W przepisach podatkowych kluczowe jest rozróżnienie dwóch pojęć: wystawienia oraz doręczenia faktury. Choć mogą wydawać się tożsame, różnica między wystawienie a doręczenie faktury jest fundamentalna, zwłaszcza w kontekście możliwości jej ewentualnego anulowania. Wyjaśniamy, jakie skutki prawne niosą za sobą obie czynności i kiedy fakturę uznaje się za wprowadzoną do obrotu prawnego.
Obowiązek wystawienia faktury
Jak wynika z treści art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze bądź na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (art. 106i ust. 1 ustawy VAT).
Podobne regulacje obowiązują, jeżeli chodzi o e-faktury. Otóż zgodnie z art. 106na ustawy VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Zatem powyższy przepis jednoznacznie określa moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej, którym jest dzień jej przesłania do KSeF.
Należy wskazać, że faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonej zaszłości gospodarczej), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu, który potwierdza rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika.
Natomiast jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą – m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Zatem co do zasady korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Jest ona wystawiana w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.
Wystawienie a doręczenie faktury
Ustawa VAT nie wyjaśnia pojęcia „wystawienie faktury”. Przyjmuje się jednak, że wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
Faktura VAT sporządzona, a nie wprowadzona do obrotu prawnego, nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu wyżej cytowanego przepisu prawnego i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego.
Jak wskazuje wyrok WSA w Opolu z 23 maja 2018 roku (I SA/Op 71/18), przez „wystawienie” faktury ustawodawca rozumie jej „doręczenie”. Zatem pojęcia „wprowadzenie do obrotu” nie można rozumieć inaczej jak tylko przez fakt ich doręczenia kontrahentowi.
Przykład 1.
Spółka Omega korzysta z systemu KSeF w zakresie wystawiania e-faktur. Spółka wygenerowała e-fakturę, przy czym nie przesłała jej do systemu. Jaki jest status takiej e-faktury?
Warunkiem uznania e-faktury za wystawioną jest jej przesłanie do systemu KSeF. Z uwagi na fakt, że do takiego przesłania e-faktury nie doszło, należy uznać, że e-faktura nie została wystawiona.
Anulowanie faktury
W treści ustawy VAT nie odnajdziemy przepisu, który regulowałby kwestie anulowania faktury. W praktyce jednak – wyjątkowo – jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 29 września 2020 roku (0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK): „skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (wystawiona faktura wraca do Wnioskodawcy i nie jest ujęta w ewidencji kontrahenta) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych w postaci dostawy towaru lub wykonania usługi to Wnioskodawca będzie miał prawo do anulowania takich faktur poprzez opatrzenie obu egzemplarzy faktury odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach ich anulowania i pozostawieniu ich w dokumentacji podatkowej”.
Ponadto w ww. interpretacji organ podatkowy podkreślił, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.
Podobnie też wypowiedział się NSA w wyroku z 11 kwietnia 2017 roku (I FSK 1460/15). Według niego możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę „wycofania się” podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Jednak powinna ona dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. poprzez doręczenie ich kontrahentom). Natomiast w przypadku wprowadzenia takich dokumentów do obrotu prawnego, pozostaje jedynie możliwość dokonania korekt faktur (rachunków uproszczonych) na zasadach określonych przepisami.
Przykład 2.
Spółka X wystawiła fakturę na rzecz spółki Y za dostawę towaru. Faktura została doręczona spółce Y. Okazało się, że towar został sprzedany spółce Z i faktura na spółkę Y została wystawiona omyłkowo. Czy spółka X może anulować fakturę wystawioną na rzecz spółki Y?
Z uwagi na fakt, że faktura została wprowadzona do obrotu (doręczona spółce Y), nie jest możliwe anulowanie faktury. Spółka X musi wystawić fakturę korygującą „zerującą”.
W świetle powyższego należy wskazać, że bez czynności doręczenia nie można mówić o poprawnym wystawieniu faktury. Tylko faktura wprowadzona do obrotu jest fakturą poprawnie wystawioną. Trzeba też wskazać, że tylko faktura niedoręczona może zostać anulowana.
Polecamy:
