Poradnik Przedsiębiorcy

Korekta faktury w okresie zawieszenia działalności - czy jest możliwe jest jej wystawienie?

Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników ma możliwość czasowego zawieszenia działalności gospodarczej. W tym okresie jest zwolniony z wielu obowiązków, m.in. nie musi składać deklaracji VAT, ani opłacać zaliczek na podatek dochodowy. W okresie zawieszenia może zaistnieć konieczność wystawienia faktury korygującej. Czy możliwa jest korekta faktury w okresie zawieszenia działalności?

Korekta faktury w okresie zawieszenia działalności

Działalność można zawiesić na czas określony lub nieokreślony, nie krótszy jednak niż 30 dni. Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców podczas zawieszenia działalności przedsiębiorca:

  • może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
  • może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
  • ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
  • może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Ważne!

Mimo zawieszenia działalności, przedsiębiorca ma obowiązek regulować zobowiązania, które powstały przed okresem jej zawieszenia.

Typowymi czynnościami podejmowanymi w okresie zawieszenia przez przedsiębiorców jest rozliczanie w kosztach wydatków dotyczących czynszu za lokal, opłat bankowych czy rachunków za media. Jest to jak najbardziej prawidłowe, ponieważ wydatki tego typu mają na względzie utrzymanie posiadanego stanu oraz wznowienie działalności po okresie zawieszenia. Warunkiem koniecznym zaliczenia tych wydatków do kosztów jest zobowiązanie się do ich regulowania przed okresem zawieszenia działalności.

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej czynni podatnicy VAT nie mają obowiązku składania deklaracji VAT. Jednak istnieją wyjątki wymienione w art. 99 ust. 7b ustawy o VAT, których zwolnienie to nie dotyczy. Zwolnienie nie dotyczy:

  • podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;

  • podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary - w zakresie których są podatnikiem;

  • okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego;

  • okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany do rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego.

Art. 25 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców wskazuje, że w trakcie zawieszenia działalności nie można wykonywać ani osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może jedynie podejmować działania w celu zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów. Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, w których przedsiębiorca musi dopełnić obowiązków rozpoczętych przed zawieszeniem działalności. Jedną z nich jest sporządzenie korekty faktury sprzedaży wystawionej przed okresem zawieszenia. 

Uwaga!

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca może również wystawiać faktury za dokonaną sprzedaż składników majątku firmy, w tym środków trwałych czy wyposażenia.

Wystawienie faktury korygującej w okresie zawieszenia działalności jest możliwe, jeżeli faktura pierwotna została wystawiona przed okresem zawieszenia.

Korekta faktury w okresie zawieszenia działalności - księgowanie

W kwestii podatku dochodowego korektę przychodu należy dokonać w dacie wystawienia faktury pierwotnej, jeżeli powstała na skutek błędu lub oczywistej omyłki. Natomiast jeżeli korekta powstała w wyniku innego zdarzenia (np. zwrot towaru, udzielenie rabatu), należy ją dokonać w bieżącym okresie.

Z kolei na gruncie podatku VAT zgodnie z art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT do faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania, co do zasady sprzedawca powinien otrzymać potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę. Dopiero w tym momencie będzie mógł ująć korektę w rejestrze sprzedaży VAT.

Zatem mimo zawieszenia działalności przedsiębiorca jest zobowiązany do rozliczania podatku VAT z tytułu dokonywania czynności opodatkowanych. Będzie więc zmuszony do złożenia deklaracji VAT oraz korekt tych deklaracji, na które wpłynie wystawiona faktura korygująca.

Przykład 1.

Firma XYZ sprzedająca sprzęty elektroniczne zawiesza działalność od 15 czerwca. W kolejnym miesiącu zgłasza się klient, który chce zwrócić zakupiony towar z powodu jego wady technicznej. Za zakup otrzymał fakturę VAT wystawioną 20 maja.

W tej sytuacji mimo zawieszenia działalności przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej dla klienta. Korekta powinna być dokonana w lipcu. Ponadto należy złożyć deklarację VAT za lipiec (w przypadku rozliczeń miesięcznych należy ją złożyć do 25 sierpnia, natomiast w przypadku rozliczeń kwartalnych do 25 października).

Pzykład 2.

Przedsiębiorca zawiesił działalność gospodarczą 12 marca. Tydzień po zawieszeniu zgłosił się do niego klient z błędnie wystawioną fakturą VAT, na której została zastosowana niewłaściwa stawka VAT. Faktura została wystawiona na 5 marca.

