Pracodawca może dofinansować wczasy swoich pracowników oraz ich rodzin na dwa sposoby – ze środków obrotowych własnej firmy lub z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Oczywiście w zależności od tego, jaką formę dofinansowania pracodawca wybierze, forma rozliczenia tych środków będzie inna. Jak rozliczyć dofinansowanie wypoczynku zatrudnionych pracowników?
Dofinansowanie wypoczynku a Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Utworzenie ZFŚS mają obowiązek pracodawcy, którzy:
według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Pracodawcy zatrudniający w swojej firmie mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli tylko chcą, również mogą utworzyć Fundusz. Jednak w ich przypadku nie jest to obowiązkowe. Wtedy, do kosztów uzyskania przychodu pracodawca może zaliczyć zarówno wpłacone kwoty na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz kwoty świadczeń urlopowych, które zostały wypłacone. Jednak warto zaznaczyć, że wydatki, które przedsiębiorca poniósł na działalność socjalną ujętą w przepisach o ZFŚS, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodu.
Aktem, który reguluje ZFŚS, jest ustawa o Funduszu oraz regulamin do niego dołączony, który ujmuje kwestię rozporządzania jego środkami. Jednak prawo nie zabrania (po konsultacji z pracownikami) wyboru tylko jednej formy świadczenia, zgodnej jednak z ustawą o ZFŚS.
Jeżeli pracodawca decyduje się na dofinansowanie wypoczynku pracownika oraz jego rodziny z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, ta kwota nie podlega w ogóle oskładkowaniu. Nie ulega także opodatkowaniu, jeżeli wysokość dofinansowania w roku podatkowym nie przekracza 380 złotych.
Ważne! Dofinansowanie z ZFŚS nie podlega oskładkowaniu, jeżeli jest potwierdzone odpowiednimi dokumentami i spełnia kryteria zarówno socjalne, jak i materialne. Mówiąc prościej, pracodawca który nie chce płacić składek za pomoc socjalną swoim pracownikom, nie może wypłacić wszystkim tej samej kwoty pieniędzy, czy nawet dać taką samą paczkę na święta. |
Dopłaty ze środków obrotowych pracodawcy
Jeżeli właściciel firmy uznał, że nie musi stwarzać Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, dofinansowanie wypoczynku pracowników pokrywa ze środków obrotowych przedsiębiorstwa. W takim wypadku, cała ta kwota jest opodatkowana.
W sytuacji, kiedy wczasy organizowane są przez podmioty prowadzące działalność w branży turystycznej (organizacja wycieczek, wczasów oraz transportu), a dofinansowanie ze środków obrotowych nie przekracza w roku podatkowym 760 złotych – kwota jest w całości zwolniona z podatku dochodowego. W przeciwnym wypadku całość dofinansowania zostaje opodatkowana.
Jeżeli chodzi o podejście ZUS do dopłat ze środków obrotowych, wartość dofinansowania stanowi podstawę wymiaru składek społecznych, niezależnie od innych czynników.
