatoryjne wprowadzenie KSeF zwiększy możliwość księgowania na bieżąco, ułatwiając przy tym pracę i rozkładając ją na równy okres w miesiącu.
Przydatnym rozwiązaniem w takim wypadku jest system księgowo-kadrowy online, taki jak wFirma dla Biur Rachunkowych. Daje on możliwość pracy w każdym miejscu z dostępem do internetu. To rozwiązanie znacznie ułatwia pracę w „gorącym czasie” dla księgowych. Co więcej, szef biura rachunkowego ma bezpośredni dostęp do informacji o logowaniach pracowników, a także konkretnych działaniach wykonanych na danych firmach. Nawet gdy pracownik przebywa poza biurem, właściciel może czuwać nad prowadzonymi księgowaniami, a także badać pracochłonność. Ma również wgląd w to, czy wszystkie deklaracje klientów zostały terminowo przesłane do urzędu skarbowego i do ZUS-u oraz czy wszyscy klienci zostali poinformowani o wysokości zobowiązań do zapłaty.
Pracownicy biura rachunkowego a problemy szefa biura
Mogłoby wydawać się, że im większa liczba pracowników, tym bardziej rozwinięte biuro rachunkowe, które może pozwolić sobie na obsługę większej ilości firm. Niestety, rzeczywistość okazuje się inna. Zwiększone zatrudnienie to często większy chaos i nawarstwiające się problemy do rozwiązania przez właściciela biura.
Największe koszty w działalności prawie każdego biura rachunkowego, to te związane z zatrudnieniem pracowników. Znalezienie odpowiedniego pracownika, który zostanie z nami na dłużej, będzie spełniał wszystkie wymagania co do konkretnego stanowiska, a także angażował się w pracę, jest bardzo trudne i wymaga dużego nakładu finansowego oraz czasowego. Co więcej, średnio dopiero co czwarta zatrudniona osoba na okres próbny zostaje na dłużej w danej firmie. Oprócz czasu poświęconego na rekrutację należy także mieć na uwadze czas i zaangażowanie we wdrażanie nowego pracownika, co najczęściej przypada innemu pracownikowi biura, temu już wykwalifikowanemu, który ma wiele swoich obowiązków. Jednak gdy w końcu trafimy na odpowiednią osobę, problemy się często nie kończą.
Z raportu stworzonego na zlecenie Centrum Medycznego Enel-Med „Zdrowy pracownik 2023” wynika, że w 2023 roku statystyczny polski pracownik korzystał z około 12 dni zwolnienia L4, a co piąty pracownik nie pojawił się w pracy przez około miesiąc z powodu choroby. Taki przypadek może się zdarzyć w każdym biurze rachunkowym, a o znalezienie szybkiego zastępstwa nie jest łatwo. Dodajmy, że większość księgowych to kobiety, tak więc możemy spodziewać się, że w pewnym momencie mogą przejść na urlop macierzyński i właściciel biura powinien być na to gotowy. W okresie absencji pracowników pracy księgowej nie ubędzie.
Odpowiedzią na taką sytuację jest sprawne przekazanie opieki nad danym klientem innemu pracownikowi. W systemie wFirma dla Biur Rachunkowych szef biura może dokonać przypięcia nowego opiekuna księgowego do danego klienta, który automatycznie zyskuje dostęp nie tylko do wszystkich dokumentów, lecz także do notatek o kliencie i całej korespondencji prowadzonej z nim wcześniej za pomocą modułu komunikacyjnego w systemie. Rozwiązanie to pozwala na szybką i wygodną kontynuację księgowań.
Wielu właścicieli uważa, że aby zwiększyć liczbę klientów, tym samym poszerzyć działalność swojego biura rachunkowego, należałoby zatrudnić nowych pracowników. Często nie zdają sobie sprawy z tego, że odpowiednio dobrany system to szereg usprawnień i automatyzacji umożliwiających obsługę większej liczby klientów przy jednoczesnym utrzymaniu stałego składu pracowników. Co więcej, księgowi mogą skupić się na merytorycznej stronie swojej pracy, zamiast tracić czas i energię na ręczne wprowadzanie dokumentów i wyciągów bankowych.
Praca księgowa oparta na merytorycznej wiedzy
Praca księgowych obarczona jest dużym ryzykiem błędów z przypadku, ale także niewiedzy z powodu bardzo szybko zmieniających się przepisów. Już teraz rozwiązania nowoczesnych oprogramowań wskazują na możliwość księgowań wstępnych dzięki inteligentnym schematom księgowym. Za sprawą algorytmów sztucznej inteligencji rozwiązania te mogą usprawnić proces, podpowiadając odpowiednie schematy księgowe do zdarzeń gospodarczych, czyli wyręczając księgowych w zabierającej najwięcej czasu, monotonnej pracy.
