Poradnik Przedsiębiorcy

Niepłacący klienci w biurze rachunkowym - jak się zabezpieczyć?

Kto prowadzi biuro rachunkowe, ten zna problem klientów niepłacących na czas. Pół biedy, jeśli klient spóźnia się z płatnością, ale do końca miesiąca ureguluje swoje zobowiązanie. Gorzej, jeśli zaległości zaczynają narastać z miesiąca na miesiąc i nie pozostaje nic innego, jak rozwiązać umowę i tym samym stracić klienta. Jak do tego nie dopuścić i zachować płynność finansową? Zapraszamy do lektury poniższego artykułu! Niepłacący klienci nie muszą być problemem Twojego biura!

Umowa to podstawa

Umowa jest dokumentem, który zarówno biuro rachunkowe, jak i klienta obliguje do pewnych działań. Obowiązkiem biura jest należyte i terminowe wyliczenie zobowiązań podatkowych oraz zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji księgowej. Klient winien za to przede wszystkim dostarczać dokumenty księgowe na czas oraz opłacać terminowo faktury za świadczone usługi księgowe. Umowa powinna natomiast przewidywać, że klient nie zawsze wywiązuje się ze swoich zobowiązań i tym samym w jej zapisach powinny znaleźć się informacje, do czego w takim wypadku ma prawo biuro rachunkowe.

Odsetki i opłaty dodatkowe

W umowie warto zawrzeć informację o naliczaniu odsetek i dodatkowych opłat oraz twardo trzymać się tego zapisu u klientów, w przypadku których normą jest niepłacenie w terminie.

Przykład zapisu w umowie:
"Z powodu przekroczenia terminu płatności Zleceniobiorcy przysługują odsetki za zwłokę, o których mowa w art. 481 § 2 z ind. 1 kc oraz równowartości kwoty 40 euro, o jakiej mowa w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych Dz. U. 2013 poz. 403 z pozn. zm., chyba że w dacie czynności będzie obowiązywał inny akt prawny ustanawiający opłatę w innej wysokości. W takim wypadku opłata będzie naliczana zgodnie z obowiązującymi przepisami."

Opłata 40 euro przysługuje automatycznie od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (czyli jeśli minie termin płatności określony w fakturze) i jest to rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Wysokość opłaty zależy od kwoty zobowiązania z faktury i jest to:

  • 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych (najczęściej świadczone usługi księgowe mieszczą się w tej kwocie);

  • 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;

  • 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Powyższe opłaty przysługują ustawowo. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych:

„W transakcjach handlowych – z wyłączeniem transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny – wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

1) wierzyciel spełnił swoje świadczenie;

2) wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie”.

Doliczenie opłaty 40 euro, czyli około 180 zł, może być świetnym motywatorem do terminowych zapłat. Dla klienta płacącego 350 zł netto za księgowość to więcej niż połowa miesięcznej stawki. Przy pierwszym opóźnieniu w płatnościach można klientowi przypomnieć warunki umowy i powiedzieć, że tym razem – wyjątkowo – opłata nie zostanie naliczona, jeśli płatność zostanie niezwłocznie wykonana. Następnym razem nota na opłatę 40 euro zostanie jednak automatycznie wystawiona.

Zawieszenie współpracy

W umowie obok wymaganego terminu płatności za faktury za usługi księgowe można zawrzeć informację, ile zaległości jest akceptowane przez biuro. Można przykładowo akceptować maksymalnie jedną nieuregulowaną fakturę i tylko do końca miesiąca. Wraz z nastaniem nowego miesiąca zaległość będzie automatycznie skutkować zawieszeniem współpracy.

Przykład zapisu w umowie:
"Jednomiesięczna zaległość w opłacie za wykonywaną usługę jest równoznaczna z zawieszeniem świadczenia usług przez Zleceniobiorcę, do czasu pełnego uregulowania zaległości. Zawieszenie wykonywania usług oznacza zaprzestanie wykonywania przez Zleceniobiorcę niniejszej umowy, bez ponoszenia odpowiedzialności za skutki."
Przy układaniu zapisów umowy należy mieć na względzie, aby nie łamały one przepisów ani zasad współżycia społecznego. Jeśli zatem przy zawarciu umowy klient akceptuje takie rozwiązanie (potwierdzeniem jest jego podpis), to biuro ma prawo nie wykonywać swojej pracy do czasu, aż zaległość zostanie w całości opłacona. Jeśli klient zapłaci za zaległą fakturę, współpraca jest przywracana. Szczegóły, jak postępować w takim wypadku, zależą od różnych czynników, przede wszystkim od tego, kiedy zapłata wpłynęła – czy w takim terminie, aby możliwe było zaksięgowanie dokumentów i wyliczenie podatków na czas.

Automatyczne rozwiązanie umowy

A co, jeśli klient mimo zawieszenia współpracy nie opłaci zaległości w ciągu całego kolejnego miesiąca? W takim wypadku biuro może zawrzeć w umowie informację o automatycznym rozwiązaniu umowy. Inną możliwością jest pominięcie opcji zawieszenia współpracy. Jeśli biuro akceptuje maksymalnie jedną nieuregulowaną w terminie fakturę, to pojawienie się drugiej po wymaganym terminie będzie skutkować automatycznie rozwiązaniem umowy.

Przykład zapisu w umowie:
"Dwumiesięczna zaległość w opłacie za wykonywaną usługę jest równoznaczna z rozwiązaniem umowy o świadczenie usług ze skutkiem natychmiastowym i nie wymaga żadnych dodatkowych powiadomień."
Umowa jest po to, by jasno ustalić zasady współpracy pomiędzy biurem a jego klientem. Niech zatem będzie skonstruowana w taki sposób, aby dawać biurom rachunkowym narzędzia do walki z niepłacącymi klientami.

