Ustalenie dokładnego wymiaru obowiązków jest bardzo ważne dla każdego przedsiębiorcy, a prawidłowo rozliczony czas pracy pracownika mobilnego bezpośrednio wpływa na wysokość pensji. Liczba rzeczywiście przepracowanych godzin decyduje bowiem o wynagrodzeniu, dodatkach za nadgodziny oraz rozliczeniach delegacji. Problem pojawia się w przypadku osób stale wykonujących zadania poza zakładem, takich jak serwisanci czy technicy terenowi. Jak w ich sytuacji wyznaczyć moment rozpoczęcia dnia pracy?
Czas pracy pracownika mobilnego
Czas pracy pracowników stale wykonujących swoje zadania poza siedzibą firmy rozpoczyna się z chwilą wyjazdu do pierwszego klienta lub z chwilą rozpoczęcia wyznaczonego zadania. Osoby świadczące pracę w terenie bardzo często korzystają z pojazdów służbowych, co w wielu przypadkach oznacza, że samochód staje się niejako ruchomym miejscem pracy. Dylemat dotyczący początku biegu czasu pracy w przypadku pracowników mobilnych, takich jak serwisanci czy technicy terenowi, których miejscem pracy jest określony obszar geograficzny, stanowi jeden z bardziej skomplikowanych obszarów prawa pracy.
Zgodnie z treścią art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W tradycyjnym modelu zatrudnienia sprawa jest prosta – pracownik pokonuje drogę z domu do stałego miejsca pracy na własny koszt i ryzyko, a czas ten – jako tzw. dojazd do pracy – nie wlicza się do czasu pracy. Sytuacja ulega zmianie, gdy mamy do czynienia z pracownikiem mobilnym, którego istotą zatrudnienia jest stałe przemieszczanie się w celu świadczenia usług u klientów na wyznaczonym obszarze. W przypadku pracowników, których miejscem pracy jest określony obszar, do czego konieczne jest ciągłe przemieszczanie się, czasem pracy jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. Jeżeli miejscem pracy pracownika jest określony obszar geograficzny, a przemieszczanie się pomiędzy klientami stanowi niezbędny element wykonywania jego obowiązków, czas przejazdu do pierwszego klienta oraz od ostatniego klienta do miejsca zamieszkania co do zasady wlicza się do czasu pracy. W takim przypadku rozpoczęcie przejazdu z miejsca zamieszkania może wyznaczać początek czasu pracy, jeżeli właśnie tam pracownik rozpoczyna realizację swoich obowiązków.
Czasem pracy pracownika, którego obowiązki pracownicze są wykonywane na określonym obszarze i wymagają stałego przemieszczania się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W przypadku takiego pracownika mobilnego okres ten wlicza się do czasu pracy, gdyż pozostaje on w dyspozycji pracodawcy już od momentu wyruszenia w trasę.
Wyrok SN z 24.02.2021 r. (sygn. akt III PSKP 6/21)
Czasem pracy pracownika, którego obowiązki są wykonywane na określonym obszarze i wymagają stałego przemieszczania się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. Wskazany okres wlicza się w całości do czasu pracy, ponieważ pracownik w tym czasie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, przy czym bez znaczenia pozostaje fakt, czy w trakcie tych przejazdów kieruje pojazdem, wykonuje inne czynności pracownicze, czy odpoczywa.
