Zawieszenie działalności gospodarczej to często wykorzystywana przez przedsiębiorców możliwość czasowego wstrzymania prowadzenia firmy. Taka decyzja nie powoduje jednak automatycznego uchylenia wszystkich obowiązków. Warto wiedzieć, na co zwrócić szczególną uwagę, aby proces ten przebiegł zgodnie z przepisami i bez nieprzewidzianych konsekwencji.
Zawieszenie działalności gospodarczej – ogólne zasady
Działalność gospodarczą zawiesić można z dowolnego powodu. Nie ma określonego limitu takich zawieszeń, co oznacza, że można to czynić wielokrotnie.
Zawieszenie działalności gospodarczej może dotyczyć przedsiębiorcy niezatrudniającego pracowników, a w niektórych wypadkach także tego, który ich zatrudnia.
Zawiesić prowadzenie działalności może przedsiębiorca zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na: urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym oraz urlopie rodzicielskim, którzy nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu.
W przypadku zakończenia korzystania z urlopów lub złożenia przez pracownika wniosku dotyczącego łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy, do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.
Przedsiębiorca, który jest wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej:
- na czas nieokreślony albo
- określony, nie krótszy jednak niż 30 dni.
Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik spółki cywilnej oraz poza tą spółką może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej z tych form, a przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku z nich, z zastrzeżeniem, że w przypadku wykonywania działalności w ramach spółki cywilnej zawieszenie będzie skuteczne pod warunkiem, że dokonają go wszyscy ze wspólników.
Zawieszenie działalności następuje na wniosek przedsiębiorcy.
Wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej można złożyć w następujący sposób:
- przez internet,
- osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy,
- listownie.
W przypadku wniosku składanego za pośrednictwem poczty wymagane jest, aby wniosek zawierał własnoręczny podpis przedsiębiorcy poświadczony przez notariusza.
Okres zawieszenia działalności gospodarczej
Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej i trwa do dnia wskazanego w tym wniosku albo we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej lub do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.
Jeśli przedsiębiorca to uczyni, wówczas działalność zostanie wznowiona we wskazanym terminie bez konieczności składania dodatkowego wniosku w tym zakresie.
O czym należy pamiętać przy zawieszeniu działalności?
Decydując się na zawieszenie działalności, należy pamiętać o:
- konieczności rozwiązania umów z pracownikami i ich wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych, chyba że przedsiębiorca zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na: urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym oraz urlopie rodzicielskim, którzy nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
- prowadzeniu księgowości, w tym możliwości rozliczania kosztów;
- zwolnieniu z odprowadzania zaliczek od podatku;
- rocznym rozliczeniu podatkowym;
- braku możliwości rozliczania amortyzacji;
- braku obowiązku wysyłania JPK_V7;
- braku obowiązkowego wykonywania raportów na kasie fiskalnej i jej przeglądów;
- utracie statusu czynnego podatnika VAT po upływie 6 miesięcy zawieszenia.
Brak obowiązku wysyłania JPK_V7
Przedsiębiorca, który zawiesza działalność gospodarczą, nie musi w tym okresie składać deklaracji JPK_V7, z zastrzeżeniem, że dotyczy wyłącznie pełnych okresów rozliczeniowych.
- gdy dojdzie do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług lub nabywania towarów, w związku z którymi przedsiębiorca jest podatnikiem VAT;
- dokonywania korekty proporcji VAT;
- korzystania z prawa do odliczenia podatku;
- skorygowania wcześniejszych deklaracji;
- wykonania czynności, z tytułu której powstaje obowiązek rozliczenia podatku.
Zwolnienie z odprowadzania zaliczek od podatku
W zakresie prawa podatkowego przedsiębiorcy, którzy mają zawieszoną działalność gospodarczą, są zwolnieni z obowiązku ustalania oraz regulowania zaliczek na podatek dochodowy. Muszą pamiętać, aby w przypadku sprzedaży składnika majątku rozliczyć ten przychód po wznowieniu działalności, a gdyby wznowienie nie nastąpiło w danym roku podatkowym, uwzględnić go w zeznaniu rocznym. Przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych również zwolnieni są z obowiązku zapłaty ryczałtu.
Przykład 1.
Pan Marian do czerwca 2026 roku miał zawieszoną działalność gospodarczą. W lipcu ją wznowił. Czy musi on płacić zaliczkę na podatek dochodowy za lipiec 2026 roku?