Płatności z góry

Dobrym rozwiązaniem, bardzo prosto określającym zasady współpracy, jest stosowanie płatności z góry. Faktura wystawiana jest 1. dnia każdego miesiąca z terminem płatności np. 5 dni. Jeśli do tego czasu klient nie dokona zapłaty, wówczas biuro nie ma obowiązku dokonać rozliczeń księgowych klienta (automatyczne zawieszenie umowy). Przy samym nawiązaniu współpracy warto klientowi podkreślić, jak wygląda fakturowanie, a potem się tego trzymać. Pamiętajmy, że im częściej robimy wyjątki, tym częściej możemy się spodziewać, że niepłacących klientów będzie więcej.

Zdobywając nowych klientów, płatność z góry można ustalić od razu. Trudniejsze może wydawać się przejście na taki sposób rozliczeń z obecnym klientem biura. Natomiast jeśli po drugiej stronie mamy przedsiębiorcę zadowolonego z naszym usług, to i z podpisaniem aneksu do umowy nie będzie problemu.

Faktura z linkiem do szybkiej płatności

Nowoczesne biura rachunkowe robią wszystko, aby klientowi jak najszybciej dostarczyć fakturę, a także ułatwić dokonanie płatności. Do fakturowania warto wybrać program taki jak wFirma dla biur rachunkowych, czyli zawierający opcję automatycznego wystawiania faktur lub faktur cyklicznych. Nasz czas lepiej poświęcić na coś innego niż żmudne wystawianie faktur.

Do faktur warto udostępnić link do szybkiej płatności. Działa to w ten sposób, że wysyłając klientowi na maila fakturę, w wiadomości będzie on mieć widoczny tzw. odsyłacz. Po kliknięciu w niego przejdzie od razu do strony płatności online, a zapłata wpłynie przez pośrednika płatności do biura rachunkowego najpóźniej w następnym dniu roboczym. Dla części klientów będzie to udogodnienie, gdyż w ten sam sposób płacą za inne swoje wydatki stałe. Dla biura jest to metoda na bardzo szybkie otrzymanie zapłaty.

Przypomnienia o braku zapłaty

Szybka reakcja na brak wpłaty w terminie daje 95% skuteczności. Dobry system do obsługi codziennych prac biura rachunkowego zawiera takie opcje, jak wysyłka mailem przypomnienia o nieuregulowanej płatności. Jeśli klienci nie czytają na bieżąco maili, to dla nich skuteczniejsze może być wysłanie SMS z przypomnieniem o dokonaniu płatności. Natomiast tu warto posiłkować się systemem, z którego bezpośrednio takie wiadomości można wysłać (zamiast pisać je ręcznie z telefonu czy komputera). Wtedy też dosłownie za jednym kliknięciem do wszystkich dłużników trafią wiadomości SMS z informacją o fakturze i kwocie do zapłaty.

Umowa z firmą windykacyjną

Innym sposobem na radzenie sobie z niepłacącymi klientami jest zawarcie umowy z firmą windykacyjną, która przejmie monitoring zaległych faktur. W umowie o świadczenie usług księgowych można zawrzeć zapis, że każda faktura, której termin płatności minął, plus bufor np. 10 dni, trafia automatycznie do firmy windykacyjnej. W tym wypadku również przy podpisaniu umowy należy poinformować klienta, czym skutkują zaległości w płatnościach oraz że faktury są automatycznie przekazywane do windykacji. Stąd też biuro prosi o przestrzeganie terminów zapłaty. Być może to rozwiązanie wydaje się dość drastyczne, ale za to jest skuteczne. Nikt nie lubi otrzymywać przypomnień o nieuregulowanych płatnościach bezpośrednio od firm windykacyjnych, a tym bardziej ryzykować umieszczenia w bazach BIG-u.

„Moi klienci również nie płacą”

Czy w trakcie rozmowy z klientem w sprawie zaległych płatności usłyszeli kiedyś Państwo zdanie: „moi klienci również nie płacą mi na czas”? Tego typu usługobiorcy płacą w pierwszej kolejności tam, gdzie czekają ich większe konsekwencje oraz tam, gdzie wierzyciel jest bardziej męczący i nieugięty. Oczywiście właściciele biur najczęściej darzą empatią swych klientów, rozumiejąc ich problemy, ale oni również prowadzą biznes. Dlatego klientowi należy dać jasno do zrozumienia, że biuro nie będzie akceptować usytuowania go na końcu kolejki firm czekających na zapłatę.

Trwale niepłacący klienci – zasada Pareto

Zasada Pareto według definicji Wikipedii mówi, że „20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów”. To zdanie można przełożyć na życie biura rachunkowego: 20% klientów powoduje 80% problemów. Jeśli czas pokazuje, że klient ma trwałe problemy z płynnością finansową lub z innego powodu zwyczajnie nie płaci za usługi księgowe – nie należy dopuszczać do zwiększania zadłużenia. Z takim klientem należy się pożegnać. Raczej trzeba powziąć działania, aby w jego miejsce pozyskać nowych, rzetelnie płacących.

Czy zatem niepłacący klienci muszą być codziennością biur rachunkowych? Odpowiedź brzmi: nie. Biura do dyspozycji mają narzędzia wynikające z przepisów prawa: doliczanie odsetek i dodatkowych opłat czy też nowoczesne narzędzia pozwalające na bieżącą kontrolę nieopłaconych należności i szybką wysyłkę przypomnień o zapłacie. Najważniejsze to nie dopuszczać do narastania długów i być nieugiętym w temacie zapłaty za swoją rzetelną pracę.