Rozpoczęcie czasu pracy mobilnych pracowników było także przedmiotem badania Trybunału Sprawiedliwości UE. W wyroku z 10 września 2015 r. w sprawie C-266/14 (sprawa Tyco) TSUE jednoznacznie stwierdził, że w przypadku pracowników niemających stałego lub zwykłego miejsca pracy czas dojazdów, jakie pracownicy ci pokonują codziennie między swoim miejscem zamieszkania a siedzibami pierwszego i ostatniego klienta, wskazanymi przez pracodawcę, stanowi czas pracy w rozumieniu dyrektywy 2003/88/WE. TSUE argumentował, że zmuszanie pracowników do ponoszenia ciężaru wynikającego z faktu rezygnacji przez pracodawcę z posiadania stałych biur regionalnych stoi w sprzeczności z celem ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Jeżeli pracownik mobilny rozpoczyna wykonywanie obowiązków od wyjazdu z miejsca zamieszkania do pierwszego klienta, a przemieszczanie się jest niezbędnym elementem jego pracy, przejazd ten co do zasady stanowi czas pracy. Dodatkowe czynności wykonywane przed wyjazdem, takie jak zalogowanie się do systemu zleceń, przygotowanie dokumentacji czy kontakt z pracodawcą, również mogą stanowić czas pracy, jeżeli pracodawca wymaga ich wykonania.
Rola umowy o pracę, systemów czasu pracy i miejsca świadczenia pracy
Prawidłowe ustalenie momentu początku biegu czasu pracy wymaga weryfikacji zapisów zawartej umowy o pracę. Jeżeli w umowie jako miejsce pracy wskazano konkretny adres siedziby przedsiębiorstwa, a pracownik jedynie okazjonalnie wyjeżdża w teren, mamy do czynienia z klasyczną podróżą służbową w rozumieniu art. 775 k.p. W takim przypadku czas dojazdu z domu do siedziby firmy lub wyjazd w delegację poza standardowymi godzinami pracy – co do zasady – nie generuje godzin nadliczbowych, chyba że w tym czasie pracownik faktycznie wykonywał polecenia służbowe (kierował pojazdem w ramach rozkładu czasu pracy).
Zupełnie inaczej kształtuje się sytuacja prawna, gdy w umowie jako miejsce pracy wskazano obszar geograficzny (np. województwo mazowieckie). Pracownik jest wówczas typowym mobilnym serwisantem. W jego przypadku nie stosuje się przepisów o podróżach służbowych w zakresie diet, ponieważ każda wizyta u klienta mieszczącego się na tym obszarze jest zwykłym wykonywaniem obowiązków pracowniczych w umówionym miejscu. Skoro miejscem tym jest cały region, to podróż rozpoczyna się tam, gdzie aktualnie znajduje się pracownik i jego narzędzia – czyli pod jego domem, gdzie zaparkowano samochód służbowy będący własnością pracodawcy.
Nie bez znaczenia pozostaje również zastosowany system czasu pracy. Bardzo często wobec serwisantów terenowych pracodawcy stosują zadaniowy system czasu pracy lub równoważny system czasu pracy. W systemie zadaniowym kluczowe jest powierzenie pracownikowi zadań możliwych do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 k.p. (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy). Zastosowanie zadaniowego systemu czasu pracy nie oznacza jednak, że pracodawca może powierzyć pracownikowi zakres zadań niemożliwy do wykonania w ramach obowiązujących norm czasu pracy. Pracodawca powinien tak ustalić zakres zadań, aby ich wykonanie było możliwe w ramach norm określonych w art. 129 k.p. Nie oznacza to przy tym obowiązku ewidencjonowania liczby godzin pracy na zasadach właściwych dla innych systemów czasu pracy. Jeśli dojazdy z domu do klientów i z powrotem zajmują dziennie kilka godzin, a pracodawca wymaga realizacji określonej liczby wizyt serwisowych, to czas tych przejazdów musi mieścić się w ogólnych normach. Przekroczenie tych norm wskutek długich tras pokonywanych autem służbowym skutkuje powstaniem pracy w godzinach nadliczbowych, za które przysługuje odpowiednie wynagrodzenie wraz z dodatkami.
Przykład 1.