To nie tylko ułatwienie dla pracowników, lecz także ochrona dla szefa biura, ma on bowiem pewność, że księgowania będą poprawne. Wyobraźmy sobie sytuację, że przepisy prawa dopiero co uległy zmianie, nasz pracownik jest początkujący, jeszcze nie wychwycił zmiany prawnej i zaczął księgowanie „po staremu”. Zauważa jednak, że system zaksięgował dane zdarzenie inaczej, niż on by to zrobił. Ma wtedy szansę weryfikacji zaistniałej sytuacji i dopytania się starszego kolegi lub zweryfikowania zmian prawnych, dzięki czemu nie popełni błędu.
Wymienione powyżej schematy pozwalają księgowym na merytoryczną pracę opartą na swoim doświadczeniu i wiedzy, ponieważ większość czasochłonnych, męczących i rutynowych zadań w pracy księgowych jest wykonywana automatycznie. Co więcej, zyskują oni więcej czasu na rozwój i poszerzanie wiedzy, a co za tym idzie – jeszcze większą opiekę nad klientem przez dostarczanie mu szerszego wachlarza usług dodatkowych.
Przykład 1.
Biuro rachunkowe Bilans funkcjonuje na rynku od 10 lat. W ostatnim okresie firma zauważyła spadek liczby nowych klientów, co jednak nie miało wpływu na mniejszą ilość pracy księgowej, więc zdecydowała się przeprowadzić analizę, aby zidentyfikować potencjalne źródła problemów, podejrzewając, że istnieje problem z wydajnością pracy w biurze.
Analiza:
Zidentyfikowano obszary, gdzie efektywność pracowników w biurze rachunkowym mogła być poprawiona. Okazało się, że nadal wiele czynności wykonywanych było manualnie, np.:
- ręczne wprowadzanie wyciągów bankowych;
- ręczne księgowanie dokumentów sprzedaży klienta korzystającego z systemu do fakturowania, z którego nie ma możliwości zaimportowania faktur;
- wysyłka do każdego klienta z osobna wiadomości mailowej o wysokości podatków i ZUS-u do zapłaty;
- wyliczanie różnic kursowych w Excelu;
- prowadzenie ewidencji RMK w Excelu.
Rozwiązanie:
Biuro postanowiło zainwestować w nowoczesny system, który automatyzuje procesy księgowe i kadrowo-płacowe, czyli:
- jeden kompleksowy system, który eliminuje konieczność przełączania się pomiędzy różnymi programami, gdyż zawiera zarówno moduł księgowy, kadrowo-płacowy, jak i funkcje do zarządzania pracą;
- schematy i automaty podpowiadające odpowiednie księgowania wydatków;
- liczne integracje, w tym zapewniające synchronizację z e-bankowością, wyciągi bankowe są pobierane przez księgowego i automatycznie parowane z dokumentami;
- możliwość wykonania akcji masowych, które pozwolą na wykonanie działań dla wielu wybranych klientów, jak wysyłka wszystkich deklaracji naraz do ZUS-u i urzędu skarbowego;
- panel klienta z systemem do fakturowania oraz OCR do wprowadzania wydatków, a także podglądem wysokości podatków i ZUS-u;
- komunikacja z klientem online lub mailowo, pozwalająca masowo na wysyłkę informacji.
Wdrożono także narzędzia do monitorowania pracy zespołu oraz zarządzania biurem, co miało na celu zwiększenie efektywności operacyjnej.
Wyniki:
Po wdrożeniu nowego oprogramowania, biuro doświadczyło znaczącej poprawy w wydajności pracy. Czas potrzebny na obsługę klientów został skrócony, a błędy ludzkie zostały zminimalizowane.
Efektywność pracowników w biurze rachunkowym
Odpowiednia analiza efektywności w biurze rachunkowym może pokazać, że pozostaje przestrzeń na obsługę dodatkowych klientów. Jednakże odpowiedni dobór zautomatyzowanego systemu oraz posiadanie wykwalifikowanej i zaangażowanej kadry pracowniczej pozwala na większą efektywność pracowników w biurze rachunkowym, pozyskanie jak największej liczby klientów, zachowując przy tym wysoką jakość obsługi.
