W natłoku nowych obowiązków, jakie dotyczą pracodawców, pojawia się jeszcze jeden – wdrożenie dyrektywy Unii Europejskiej o sygnalistach. Który pracodawca jest do tego zobowiązany? Kim jest sygnalista? Jak należy to przeprowadzić? Co grozi za niewykonanie tego obowiązku? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj szczegóły.
Kim jest sygnalista?
Pierwsze pytanie, jakie się pojawia, gdy mowa o dyrektywie UE o ochronie sygnalistów, dotyczy tego, kim jest sygnalista. Sam termin jest przeniesieniem na grunt polski angielskiego słowa whistleblower, który w dosłownym tłumaczeniu znaczy „dmuchający w gwizdek”. Sygnalista to ktoś, kto, dmuchając w gwizdek, sygnalizuje o zbliżającym się niebezpieczeństwie, aby zaalarmować kolegów i wezwać pomoc. Termin sygnalista miał z założenia mieć inny wydźwięk niż ugruntowane w języku polskim słowa, jakimi opisuje się osoby zgłaszające nadużycia czy nieprawidłowości.
Ochrona sygnalistów – podstawy prawne
17 grudnia 2021 roku minął termin wdrożenia przez Polskę Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Polska nadal nie uchwaliła ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, więc możemy posiłkować się jedynie projektem tej ustawy, który został ogłoszony 18 października 2021 roku na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji.
Pracodawcy zatem mają obowiązek wdrożyć Dyrektywę UE dotyczącą ochrony sygnalistów, nie mając jeszcze polskiej ustawy, która dostosowałby tę dyrektywę do polskiego porządku prawnego. Projekt ustawy przygotowany przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej został przekazany do konsultacji społecznych dopiero 19 października 2021 roku, a prace nad nią ciągle trwają. Eksperci jednak radzą, aby pracodawcy nie czekali na uchwalenie polskiej ustawy, lecz wzorując się na dyrektywie UE, wprowadzali jej założenia w swoich firmach i ewentualnie potem dostosowali je do uchwalonej ustawy.
Kto może zostać sygnalistą?
Sygnalistą może zostać osoba, która zgłosi zauważone przez siebie nieprawidłowości za pomocą:
- kanału wewnętrznego (w zakładzie pracy) lub
- kanału zewnętrznego (do rzecznika praw obywatelskich), lub
- opinii publicznej.
Osoba ta musi mieć uzasadnione podejrzenia dotyczące naruszenia prawa, które nabyła w związku z wykonywaną przez siebie pracą, gdyż zgodnie z założeniami wspomnianej wyżej dyrektywy UE „osoby pracujące dla organizacji publicznej lub prywatnej lub utrzymujące kontakt z taką organizacją w związku ze swoją działalnością zawodową niejednokrotnie jako pierwsze dowiadują się o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, do jakich dochodzi w tym kontekście”.
Sygnalistami mogą być osoby zatrudnione na podstawie:
- umowy o pracę;
- umów cywilnoprawnych;
- kontraktów menadżerskich
– odbywające staż, praktyki, wolontariat, a także współpracujące z danymi podmiotami na zasadzie prowadzenia własnej działalności gospodarczej, czyli ogólnie rzecz biorąc, wszyscy, którzy mają z danym podmiotem relacje związane z wykonywaniem pracy.
Mogą to być też osoby, których stosunek pracy ustał lub nie został jeszcze nawiązany, a o naruszeniach prawa dowiedziały się na etapie rekrutacji.
Którzy pracodawcy są zobowiązani do wdrożenia dyrektywy UE ?
Najważniejsze pytanie, jakie się nasuwa, dotyczy tego, którzy pracodawcy muszą wprowadzać procedury dotyczące ochrony sygnalistów na podstawie dyrektywy UE.
Na początek są to duże przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 250 pracowników oraz podmioty publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, zatrudniające powyżej 50 pracowników. Będą to zatem wszystkie miejskie jednostki organizacyjne, jak np. biblioteki, centra kultury, domy dziecka, domy pomocy społecznej, szkoły itp.
Do 17 grudnia 2023 roku mają czas pozostałe podmioty prywatne – pod warunkiem, że zatrudniają od 50 do 250 pracowników.
