Jakie usługi dodatkowe może świadczyć biuro rachunkowe - poznaj najpopularniejsze

Wielu przedsiębiorców decyduje się na nawiązanie współpracy z zakresu prowadzenia księgowości z biurem rachunkowym. Rozwiązanie takie przynosi wiele korzyści. Księgowi działają w imieniu klienta, przejmując wszystkie związane z tym obowiązki. Wielokrotnie jednak przedsiębiorcy oczekują od swoich biur większego zaangażowania w doradztwie i wsparcia w podejmowaniu decyzji biznesowych. Czy słusznie? Jakie usługi dodatkowe może świadczyć biuro rachunkowe w ramach swojej działalności?

Kompetencje biura rachunkowego

Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw, świadcząc wiele usług finansowo-księgowych. Ich podstawowym zadaniem wynikającym z przepisów ustawy o rachunkowości jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale zakres obowiązków tych podmiotów obejmuje znacznie więcej.

1. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
• Prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych poprzez ujmowanie zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym.
• Kategoryzowanie zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadami rachunkowości.
• Zapewnienie zgodności danych finansowych z obowiązującymi przepisami.
2. Inwentaryzacja aktywów i pasywów
• Okresowe ustalanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa drogą inwentaryzacji.
• Weryfikacja danych księgowych z rzeczywistością, co pozwala na eliminowanie ewentualnych nieprawidłowości.
3. Sporządzanie sprawozdań finansowych
• Przygotowywanie sprawozdań finansowych, w tym bilansu, rachunku zysków i strat oraz innych wymaganych raportów.
• Składanie dokumentów do odpowiednich organów, takich jak urząd skarbowy, Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) czy GUS.
4. Naliczanie podatków i rozliczenia z ZUS
• Sporządzanie i składanie deklaracji podatkowych (VAT, PIT, CIT) w imieniu klientów.
• Rozliczanie składek ZUS – zarówno dla przedsiębiorców, jak i ich pracowników.
5. Prowadzenie kadr i płac
• Obsługa dokumentacji kadrowo-płacowej, w tym prowadzenie akt osobowych pracowników oraz przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych.
• Naliczanie wynagrodzeń, obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz sporządzanie deklaracji ZUS.
• Wsparcie w obszarze przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Ponadto każde biuro rachunkowe stoi przed wyzwaniem dostosowania zakresu swoich usług do nowych wymagań i zmieniającego się prawa. Powoduje to wzrost odpowiedzialności za swoich klientów i tworzy ogromną szansę na podniesienie jakości obsługi, a co za tym idzie – podwyżki cen za świadczone usługi.

O czym należy pamiętać, decydując się na wprowadzenie dodatkowych usług w biurze rachunkowym?

Wprowadzanie usług dodatkowych w biurze rachunkowym może być świetnym sposobem na zwiększenie wartości oferty i przyciągnięcie nowych klientów. Wymaga to jednak przemyślanego, wieloetapowego procesu oraz odpowiedniego przygotowania zespołu i infrastruktury.

