Poradnik Przedsiębiorcy

Wystawienie faktury korygującej a zawieszenie działalności

Na zawieszenie działalności gospodarczej decydują się przeważnie przedsiębiorcy, którzy stracili płynność finansową i często ich dochód nie pokrywa takich opłat jak np. składki ZUS. Często też jest to związane z działalnością sezonową, gdy podczas sezonu działalność jest prowadzona, a podczas tzw. martwego okresu - zawieszana. Przedsiębiorcy korzystają z możliwości, jakie daje zawieszenie działalności gospodarczej, ponieważ wiąże się to z szeregiem udogodnień i jest mniej restrykcyjne niż w przypadku likwidacji działalności. Przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie jakie czynności mogą wykonywać z okresie zawieszenia np. czy wystawienie faktury korygującej jest zgodne z przepisami?

Okres zawieszenia działalności gospodarczej

Okres zawieszenia działalności gospodarczej określa właściciel firmy i może on zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni. Wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej składany jest na formularzu CEIDG-1, a więc na tym samym, na którym zgłaszano rozpoczęcie działalności. Na nim także można określić dokładnie, od którego dnia działalność gospodarcza ma być prawnie zawieszona. Termin nie jest narzucany odgórnie. Przedsiębiorca może więc wybrać dowolny dzień, ważne aby był on ostatnim dniem sprzedaży.

Działalność mogą zawiesić podatnicy niezatrudniający pracowników oraz przedsiębiorcy zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających:
- na urlopie macierzyńskim,
- urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, 
- urlopie wychowawczym lub 
- urlopie rodzicielskim niełączących korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego    tego urlopu.

Ponadto podczas okresu zawieszenia działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku (przy założeniu, że jest to okres pełnych miesięcy):

  • opłacania składek ZUS,
  • składania deklaracji VAT oraz JPK VAT (pod warunkiem, że nie dotyczy ich art. 99 ust. 7b ustawy o VAT),
  • wyliczania zaliczek na podatek dochodowy.

W przypadku zawieszenia działalności, która nie obejmuje pełnego miesiąca, składkę zdrowotną należy zapłacić za ten miesiąc w pełnej wysokości, a składki społeczne proporcjonalnie.

W trakcie zawieszenia działalności gospodarczej nie można wykonywać działalności gospodarczej, ani osiągać z niej żadnych bieżących przychodów.

Czynności dozwolone podczas zawieszonej działalności gospodarczej

Jak już wspomniano, ustawodawca zakazuje oferowania usług i towarów klientom, a także ich sprzedaży podczas zawieszenia działalności gospodarczej. Jednakże przedsiębiorca ma w zanadrzu kilka możliwości, a mianowicie:

  • ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
  • ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
  • ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
  • ma prawo lub obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej,
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
  • ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej,
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Wystawianie faktur sprzedaży a zawieszenie działalności gospodarczej

Istnieje kilka sytuacji, w których właściciel zawieszonej działalności ma prawo wystawić fakturę sprzedaży. Przedsiębiorca może w trakcie zawieszenia działalności sprzedawać środki trwałe i wyposażenie firmy (sprzęt elektroniczny, samochody, nieruchomości itp.). Sprzedając środki trwałe bezpośrednio z majątku firmy, powinien wystawić fakturę.

Druga możliwość wystawienia faktury powstaje na mocy art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, który mówi o tym, że fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. A więc termin ten może przypaść na okres, w którym działalność jest już zawieszona.

Przykład 1.

Przedsiębiorca sprzedaje usługę 25 listopada. W CEIDG zgłasza zawieszenie działalności gospodarczej na 30 listopada. Mimo że prawnie od tego dnia ma zawieszoną działalność gospodarczą, to do 15 grudnia ma czas na wystawienie faktury dla kontrahenta za wykonaną usługę.

Wystawienie faktury korygującej a zawieszenie działalności

Należy pamiętać, że wystawienie faktury korygującej jest możliwe wyłącznie w sytuacjach, gdy faktura zawiera błędy w pozycjach lub danych formalnych, np. w:

  • kwotach należności ogółem,
  • kwotach podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podatku,
  • sumach wartości sprzedaży netto, z podziałem na stawki i sprzedaż zwolnioną,
  • stawkach podatku,
  • wartościach dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • wszelkich obniżkach cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • cenach jednostkowych netto,
  • miarach i ilościach dostarczonych towarów lub zakresu wykonywanych usług

Korekta wystawiana jest również, gdy dochodzi do zwrotu towaru, udzielenia rabatu lub modyfikacji innych danych.

W takim przypadku wystawienie faktury korygującej jest obowiązkowe nawet przy zawieszonej działalności, ponieważ to na przedsiębiorcy spoczywa ta odpowiedzialność.