Serwisant instalacji chłodniczych z umówionym miejscem pracy na obszarze województw dolnośląskiego i opolskiego parkował auto służbowe pod domem we Wrocławiu. Zgodnie z regulaminem jego dniówka zaczynała się o godz. 8:00 u pierwszego klienta, więc wyjeżdżał z domu o godz. 6:30. Pracodawca nie wliczał tego dojazdu do czasu pracy, traktując go jak zwykły dojazd do pracy. Po roku pracownik zażądał zapłaty za nadgodziny – zarówno za poranne, jak i popołudniowe dojazdy, argumentując, że pozostawał w dyspozycji od momentu uruchomienia pojazdu spod domu. Czy czas przejazdu samochodem służbowym z miejsca zamieszkania serwisanta mobilnego do pierwszego klienta oraz z powrotem stanowi czas pracy, obligując pracodawcę do ewidencjonowania go i rozliczenia nadgodzin?
Żądanie pracownika jest zasadne. Miejscem pracy serwisanta był obszar geograficzny, a nie stała siedziba firmy, momentem rozpoczęcia pracy była zaś chwila wyjazdu pracownika spod domu. Prowadzenie auta służbowego z narzędziami oznaczało pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, co wyklucza traktowanie tego okresu jako prywatnego dojazdu i rodzi obowiązek zapłaty za wypracowane nadgodziny.
Skutki podatkowe i składkowe użytkowania samochodu służbowego pod domem
Kwestia prawidłowego ustalenia momentu rozpoczęcia biegu czasu pracy ma znaczenie także jeśli chodzi o względy podatkowe. Z punktu widzenia ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych parkowanie samochodu służbowego pod domem pracownika generuje dla niego przychód ze stosunku pracy, o ile pojazd ten jest wykorzystywany do celów prywatnych (np. dojazdów na zakupy, wyjazdów weekendowych). Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu prywatnego wykorzystywania samochodu służbowego wynosi 250 zł miesięcznie m.in. w przypadku samochodów o mocy silnika do 60 kW oraz pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem. Dla pozostałych samochodów ryczałt wynosi 400 zł miesięcznie.
Jeżeli pracodawca zezwala na parkowanie samochodu pod domem wyłącznie ze względów czysto organizacyjnych i logistycznych – aby serwisant mógł rano sprawniej dotrzeć do pierwszego klienta na podległym mu terenie bez konieczności jazdy do bazy firmy – a pracownik nie korzysta z pojazdu w celach prywatnych, po stronie pracownika nie powstaje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, pod warunkiem wprowadzenia zasad wykluczających wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych oraz ich rzeczywistego przestrzegania. Samo parkowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika nie przesądza jednak o jego prywatnym wykorzystywaniu. Dla celów podatkowych istotne jest to, czy pracownik faktycznie ma możliwość korzystania z pojazdu do celów prywatnych i czy takie korzystanie ma miejsce.
Ustalenie początku czasu pracy wiąże się także z podatkiem od towarów i usług. Aby zachować pełne prawo do odliczenia VAT, pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Samo parkowanie samochodu pod domem pracownika nie przesądza jeszcze o utracie prawa do pełnego odliczenia VAT. Jeżeli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i spełnione są pozostałe warunki określone w art. 86a ustawy o VAT, w tym dotyczące zasad używania pojazdu, ewidencji jego przebiegu oraz złożenia informacji VAT-26, możliwe jest zastosowanie pełnego odliczenia VAT.
Czas pracy pracownika mobilnego - podsumowanie
Czas pracy mobilnego serwisanta, który korzysta z samochodu służbowego parkowanego pod domem, rozpoczyna się w momencie ruszenia w pierwszą trasę do klienta, a nie dopiero po dotarciu na miejsce. Miejscem pracy takiej osoby jest określony region, a nie stałe biuro, stąd też prowadzenie auta wypełnionego narzędziami oznacza pozostawanie w dyspozycji pracodawcy. Zgodnie z polskim orzecznictwem oraz wytycznymi unijnymi poranne i popołudniowe przejazdy wliczają się do roboczogodzin. Ignorowanie tej zasady i niewliczanie czasu dojazdów do ewidencji może doprowadzić do powstania niezapłaconych nadgodzin oraz naruszenia przepisów o normach czasu pracy, co rodzi dla pracodawcy poważne konsekwencje finansowe.