1. Dopasowanie usług do działalności biura - dodatkowe usługi powinny być komplementarne do podstawowej działalności księgowej. Popularnym kierunkiem rozszerzania oferty jest doradztwo podatkowe, prawne czy usługi ubezpieczeniowe. Ważne jest, aby analiza opłacalności nowych działań uwzględniała czasochłonność ich realizacji oraz wymagane zasoby. Kluczowe jest także ich odpowiednie wycenienie i precyzyjne opisanie w ofercie.
2. Kompetencje i kwalifikacje zespołu - w przypadku usług wymagających specjalistycznej wiedzy, takich jak doradztwo podatkowe, należy zadbać o odpowiednie kwalifikacje pracowników. Porad w tym zakresie mogą udzielać jedynie osoby posiadające wpis na listę doradców podatkowych, co wymaga zdania egzaminu państwowego. Świadczenie tego typu usług bez wymaganych uprawnień naraża biuro na wysokie kary finansowe, nawet do 50 000 zł.
3. Planowanie pracy i organizacja zespołu - aby uniknąć chaosu i przeciążenia zespołu, wprowadzenie dodatkowych usług powinno być starannie zaplanowane. Ważne jest, aby nowe obowiązki nie kolidowały z bieżącymi zadaniami. W niektórych przypadkach może być konieczne zatrudnienie nowych specjalistów, zwłaszcza jeśli usługi te wymagają szczególnych kompetencji (np. doradcy podatkowi).
4. Niezbędne wsparcie technologiczne - rozszerzając działalność, warto zadbać o odpowiednie narzędzia, takie jak zaawansowany program księgowy. Oprogramowanie dostosowane do potrzeb biura rachunkowego usprawni procesy, poprawi efektywność pracy i pozwoli zaoszczędzić czas, który można przeznaczyć na rozwój nowych obszarów działalności.
5. Stopniowe wdrażanie zmian - nowe usługi najlepiej wprowadzać stopniowo, rozpoczynając od tych, które są naturalnym rozszerzeniem dotychczasowej działalności. Działanie to minimalizuje ryzyko związane z nadmiernym obciążeniem pracowników lub koniecznością natychmiastowego dostosowania organizacji pracy.
6. Budowanie centrum usługowego - stworzenie w ramach swojego biura rachunkowego kompleksowego centrum usługowego może być skutecznym sposobem na zdobycie nowych klientów i zwiększenie ich lojalności. Klienci cenią możliwość załatwienia wielu spraw w jednym miejscu, co pozwala im zaoszczędzić czas. Takie podejście sprzyja również eliminacji „martwych okresów” w pracy biura i zapewnia ciągłość zleceń.

Jak znaleźć czas na prowadzenie dodatkowych usług?

Cyfryzacja biur rachunkowych otwiera nowe możliwości zarówno dla księgowych, jak i ich klientów, eliminując wiele problemów związanych z tradycyjnym prowadzeniem księgowości. Biura, które nadal bazują na dokumentach papierowych, borykają się z trudnościami organizacyjnymi, czasochłonnością oraz ryzykiem opóźnień czy błędów. Gromadzenie i przechowywanie ogromnej liczby faktur w takiej formie przy obsłudze setek klientów jest nie tylko nieefektywne, ale wręcz niewykonalne w dłuższej perspektywie. Do tego dochodzą problemy z nieterminowością dostarczania dokumentów przez klientów, brak kompletnych danych czy presja wywierana na księgowych w związku z terminowym rozliczaniem podatków. Takie trudności sprawiają, że tradycyjna księgowość staje się coraz bardziej obciążająca i mało konkurencyjna.

Odpowiedzią na te wyzwania jest cyfryzacja, która rewolucjonizuje sposób pracy w biurach rachunkowych. Wejście w nowoczesną księgowość wiąże się przede wszystkim z wyborem odpowiedniego oprogramowania dla biura rachunkowego. Na rynku dostępnych jest kilka alternatyw, które przyczyniają się do uzyskania przez biura przewagi konkurencyjnej. Jedną z nich jest system wFirma dla Biur Rachunkowych, który dzięki swoim usprawnieniom odpowiada na potrzeby wynikające z cyfryzacji, a także gwarantuje automatyzację procesów księgowych, a w przypadku pracy odtwórczej – minimalizuje nadmierne zaangażowanie człowieka. Potencjał, a także wolne zasoby, mogą zostać skierowane na realizację nowych zadań. 

Automatyzacja księgowości to przede wszystkim odejście od ręcznego wprowadzania danych i zbierania dokumentów różnymi kanałami, co znacznie usprawnia procesy i przyspiesza obsługę klientów. Kluczowym elementem jest narzędzie Cyfrowego Asystenta Księgowego, który automatycznie odczytuje dokumenty zakupu i przyporządkowuje do nich odpowiedni schemat księgowy. Wstępnie zaksięgowane w wersji roboczej wydatki są pozostawiane do ostatecznej weryfikacji przez księgowego. Drugim z kluczowych elementów jest komunikacja w systemie, która pozwala na przesyłanie dokumentów jedną drogą, eliminując konieczność wizyt w biurze czy przesyłania faktur w formie papierowej. To rozwiązanie szczególnie doceniają klienci, którzy mają coraz większe oczekiwania wobec jakości i szybkości usług.

Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko zwiększa efektywność zarządzania, lecz także poprawia relacje z klientami dzięki transparentności i łatwemu dostępowi do informacji. Wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu, a w razie wątpliwości dotyczących faktur można szybko zwrócić się do klienta o wyjaśnienia, które są automatycznie zapisywane w systemie. Takie podejście eliminuje konieczność czasochłonnych poszukiwań i ułatwia obsługę np. kontroli skarbowych, pozwalając na szybkie wygenerowanie plików z dokumentami.