Ważnym wyjątkiem jest jednak to, że niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, obowiązek wdrożenia dyrektywy UE będą miały podmioty działające w sektorze finansowym, m.in. banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, fundusze powiernicze itp.
W jaki sposób należy wdrożyć dyrektywę UE o ochronie sygnalistów?
Celem dyrektywy UE jest nie tyle wdrożenie procedur, za pomocą których sygnaliści mają zgłaszać nieprawidłowości, ile przede wszystkim zapewnienie im prawnej ochrony przed negatywnymi konsekwencjami, jakie mogą ich spotkać w związku z tym faktem. Najważniejszym obowiązkiem pracodawców będzie zatem takie przygotowanie procedur, aby im tę ochronę zagwarantować.
Pierwszą rzeczą, jaka się nasuwa, jest zapewnienie anonimowości, która zagwarantuje sygnalistom ochronę przed szykanami. Pracodawcy muszą zatem przygotować i wdrożyć bezpieczne kanały zgłoszeń oraz wyznaczyć bezstronne osoby, które będą się zajmowały tymi zgłoszeniami. Może to być:
- przeznaczony do tego e-mail;
- specjalny numer telefonu;
- adres pocztowy;
- kontakt do firmy zewnętrznej, z którą pracodawca zawrze umowę.
W interesie pracodawcy leży utworzenie na tyle bezpiecznych kanałów zgłoszeń, aby pracownicy czy inne osoby mające kontakt z firmą dokonali zgłoszenia w firmie, a nie skorzystali z prawa do zgłoszenia na zewnątrz, czyli do rzecznika praw obywatelskich, a w ostateczności do opinii publicznej.
Projekt ustawy o ochronie sygnalistów przewiduje, że procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań będzie miała charakter wewnątrzzakładowego aktu prawnego, zatem powinna mieć formę regulaminu i być uzgodniona:
- ze związkami zawodowymi (o ile działają w zakładzie pracy) lub
- z przedstawicielami pracowników (jeżeli na terenie zakładu pracy nie działaj związki zawodowe).
W regulaminie należy ująć kwestie dotyczące komórek organizacyjnych czy osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń oraz procedurę ich przyjmowania, a także terminów ich realizacji. Pracodawca ma bowiem 7 dni na poinformowanie o przyjęciu zgłoszenia oraz 3 miesiące na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
Należy także poinformować, co może być przedmiotem zgłoszenia, gdyż zgodnie z projektem ustawy zakres naruszeń jest szerszy niż ten przewidziany w dyrektywie UE.
Mogą to być naruszenia dotyczące między innymi:
- zamówień publicznych;
- bezpieczeństwa produktów i zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
Pracodawca będzie mógł dostosować zakres tych naruszeń do specyfiki swojego zakładu pracy i obowiązujących u niego standardów etycznych. Będzie on musiał prowadzić także rejestr takich zgłoszeń lub upoważnić inny podmiot do prowadzenia takiego rejestru, a dane w nim zawarte będą musiały być przechowywane przez okres 5 lat od dnia zgłoszenia przez sygnalistę.
Jakie sankcje grożą pracodawcom za niewdrożenie procedur dotyczących ochrony sygnalistów?
Polski ustawodawca zamierza karać pracodawców niestosujących procedur bardzo surowo. Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa przewiduje karę grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności do 3 lat za:
- utrudnianie dokonania zgłoszenia;
- podejmowanie działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia wewnętrznego (w zakładzie pracy), zewnętrznego (centralnym organem jest rzecznik praw obywatelskich) lub ujawnienia publicznego (np. w mediach);
- naruszenie obowiązku zachowania poufności osoby, która dokonała zgłoszenia;
- brak wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Warto zaznaczyć, że taką samą karą objęty będzie także sygnalista, jeżeli dokona zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
Podsumowując, pracodawcy powinni uważnie obserwować moment wejścia w życie ustawy dostosowującej dyrektywę UE o ochronie sygnalistów do polskiego porządku prawnego. Najbezpieczniej jest, nie czekając na jej wejście w życie, wdrażać odpowiednie rozwiązania, gdyż konsekwencje ich braku będą bardzo dotkliwe.
