Dzięki nowoczesnym narzędziom analitycznym organy państwowe mają szerokie uprawnienia do weryfikacji umów zawieranych z osobami świadczącymi usługi. Jeżeli urzędnicy stwierdzą, że kontrakt cywilnoprawny to ukryta umowa o pracę, mogą podważyć jego legalność i ustalić istnienie stosunku pracy. Z tego względu kontrola PIP i ZUS wymaga odpowiedniego przygotowania oraz rzetelnie prowadzonej dokumentacji. Sprawdź, na co zwracają uwagę inspektorzy i dowiedz się, w jakich sytuacjach umowa B2B rodzi niepotrzebne ryzyko przekwalifikowania zatrudnienia.
Umowa B2B a umowa o pracę
Przedsiębiorcy mogą dosyć swobodnie wybierać spośród różnych form zatrudnienia obowiązujących w Polsce. Umowa o pracę to tylko jedna z nich, pozostałe należą do szeroko rozumianej kategorii umów cywilnoprawnych. Wykonywanie różnego rodzaju czynności może opierać się o umowę zlecenie, umowę o dzieło lub kontrakt B2B. W tym ostatnim przypadku wykonawca musi jednak posiadać własną działalność gospodarczą.
Tytuł zawartej umowy nie przesądza o tym, z jakim stosunkiem prawnym mamy do czynienia. Umowa zlecenie lub umowa B2B mogą tak naprawdę stanowić ukrytą formę umowy o pracę, ze wszystkimi tego konsekwencjami. Decydujące znaczenie ma więc treść zobowiązania oraz okoliczności wykonywania pracy, co jest zgodne z art. 22 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Jeśli zatrudniony pozostaje do pełnej dyspozycji przełożonego, wykonuje swoje zadania osobiście, odpłatnie i w wyznaczonym miejscu i czasie, to należy uznać, że doszło do powstania stosunku pracy, a nie stosunku cywilnoprawnego. Skutkiem tego będzie przyznanie szeregu praw pracowniczych zatrudnionemu, na czele z prawem do odpłatnych urlopów wypoczynkowych i konieczności odprowadzania za niego wymaganych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Przedsiębiorcy wybierają umowy B2B ze względu na optymalizację kosztów, jednak dla organów kontrolnych – ZUS i PIP – to często potencjalne „pozorowanie samozatrudnienia”. Dla kontrolerów nie liczy się tytuł zawartej umowy, lecz jej treść, a także to jak dokładnie wygląda współpraca pomiędzy dwoma podmiotami. Już w tym miejscu warto podkreślić, że kontrolerzy szukają „znamion stosunku pracy”. Jeśli je znajdą, ZUS uzna, że od faktur netto należało odprowadzać pełne składki społeczne (nawet do 5 lat wstecz), a PIP może nałożyć grzywnę i wystąpić o ustalenie istnienia stosunku pracy przed sądem.
Do nawiązania stosunku pracy dochodzi poprzez złożenie zgodnych oświadczeń woli przez pracodawcę i pracownika, niezależnie od jego podstawy prawnej – art. 11 kp. Zgodnie z art. 22 kp, przez nawiązanie stosunku pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i w czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem. Celem zatem i zamiarem stron umowy o pracę winna być faktyczna realizacja treści stosunku pracy w granicach zakreślonych zawartą umową, przy czym oba te elementy wyznaczają: ze strony pracodawcy – realna potrzeba ekonomiczna i umiejętności pracownika, zaś ze strony pracownika – ekwiwalentność wynagrodzenia uzyskanego za świadczenie pracy.