Przedsiębiorca powinien wystawić fakturę korygującą w dacie wystawienia faktury pierwotnej oraz skorygować deklarację VAT za marzec.

Korekta faktury w okresie zawieszenia działalności przez system wFirma.pl

Użytkownicy systemu wFirma.pl mogą w prosty sposób wystawić fakturę korygującą, również w okresie zawieszenia działalności. Jeżeli faktura pierwotna została wystawiona przed zawieszeniem, to korekta faktury w czasie zawieszenia działalności jest jak najbardziej możliwa.

W celu wystawienia faktury korygującej należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczyć fakturę, która jest przeznaczona do skorygowania i następnie wybrać opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY.

Korekta faktury w okresie zawieszenia działalności - jak wystawić?

W oknie wystawienia faktury korygującej należy podać prawidłowe wartości, które powinny znajdować się na pierwotnej fakturze. System automatycznie przeliczy różnicę. Następnie w zakładce UZASADNIENIE KOREKTY należy podać przyczynę jej sporządzenia.

Korekta faktury w okresie zawieszenia działalności - uzasadnienie wystawienia korekty

Po zapisaniu faktura korygująca zostanie odpowiednio wykazana zgodnie z wprowadzonymi datami w kol. 7 KPiR jako sprzedaż towarów i usług oraz rejestrze sprzedaży VAT (w przypadku czynnych podatników VAT).

Zatem należy zwrócić szczególną uwagę na moment ujęcia faktury korygującej w KPiR oraz rejestrze sprzedaży VAT. W kwestii podatku dochodowego, jeżeli korekta powstała na skutek błędu lub oczywistej omyłki, należy cofnąć się do okresu, w którym została zaksięgowana faktura pierwotna. W pozostałych przypadkach korektę sprzedaży w KPiR księguje się w okresie bieżącym. Natomiast w odniesieniu do rejestru VAT faktura korygująca zmniejszająca podstawę opodatkowania powinna być ujęta na podstawie otrzymanego potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Dopiero wtedy sprzedawca może ująć fakturę korygującą w rejestrze sprzedaży VAT.

W systemie wFirma zostało to rozwiązane za pomocą funkcji BRAK. Jeżeli w momencie wystawiania faktury korygującej nie jest znana data potwierdzenia jej odbioru, należy zaznaczyć opcję “brak” znajdującą się obok daty potwierdzenia. Wówczas faktura korygująca nie zostanie zaksięgowana do rejestru sprzedaży VAT. Jedynie wartość netto zostanie ujęta w KPiR w dacie wystawienia faktury. Następnie po otrzymaniu potwierdzenia odbioru korekty użytkownik powinien wprowadzić datę potwierdzenia przez wybranie opcji ROZLICZ » POTWIERDZONO ODBIÓR KOREKTY, co spowoduje zaksięgowanie faktury korygującej również do rejestru VAT w dacie potwierdzenia jej odbioru.

Korekta faktury w okresie zawieszenia działalności - jak wystawić?

Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania do wystawionej faktury korygującej pod warunkiem otrzymania od nabywcy potwierdzenia jej odbioru uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. W przypadku uzyskania potwierdzenia odbioru po terminie złożenia deklaracji VAT, sprzedawca może ująć fakturę korygującą w rejestrze VAT w okresie rozliczeniowym, w którym dane potwierdzenie otrzymał od nabywcy.

Formą potwierdzenia odbioru faktury korygującej może być:

  • wiadomość e-mail,

  • faks,

  • pisemne oświadczenie,

  • otrzymanie korekty posiadającej odręczny podpis nabywcy,

  • potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata.

Natomiast w przypadku faktury korygującej zwiększającej podstawę opodatkowania potwierdzenie odbioru nie jest wymagane, jak również w przypadku:

  • eksportu towarów i WDT,

  • dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza granicami kraju,

  • sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,

oraz w sytuacji, gdy sprzedawca mimo udokumentowanej próby doręczenia potwierdzenia odbioru korekty jej nie otrzymał, a z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca został powiadomiony o tym, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.

W razie potrzeby sporządzenia korekty dotyczącej wyłącznie danych formalnych system posiada osobną funkcję KORYGUJ » DANE FORMALNE. Dzięki tej funkcji można dokonać korekty danych (nazwy, adresu czy błędu w numerze NIP kontrahenta). Tego typu faktura nie jest księgowana ani do Rejestru sprzedaży VAT, ani do KPiR lub Ewidencji przychodów, ponieważ nie zmiana wartości transakcji, a jedynie dane formalne.