Poradnik Przedsiębiorcy

Urlop przedsiębiorcy - a może zawieszenie działalności?

Przedsiębiorcy, wyjeżdżając na urlop, muszą zastanowić się, kto będzie zarządzał firmą podczas ich nieobecności. Możliwe jest mianowanie pełnomocnika, który w imieniu właściciela poprowadzi działalność i będzie podejmował za niego wszelkie decyzje, jednak wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Alternatywą do tego rozwiązania jest zawieszenie działalności gospodarczej. Należy jednak pamiętać, iż nie każdy może z tego prawa skorzystać. Przeczytaj jak urlop przedsiębiorcy może zostać rozwiązany formalnie.

Urlop przedsiębiorcy - kto może zawiesić działalność gospodarczą

Zawiesić działalność gospodarczą może wyłącznie przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników. Za pracowników uważa się osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Należy przy tym pamiętać, iż osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym są w dalszym ciągu pracownikami. Statusu takiego nie mają natomiast osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Oznacza to, iż przedsiębiorca, który zatrudnia osoby w oparciu o umowy zlecenia bądź o dzieło, może skorzystać z instytucji zawieszenia. Czyli jeśli zatrudnieni są pracownicy, urlop przedsiębiorcy w formie zawieszenia działalności jest niemożliwe.

W przypadku prowadzenia firmy w formie spółki cywilnej, jawnej czy partnerskiej, działalność zawiesić muszą wszyscy wspólnicy.  

Czas zawieszenia działalności

Okres zawieszenia liczony jest w dniach, miesiącach lub dniach i miesiącach. Wykonywania działalności gospodarczej nie można zawiesić na okres krótszy niż jeden miesiąc i nie dłuższy niż 24 miesiące. Bieg zawieszenia działalności rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej jednak niż w dniu złożenia wniosku. Zawieszenie trwa do momentu złożenia wniosku o wznowienie działalności.

Powyższe uregulowania oznaczają, iż przedsiębiorca, który chce wyjechać na np. tygodniowy urlop, nie może zawiesić działalności. W takim przypadku powinien ustanowić pełnomocnika, który przejmie obowiązki pod jego nieobecność. Tym samym dwutygodniowy urlop przedsiębiorcy jest niemożliwy do połączenia go z zawieszeniem działalności.

Zgłoszenie zawieszenia

Zawieszenie działalności gospodarczej odbywa się na podstawie wniosku złożonego przez przedsiębiorcę. Zgłoszenia takiego dokonuje się na formularzu CEIDG - 1. W przypadku spółek cywilnych, konieczne jest wypełnienie załącznika CEIDG-SC. Data widniejąca na wniosku jest jednocześnie datą zawieszenia działalności. Wniosek CEIDG -1  złożyć można następująco:

  • osobiście w Urzędzie Gminy - konieczne jest okazanie dowodu osobistego,
  • przez pełnomocnika - w tym przypadku należy uiścić opłatę za pełnomocnictwo - 17 zł. Zwolnione z opłat jest pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu (rodzicom, dziadkom) lub zstępnemu (dzieciom, wnukom),
  • listownie - należy wówczas notarialnie poświadczyć podpis, a dokument go poświadczający dołączyć do wniosku,
  • elektronicznie - przy użyciu podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP, podpisem osobistym, o którym mowa w przepisach o dowodach osobistych albo w inny sposób akceptowany przez system CEIDG, umożliwiający jednoznaczną identyfikację osoby składającej wniosek oraz czas jego złożenia.

Przedsiębiorca sam otrzymuje kopię złożonego wniosku z informacją o zawieszeniu działalności gospodarczej. W ciągu 3 dni od dokonania wpisu o zawieszeniu urząd gminy ma obowiązek przesłania danych z wniosku wraz z jego oryginałem do właściwego urzędu skarbowego, urzędu statystycznego oraz ZUS lub KRUS (w celu wyrejestrowania ze składek).

Prawa i obowiązki w okresie zawieszenia

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej przychodów. Nie może on także, na podstawie umowy zlecenia lub dzieło, wykonywać usług, które wchodzą także w zakres zawieszonej działalności gospodarczej. Podatnik, w okresie zawieszenia, nie może także dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Zakaz ten wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która reguluje, iż amortyzacji nie podlegają składniki majątku nieużywane w związku z zawieszeniem działalności gospodarczej. Odpisów nie dokonuje się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność.

Ponadto, zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca jest uprawniony do wykonywania pewnego rodzaju czynności, a także zobowiązany do spełniania określonych obowiązków. Na podstawie art. 14a ust. 4 ww. ustawy, w okresie zawieszenia, przedsiębiorca:

  • ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
  • ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności,
  • ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
  • ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed jej zawieszeniem,
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
  • ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem jej wykonywania,
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Urlop przedsiębiorcy - podatki i opłaty w okresie zawieszenia

W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej podatnicy nie mają obowiązku składania deklaracji VAT-7/ VAT-7K za okresy rozliczeniowe, których dotyczy zawieszenie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podatnik uzyskuje w okresie zawieszenia przychody np. z tytułu sprzedaży środków trwałych. Wtedy zobowiązany jest do złożenia deklaracji VAT.

Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji VAT nie dotyczy także:

  • podatników, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
  • podatników, którzy dokonują importu usług lub nabywających towary, w zakresie których są podatnikiem,
  • okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego,
  • okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego.

Ponadto podatnicy, w okresie zawieszenia działalności, nie mają obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy . Zaliczkę powstałą w wyniku sprzedaży wyposażenia przedsiębiorstwa czy też środka trwałego, należy odprowadzić w pierwszym okresie po wznowieniu działalności gospodarczej. Zeznania roczne należy składać obowiązkowo do US w odpowiednim terminie. W okresie zawieszenia działalności, należy normalnie powadzić KPiR (lub ewidencję przychodów w przypadku ryczałtu).

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie musi odprowadzać także obowiązkowych składek do ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Może jednak z własnej woli zostać objęty dobrowolnym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, iż w żadnym wypadku nie może zostać objęty ubezpieczeniem chorobowym i wypadkowym na zasadach dobrowolności. Jego ubezpieczenie zdrowotne wygasa. Po 30 dniach, gdy ubezpieczenie przestanie mieć ważność, podatnik powinien:

  • zawrzeć umowę z NFZ i ubezpieczyć się dobrowolnie (musi z tą umową zgłosić się do ZUS),
  • skorzystać z ubezpieczenia zdrowotnego małżonka (o ile takowe posiada).

Urlop przedsiębiorcy dobiegł końca, czyli wznowienie działalności

Urlop przedsiębiorcy kiedyś się kończy i wtedy powracając do swoich obowiązków należy wznowić działalność gospodarczą. Wznowienie działalności dokonywane jest, tak samo jak jej zawieszenie, na formularzu CEIDG-1. Wniosek należy złożyć przed upływem okresu, na jaki przedsiębiorca zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma prawo wznowić działalność jeszcze przed upływem czasu, na jaki zadeklarował się tę działalność zawiesić. Data wznowienia może być datą późniejszą niż data złożenia wniosku, nie może być jednak datą wcześniejszą. Niezłożenie wniosku o wznowienie działalności gospodarczej przed upływem 24 miesięcy spowoduje wykreślenie przedsiębiorcy z urzędu. Gmina ma jednak obowiązek poinformowania przedsiębiorcy o terminie wznowienia działalności. Informację tę przekazuje się za pomocą odpowiedniego wezwania, w którym gmina wyznacza dodatkowy 30-dniowy termin przysługujący na wznowienie działalności.