Odpowiednio dobrane oprogramowanie nie tylko automatyzuje powtarzalne procesy, lecz także minimalizuje zaangażowanie człowieka w rutynowe czynności, pozwalając skierować zasoby na bardziej strategiczne działania. W dobie cyfryzacji, gdzie czas i efektywność mają kluczowe znaczenie, transformacja księgowości w zdalną i zautomatyzowaną formę pozwala oszczędzić czas i poprawić konkurencyjność oraz stworzyć nowoczesną ofertę uwzględniającą dodatkowe usługi dla klientów biur rachunkowych.

Jakie usługi dodatkowe może świadczyć biuro rachunkowe?

Dodatkowe godziny zaoszczędzone w ciągu tygodnia dzięki automatyzacji pracy otwierają nowe możliwości. Warto wówczas rozważyć wprowadzenie dodatkowych usług oferowanych przez biuro, które podniosą atrakcyjność oferty, ale także zwiększą jego wartość rynkową.

Poszerzenie działalności wpływać może na powiększenie bazy klientów, a w ostateczności na wzrost zysku. Dodatkowe usługi w ofercie mogą wpływać również na umocnienie pozycji biura na rynku. 

1. Doradztwo podatkowe: Biuro rachunkowe może rozszerzyć swoją ofertę o usługi doradcze związane z optymalizacją podatkową, zarówno na rynku krajowym, jak i międzynarodowym. Dzięki temu klienci mogą liczyć na profesjonalne doradztwo w zakresie planowania podatkowego oraz minimalizacji kosztów działalności gospodarczej. Co ważne, usługi takie mogą być świadczone w ramach współpracy z doradcą podatkowym, który jest spoza struktury organizacyjnej biura.
2. Strategia optymalizacji kosztów: Tworzenie strategii opartej na analizie sytuacji klientów poprzez wskazanie możliwych rozwiązań inwestycyjnych oraz obszarów, w których możliwe jest generowanie oszczędności. To usługa, która może działać równolegle z księgowością, dostarczając wartościowe wsparcie biznesowe.
3. Usługi prawne: Biuro rachunkowe może rozszerzyć swoją działalność o doradztwo prawne, zwłaszcza w zakresie prawa handlowego. Przedstawicielstwo klienta w sprawach prawnych to również coraz popularniejsza oferta, zwłaszcza że usługi te wychodzą poza zakres wiedzy i kompetencji przeciętnego pracownika biura rachunkowego.
4. Ubezpieczenia dla firm: Świadczenie usług związanych z ubezpieczeniami dla firm, w tym ubezpieczenia samochodów służbowych, to kolejna usługa, która może być włączona do oferty biura rachunkowego. Pomoc w wyborze odpowiednich ubezpieczeń dla działalności gospodarczej stanowi wartość dodaną.
5. Leasing maszyn i samochodów: Biuro rachunkowe może także nawiązać współpracę z firmami leasingowymi i pomóc swoim klientom w sprawach związanych z leasingiem – zarówno maszyn, jak i samochodów. 

Dlaczego warto wprowadzić do oferty biura rachunkowego dodatkowe usługi?

Poszerzenie działalności biura rachunkowego polega głównie na ograniczeniu potrzeby przekazywania zleceń do innych firm. Im większa liczba wykwalifikowanych specjalistów zatrudnionych w biurze, tym większy potencjał pozyskiwania nowych klientów. Mogą oni korzystać z usług prawnych, podatkowych czy załatwiać sprawy związane z ubezpieczeniem samochodu służbowego w jednym miejscu. Takie rozwiązanie umożliwia generowanie dodatkowych dochodów z różnych usług, a z perspektywy klienta – oszczędność czasu, który normalnie musiałby poświęcić na kontaktowanie się z wieloma różnymi specjalistami.