Na gruncie podatku dochodowego data księgowania korekty zależy od powodu jej wystawienia. Jeżeli wystawienie faktury korygującej jest spowodowane wystąpieniem błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki, to należy się cofnąć do okresu faktury pierwotnej.

Zawieszona działalność gospodarcza a składanie deklaracji VAT

W trakcie zawieszenie działalności gospodarczej, co do zasady nie ma obowiązku składania deklaracji VAT-7 lub VAT-7K, istnieją jednak wyjątki od tej reguły.

Deklarację VAT należy złożyć:

  • za okres (miesiąc albo kwartał), w którym:
    • podatnik jest zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu,
    • w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego (w praktyce oznacza to, że jeżeli zawieszenia dokonano w trakcie miesiąca/kwartału, to za ten okres należy złożyć deklarację VAT-7/VAT-7K),
    • podatnik jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego;
  • w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru bądź importu usług lub nabycia towarów, w zakresie których przedsiębiorca jest podatnikiem;
  • w przypadku korekty proporcji VAT (dotyczy podatników, którzy rozliczają się według mechanizmu proporcji i są w związku z tym zobowiązani do korekty odliczonego podatku naliczonego w deklaracji za pierwszy okres rozliczeniowy następnego roku podatkowego);
  • w przypadku gdy przedsiębiorca chce skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupów z tytułu ponoszenia kosztów terminowych (za faktury typu media, czynsz za lokal, abonament telefoniczny itp.). Złożenie deklaracji VAT w tym przypadku daje prawo do odliczenia VAT naliczonego - podatnik może ubiegać się o zwrot VAT lub przeniesienie go na kolejny okres rozliczeniowy;
  • gdy przedsiębiorca sprzedaje środki trwałe lub wyposażenie.

Jeśli nastąpi któryś z powyższych przypadków to konieczne będzie również wysłanie za ten okres pliku JPK VAT.

Korekta deklaracji VAT podczas zawieszenia działalności gospodarczej

Nie ma przepisu zabraniającego dokonywania korekt deklaracji VAT w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

Przykład 2.

Przedsiębiorca w deklaracji VAT za czerwiec wykazał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym. We wniosku do US zaznaczył opcję przeniesienia kwoty na przyszłe należności. Jednakże od początku lipca zawiesił działalność, a kwota przeniesiona została niewykorzystana. W związku z tym przedsiębiorca chciałby dokonać zwrotu nadwyżki zamiast przeniesienia. Może więc skorygować czerwcową deklarację VAT (ostania wygenerowana) z przeniesienia na zwrot podatku zgodnie z art. 87 ust.1 ustawy o VAT.

Jeżeli w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej okaże się, że podatnik ma obowiązek skorygować deklarację VAT za jeden z poprzednich okresów, wówczas powinien tego dokonać niezależnie od tego, czy działalność jest zawieszona.

Zawieszona działalność gospodarcza a podpisywanie umów

W przypadku podpisywania umów w trakcie zawieszenia działalności należy się odnieść do zapisu mówiącego o tym, że przedsiębiorca podczas zawieszenia działalności ma prawo do czynności służących zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu pod warunkiem, że nie złamią one warunków, jakim podlega zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej.

Oznacza to, że jeżeli w trakcie zawieszenia działalności zdarzy się, że przedsiębiorca będzie musiał, np. podpisać aneks do umowy, ponieważ niezrobienie tego będzie skutkowało jej zerwaniem, to może tego dokonać.

Przykład 3.

Przedsiębiorca w kwietniu zawiesił działalność na rok. Nadal opłaca czynsz za pomieszczenie, gdzie znajduje się wyposażenie i środki trwałe firmy oraz korzysta z usług firmy ochroniarskiej w celu ochrony majątku firmowego. Umowa z firmą ochroniarską kończy się w sierpniu. Przedsiębiorca ma prawo podpisać z nią przedłużenie umowy mimo zawieszonej działalności, ponieważ służy to zabezpieczeniu jego źródła przychodu (majątku).

Przedsiębiorca decydujący się na zawieszenie działalności gospodarczej może w jej ramach wykonywać jeszcze pewne operacje gospodarcze, jak np. zbywanie majątku firmy. Ponadto jest zobowiązany do poprawnego rozliczania się z organami skarbowymi, nawet w przypadku gdy np. błąd księgowania wynikł w deklaracji sprzed zawieszenia działalności. Należy zatem pamiętać, że zawieszenie działalności gospodarczej to nie likwidacja firmy i nadal mamy możliwość wykonywania operacji gospodarczych. Ich zakres jest jednak ograniczony.