Kontrola PIP i ZUS
Organy kontrolne mogą w każdej chwili wszcząć postępowanie wobec przedsiębiorcy – zarówno z urzędu, jak i na wniosek. W takiej sytuacji sprawdzanie legalności zawartych umów z osobami zatrudnionymi w firmie jest w zasadzie standardem. Kontrolerzy wnikliwie analizują treść kontraktów, a także sposób wykonywania czynności w przedsiębiorstwie. Pytają innych pracowników, sprawdzają ewidencję pracy oraz listy płac. Podczas kontroli inspektorzy będą przesłuchiwać zarówno kadrę zarządzającą, jak i samych kontrahentów. Oto jak realne sytuacje mogą zostać zinterpretowane i jak powinny wyglądać odpowiedzi osadzone w realiach biznesowych. Właściwe podejście w tej sytuacji polega na wykazaniu, że relacja opiera się na partnerstwie biznesowym i realizacji określonego w kontrakcie rezultatu. Odpowiedzi udzielane kontrolerom powinny podkreślać, że komunikacja z klientem służy ustalaniu priorytetów biznesowych i synchronizacji działań, a nie wydawaniu poleceń w rozumieniu pracowniczym. Samozatrudniony nie wykonuje „poleceń szefa”, lecz realizuje „zlecenia klienta” zgodnie ze swoją wiedzą i profesjonalizmem. Kluczowe jest zaznaczenie, że sposób dojścia do celu leży po stronie wykonawcy, a klient jedynie odbiera i akceptuje gotowy produkt lub etap prac.
Aby umowa B2B nie została uznana za ukrytą umowę o pracę, powinna spełniać kilka warunków. Po pierwsze, nie może brzmieć jak kopia przepisów kodeksowych, używanie słów „urlop”, „wynagrodzenie”, „polecenie służbowe”, „nadgodziny”, „usprawiedliwiona nieobecność” przemawia na rzecz umowy o pracę, a nie kontraktu B2B. Zamiast takich słów warto użyć „przerwa w świadczeniu usług”, „honorarium”, „zlecenie zadań”, „wynagrodzenie ryczałtowe/godzinowe”. Prawdziwy przedsiębiorca (B2B) powinien mieć prawo wskazać osobę trzecią, która wykona zadanie za niego (za jego wiedzą, ale bez konieczności każdorazowej zgody na konkretną osobę, o ile spełnia ona wymagania techniczne). Brak zapisu o substytucji może być uznany przez PIP za jedną z przesłanek wskazujących na stosunek pracy. W umowie o pracę odpowiedzialność pracownika jest ograniczona. Przy kontrakcie B2B kontrahent powinien odpowiadać za błędy całym swoim majątkiem lub do wysokiej kwoty określonej w umowie. Brak realnych kar umownych lub brak zapisu o odpowiedzialności cywilnej sugeruje ochronny parasol charakterystyczny dla umowy o pracę.
Kontrahenci B2B nie powinni figurować w oficjalnym schemacie organizacyjnym jako „podwładni” dyrektora. Powinni być opisani jako „Zewnętrzni Konsultanci” lub „Partnerzy Projektowi”. Nigdy nie należy trzymać potwierdzeń przelewów dla osób świadczących usługi w ramach B2B w tym samym folderze co listy płac pracowników etatowych. To psychologiczny błąd, który sugeruje kontrolerowi, że zatrudniający traktuje wszystkie te osoby identycznie. Jeśli przedsiębiorca oferuje karty sportowe lub ubezpieczenie medyczne, powinien upewnić się, że kontrahent B2B współfinansuje je choćby w symbolicznej kwocie lub że są one fakturowane osobno jako usługa dodatkowa. Darmowe benefity sugerują istnienie stosunku pracy. Dodatkowo należy unikać wysyłania kontrahentów na obowiązkowe szkolenia z zakresu miękkich umiejętności czy integracje finansowane z Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kontrahent jako profesjonalista sam dba o swoje kompetencje.