Kompleksowość biura rachunkowego jest coraz bardziej ceniona, zwłaszcza wśród tych klientów, którzy dopiero rozpoczynają prowadzenie swojej firmy.  Jeden partner zapewnia im wsparcie w różnych obszarach, które na początku mogą być trudne do zrozumienia. Zadowoleni klienci, którzy mogą załatwić wszystkie sprawy związane ze swoją działalnością w jednym miejscu, nie będą szukać alternatywnych rozwiązań, gdy pojawi się potrzeba skorzystania z doradztwa podatkowego czy prawnego. Znane i sprawdzone biuro będzie dla nich preferowanym wyborem, zamiast tracić czas na poszukiwanie innych dostawców, nawet jeśli wcześniej nie korzystali z takich usług. Takie podejście znacząco wzmacnia pozycję biura na rynku. Szeroka oferta oraz wykwalifikowany zespół przyciągają nowych klientów już na etapie zakładania firmy.

Jak odpowiednio rozszerzyć ofertę, by wyróżnić się na rynku?

Wejście na rynek usług księgowych oznacza konieczność zmierzenia się z dużą konkurencją. Aby wyróżnić swoje biuro rachunkowe, nie wystarczy jedynie realizować standardowych usług – kluczowa jest oryginalność i innowacyjność, które mogą zagwarantować przewagę konkurencyjną. Jak jednak skutecznie dotrzeć do grupy docelowej i przekonać ją do wyboru właśnie Twojego biura?

Rozszerzanie oferty o nowe usługi powinno opierać się na szczegółowym planie, który uwzględnia zarówno ich wprowadzenie, jak i odpowiednią promocję. Kluczowym elementem jest wysoka jakość usług i specjalizacja kadry. Współczesne biura rachunkowe, które osiągają sukces, stawiają na ekspertów w poszczególnych dziedzinach, zamiast oczekiwać, że jedna osoba będzie w stanie udzielać porad w każdym obszarze. Rozdzielenie obowiązków pozwala nie tylko zwiększyć efektywność pracy, lecz także podnieść jakość obsługi klientów. Profesjonalizm i kompetencje zespołu to fundament budowania wiarygodności biura rachunkowego.

Rozszerzanie oferty powinno iść w parze z budowaniem trwałych relacji z klientami. Ich oczekiwania mogą być różne, dlatego indywidualne podejście i elastyczność w działaniu są nieodzowne. Klienci docenią biuro, które zrozumie ich potrzeby i zaproponuje spersonalizowane rozwiązania. Warto też pamiętać, że emocje i pozytywne doświadczenia odgrywają coraz większą rolę w podejmowaniu decyzji. Biuro rachunkowe, które jest postrzegane jako miejsce przyjazne, otwarte i oferujące kompleksowe wsparcie, ma większe szanse na przyciągnięcie i utrzymanie klientów.

Kolejnym krokiem jest precyzyjne określenie przewagi konkurencyjnej. Często biura rachunkowe deklarują, że są lepsze od konkurencji, ale nie wskazują konkretnych powodów, dlaczego klient miałby wybrać właśnie ich usługi. To właśnie wyraźne wyróżniki – takie jak kompleksowość oferty, nowoczesne technologie, specjalistyczna wiedza czy przyjazna obsługa – sprawiają, że klient dostrzega wartość dodaną. W sytuacji, gdy różnice między biurami nie są widoczne, cena staje się decydującym czynnikiem. Dlatego tak ważne jest, by oferta była jasna, konkretna i oparta na unikalnych elementach.

Rozszerzenie oferty wymaga również analizy potencjału biura. Należy dokładnie ocenić zasoby, możliwości kadrowe i finansowe oraz zastanowić się, czy nowa strategia będzie opłacalna. Kluczowym elementem jest także spójna komunikacja – sposób, w jaki biuro prezentuje swoje usługi, wpływa na postrzeganie go przez klientów. Przekaz marketingowy powinien odwoływać się zarówno do konkretnych korzyści, jak i emocji, budując wizerunek biura jako miejsca, gdzie klient otrzyma kompleksową obsługę w przyjaznej atmosferze.

Ostatecznie skuteczna strategia wyróżnienia biura rachunkowego może nie dotyczyć samej oferty, lecz sposobu jej prezentacji. Właściwie zaplanowana kampania promocyjna i dobrze zbudowana relacja z klientem mogą sprawić, że zdecyduje się on na współpracę, nawet jeśli wcześniej korzystał z usług innych biur. Rozszerzanie usług to proces wymagający czasu, analizy i odpowiedniego przygotowania, ale dobrze przemyślana strategia może przynieść wymierne korzyści w postaci większej liczby klientów, wyższych przychodów i silniejszej pozycji na rynku.