Tak. Zwolnienie z obowiązku wpłacania zaliczek dotyczy wyłącznie okresu zawieszenia. Za lipiec 2026 r. pan Marian musi wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy w terminie do 20 sierpnia 2026 r.
Prowadzenie księgowości, w tym możliwości rozliczania kosztów
Przedsiębiorca prowadzący uproszczoną księgowość w formie księgi przychodów i rozchodów w okresie zawieszenia działalności gospodarczej może uzyskać przychód wyłącznie z należności powstałych przed datą zawieszenia lub ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia. Przychody te podlegają ewidencjonowaniu w KPiR. W trakcie zawieszenia ponoszone są też koszty, które można rozliczać.
- koszty najmu,
- koszty opłat,
- polisy OC,
- podatek od nieruchomości,
- odsetki od kredytów zaciągniętych na działalność,
- opłaty za prowadzenie rachunku firmowego,
- rozliczenie leasingu.
Przedsiębiorca, który rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, w czasie zawieszenia działalności nadal prowadzi ewidencję przychodów, przy czym uwzględnia w niej przychody uzyskane w okresie zawieszenia działalności gospodarczej z należności powstałych przed datą zawieszenia lub ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia.
Zwolnienie z obowiązku zamykania ksiąg rachunkowych zwalnia również z obowiązku:
- składania sprawozdania finansowego za rok obrotowy, w którym działalność przez cały ten okres była zawieszona;
- przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego.
Zawieszenie działalności w przypadku prowadzenia pełnej księgowości na krótszy czas niż rok obrotowy oznacza konieczność zamknięcia ksiąg rachunkowych za rok obrotowy i sporządzenie sprawozdania finansowego.
Brak możliwości rozliczania amortyzacji
W okresie zawieszenia działalności wyłączona jest też możliwość amortyzacji składników, które nie są używane z uwagi na fakt zawieszenia działalności gospodarczej.
Następuje to od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność i trwa do końca miesiąca, w którym wznowiono działalność gospodarczą.
Brak obowiązkowego wykonywania raportów na kasie fiskalnej i jej przeglądów
Przedsiębiorca, który w swojej firmie ma kasę fiskalną, w przypadku zawieszenia działalności nie musi podejmować żadnych dodatkowych działań.
Przedsiębiorca ten nie musi także dokonywać przeglądów kasy czy raportów dobowych lub miesięcznych.
Rozliczenie podatkowe za dany rok
Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku rocznego rozliczenia. Przedsiębiorca do 30 kwietnia składa PIT-36, jeśli rozlicza się według skali podatkowej, albo PIT-36L, gdy korzysta ze stawki liniowej. Ryczałtowcy w tym samym terminie składają PIT-28.
Konieczność rozwiązania umów z pracownikami i ich wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych
Przedsiębiorca, który chce zawiesić działalność, ale zatrudnia pracowników, przed jej zawieszeniem będzie musiał rozwiązać wszystkie umowy o pracę (chyba że zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na urlopach wymienionych wyżej), a zwolnionych pracowników wyrejestrować z ubezpieczeń w ciągu 7 dni od daty ustania stosunku pracy.
Taki pracodawca ma obowiązek również wyrejestrować wszystkich zgłoszonych do ubezpieczenia członków rodzin.
Utrata statusu czynnego podatnika VAT po 6 miesiącach zawieszenia
Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT, który zawiesza działalność gospodarczą, powinien pamiętać, że zawieszenie działalności na co najmniej 6 miesięcy kolejnych powoduje wykreślenie z rejestru podatników VAT.
Zawiadomienie powinno zostać złożone przed dniem zawieszenia działalności gospodarczej albo przed dniem rozpoczęcia wykonywania czynności opodatkowanych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.
Złożenie zawiadomienia skutkuje tym, że podatnik nie zostanie wykreślony z rejestru VAT albo status podatnika VAT zostanie przywrócony na okres wskazany w zawiadomieniu.
Podsumowanie
Podsumowując, zawieszenie działalności gospodarczej zwalnia m.in. z obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy oraz składania JPK_V7 za pełne okresy zawieszenia. Nie zwalnia jednak z prowadzenia ewidencji, rocznego rozliczenia podatkowego ani z obowiązków wobec pracowników. Przy zawieszeniu na co najmniej 6 miesięcy trzeba też liczyć się z wykreśleniem z rejestru podatników VAT. Warto znać te zasady, aby uniknąć problemów, w tym w razie kontroli.
