Brak danych w ZUS a staż pracy – jak udokumentować uprawnienia?

Dzięki nowelizacji Kodeksu pracy obejmującej doliczanie do stażu pracy umów zlecenia, okresu prowadzenia działalności gospodarczej czy pracy za granicą pracownicy zyskali szansę na wyższy wymiar urlopu. Podstawowym dokumentem stało się zaświadczenie z ZUS. Co jednak zrobić, gdy pojawia się problem: brak danych w ZUS a staż pracy staje pod znakiem zapytania przez błędy w archiwach? W artykule wyjaśniamy, jak skutecznie udowodnić okresy zatrudnienia mimo odmowy urzędu.

Okresy wliczane do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze w 2026 roku

Od 2026 roku do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, poza okresem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę wlicza się okres:

• wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej: k.c.) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług, umowę agencyjną, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• korzystania z Ulgi na start;
• współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z Ulgi na start;
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe;
• wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy, przebyty za granicą, który to okres został odpowiednio udokumentowany;
• prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy współpracy z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
• służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej.

Jak uzyskać potwierdzenie uprawniające do wliczenia okresów pracy innych niż umowa o pracę do stażu pracy?

Osoba ubiegająca się o potwierdzenie przez ZUS innych okresów pracy niż umowa o pracę musi złożyć do ZUS-u wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy zaliczane do stażu pracy. Wniosek składa się w postaci elektronicznej za pośrednictwem profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy oznaczono symbolem USP i dotyczy on okresów ubezpieczenia po 1 stycznia 1999 roku. Jeżeli osoba wnioskująca o wydanie zaświadczenia chce wystąpić o zaświadczenie o okresach ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 roku, musi korzystać z wniosku US-7.

Rodzaje wydawanych przez ZUS dokumentów

Potwierdzeniem okresów wykonywania umowy zlecenia, agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, jest zaświadczenie z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dokument ten poświadcza również czas współpracy przy wymienionych umowach oraz okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych. Zaświadczenie wydane przez ZUS o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego potwierdza na potrzeby ustalenia stażu pracy okres ulgi na start przedsiębiorcy.

Zaświadczenie wydane przez ZUS o zapłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu potwierdza okres:

• służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej;
• współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z ulgi na start;
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Forma zaświadczeń ZUS

Wydawane zaświadczenia dotyczące dokumentowania stażu pracy mogą mieć różną formę:

• mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania,
• mogą być sygnowane podpisem kwalifikowanym pracownika ZUS-u,
• mogą być sygnowane pieczęcią ZUS-u,
• mogą być sygnowane pieczęcią oddziału ZUS-u.

Weryfikacja zaświadczeń ZUS

Zaświadczenie w formie elektronicznej potwierdza się na stronie ZUS-u poprzez wgranie go.

System po dokonaniu weryfikacji:

• potwierdzi prawidłowość zaświadczenia komunikatem „zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” lub
• wskaże na nieprawidłowość dokumentu komunikatem „zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe”.

Na podstawie jakich danych ZUS wydaje zaświadczenie i kiedy odmawia jego wydania?

Po otrzymaniu wniosku o wydanie zaświadczeń ZUS wystawi je na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego.

Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z posiadanymi dokumentami można złożyć:

• w formie elektronicznej w ramach usługi na koncie eZUS – wybierając wniosek ogólny POG,
• listownie na adres najbliższej jednostki ZUS,
• osobiście w dowolnej placówce ZUS.

Brak danych w ZUS a staż pracy – czy odmowa przekreśla uprawnienia pracownicze?

Brak zaświadczenia z ZUS nie przekreśla automatycznie szans na zaliczenie okresów innych niż okres umowy o pracę do stażu pracowniczego.

Warto też dołączyć pismo z wyjaśnieniem, dlaczego przedkładane są takie dokumenty i co mają potwierdzać.

Przykład 1.

Pan Michał pracował legalnie w Niemczech na podstawie umowy zlecenia przez 3 lata. Polskie konto w ZUS nie zawierało żadnych informacji na ten temat, dlatego ZUS od razu wydał decyzję odmowną. Pan Michał dostarczył do działu kadr zagraniczne rozliczenie podatkowe i umowy wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. Czy Pan Michał w ten sposób udowodni staż pracy na umowie zlecenia? Tak, na tej podstawie dział kadr może zaliczyć okres umowy zlecenia w Niemczech do stażu pracy i to bez zaświadczenia ZUS.

Przykład 2.

Pan Tomasz pracował w latach 2011–2013 na podstawie umów zlecenia w firmie budowlanej. Po wejściu w życie nowych przepisów chciał doliczyć te 2 lata do stażu pracy, aby uzyskać prawo do 26 dni urlopu. Złożył wniosek do ZUS, ale otrzymał decyzję odmowną. Były zleceniodawca popełnił błąd w deklaracjach ponad dekadę temu i dane nie zapisały się poprawnie na koncie ubezpieczonego. Pan Tomasz zgromadził komplet dokumentów z domowego archiwum, czyli oryginały umów zlecenia z lat 2011–2013, rachunki do umów z wykazanymi kwotami wynagrodzenia oraz deklaracje PIT-37 za te lata. Dołączył je do krótkiego pisma wyjaśniającego i przekazał kadrom w nowym zakładzie pracy. Pracodawca uznał dokumenty za wiarygodne i zaliczył ten okres do stażu urlopowego. Czy takie postępowanie jest prawidłowe? Tak, pracodawca może tak uczynić. Pan Tomasz powinien także wnioskować do ZUS o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, załączając te dokumenty.

Przykład 3.

Pan Bartek ma 24 lata. Podczas studiów licencjackich i magisterskich pracował w agencji reklamowej na podstawie umowy zlecenia nieprzerwanie przez 3 lata od 2022 do 2025 roku. Po obronie pracy magisterskiej zatrudnił się na etat w nowej firmie i chciał doliczyć ten okres do stażu pracy, aby uzyskać prawo do wyższego wymiaru urlopu. Mężczyzna złożył do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego ten okres. ZUS odmówił wydania dokumentu. Czy to zgodne z prawem? Zgodnie z przepisami, zleceniobiorcy będący uczniami lub studentami do ukończenia 26. roku życia nie podlegają obowiązkowo ani dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Zleceniodawca nie miał obowiązku zgłaszania Pana Bartka do ZUS i opłacania za niego składek. W systemie ZUS z tego tytułu brak jakichkolwiek wpisów. Dlatego też ZUS nie może wystawić zaświadczenia o okresach ubezpieczenia dla tego okresu.

Brak danych w ZUS a staż pracy - podsumowanie

Brak danych w systemie ZUS nie musi oznaczać utraty wypracowanego stażu pracy. Kluczem do sukcesu jest sprawne przejście od wniosku o zaświadczenie do alternatywnych metod dowodowych. W przypadku negatywnej odpowiedzi z ZUS każdy ma prawo złożyć wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, dołączając zachowane umowy, rachunki, dowody przelewów czy wpisy z rejestrów. Warto dołożyć starań i skompletować udokumentowany okres zatrudnienia z wyjaśnieniem, a następnie przekazać go pracodawcy.