Poradnik Przedsiębiorcy

Dane biometryczne a ewidencja czasu pracy

Ważny komunikat Urzędu Ochrony Danych Osobowych - Ewidencja czasu pracy nie jest celem, który uprawnia do przetwarzania danych biometrycznych pracownika!

Co to są dane biometryczne?

Zgodnie z RODO dane biometryczne to dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne.Dowiedz się więcej o szczególnych kategoriach danych osobowych.Przetwarzanie danych biometrycznych dozwolone jest tylko w sytuacji wystąpienia jednej z przesłanek wymienionych w rozporządzeniu.

Dane biometryczne a ewidencja czasu pracy.

Czy pracodawca może przetwarzać dane biometryczne pracowników? Tak, ale nie w celu ewidencji czasu pracy.Ewidencja czasu pracy nie jest celem, który usprawiedliwiałby przetwarzanie danych biometrycznych pracownika..Jedną z przesłanek wymienionych w rozporządzeniu jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą i o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Kodeks Pracy wskazuje, że przetwarzanie danych biometrycznych jest możliwe

  • za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy tych osób,
  • wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Uodo zwraca uwagę, że w stosunkach między pracownikiem a pracodawcą występuje brak równowagi a “zgoda nie powinna stanowić ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w sytuacji, w której istnieje wyraźny brak równowagi między osobą, której dane dotyczą, a administratorem.”
Co istotne, sama zgoda to nie jedyny warunek, przetwarzanie powinno również nastąpić z inicjatywy właściciela danych.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracowników jest możliwe ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Pracodawca nie ma jednak uprawnień do rozszerzenia przetwarzania na inne cele np. na potrzeby ewidencji pracy.

Jak ewidencjonować czas pracy w zgodzie z RODO?

Pracodawcy powinni pozostać przy bardziej tradycyjnych metodach ewidencjonowania czasu pracy np. listach obecności czy elektronicznych kartach dostępu.