Kontrola PIP i ZUS - przygotowanie
Dobre przygotowanie do kontroli ze strony organów państwowych to nie tylko zgromadzenie wszystkich ważnych dokumentów, ale także zapewnienie porządku i spójności w wyjaśnieniach. Warto pomyśleć o delegowaniu jednej osoby do kontaktu z kontrolerami, szczególnie gdy mamy do czynienia z bardzo dużym zakładem pracy. Pamiętajmy, że przedsiębiorca nie musi osobiście uczestniczyć we wszystkich pracach kontrolerów, może wyznaczyć do tego zadania swojego podwładnego. Warto upewnić się, że kadra zarządzająca rozumie różnicę między zarządzaniem pracownikiem a zarządzaniem projektem realizowanym przez kontrahenta wykonującego zadania w ramach B2B. Wadliwe rozumienie przepisów może skutkować negatywną oceną podczas kontroli, a w efekcie doprowadzić do podważenia wszystkich kontraktów B2B. Warto podkreślać, że w relacjach B2B przedsiębiorca płaci za efekt (np. napisaną aplikację, audyt, projekt), a nie za staranne działanie w określonym czasie (co jest domeną umowy o pracę).
Przykład 1.
Inspektor PIP podczas rutynowej kontroli w biurze firmy technologicznej zadał pytanie specjaliście ds. marketingu pracującemu na umowie B2B, kto jest jego bezpośrednim przełożonym i czy ta osoba wydaje polecenia zmiany priorytetów w ciągu dnia, których trzeba przestrzegać. Jak powinien odpowiedzieć specjalista, aby nie narażać się na uznanie, że został on zatrudniony w ramach umowy o pracę, a nie umowy B2B?
To pytanie uderza w samo sedno definicji stosunku pracy, czyli podporządkowania. Jeśli kontroler usłyszy, że specjalista ma szefa, który dyktuje mu każdy krok, uzna umowę za pozorny kontrakt cywilnoprawny. Specjalista powinien w tej sytuacji unikać sformułowań sugerujących hierarchię służbową. Właściwa odpowiedź wyjaśnia, że w relacji z klientem nie występuje postać przełożonego, lecz osoba kontaktowa odpowiedzialna za koordynację projektu z ramienia zleceniodawcy. Kontrahent powinien wytłumaczyć, że jako zewnętrzny podmiot realizuje on konkretne cele biznesowe zawarte w umowie, a spotkania statusowe służą wymianie informacji o postępach, a nie odbieraniu poleceń. Podkreślenia wymaga również, że zmiana priorytetów jest wynikiem negocjacji biznesowych lub aktualizacji zapotrzebowania na usługi, a nie jednostronnym nakazem szefa, ponieważ to specjalista sam decyduje o doborze metod i narzędzi do osiągnięcia celu.
Przykład 2.
Urzędnik ZUS analizuje logowania do systemów wewnętrznych firmy i zauważa, że dany kontrahent loguje się codziennie punktualnie o 8:00 i wylogowuje o 16:00, identycznie jak pracownicy etatowi. Podczas przesłuchania zadaje pytanie kontrahentowi o to, czy umowa lub wewnętrzny regulamin narzuca mu obowiązek świadczenia usług w tych konkretnych godzinach i czy musi on informować o każdorazowym wyjściu z biura lub przerwie w pracy. Jaka powinna być odpowiedź kontrahenta, aby nie został on uznany za pracownika?
W odpowiedzi należy położyć nacisk na autonomię w zarządzaniu własnym czasem pracy, co jest istotą prowadzenia firmy. Kontrahent musi wyjaśnić, że jego obecność w określonych godzinach wynika wyłącznie z konieczności synchronizacji z zespołem klienta lub jest podyktowana terminami w projekcie. Fakt logowania się o stałych porach to jego własny wybór służący optymalizacji współpracy, a nie narzucony rygor. Powinien wyjaśnić również, że nie ma obowiązku zgłaszania przerw w pracy tak jak pracownik, a jedynie informuje partnera biznesowego o swojej niedostępności w sposób zwyczajowo przyjęty w relacjach handlowych, aby nie blokować procesów, za które bierze odpowiedzialność.
Podsumowanie
Organy kontrolne coraz częściej korzystają z algorytmów (szczególnie ZUS), które typują do kontroli firmy o wysokim odsetku osób na samozatrudnieniu w stosunku do liczby etatów. Wszczęcie kontroli nie oznacza automatycznego uznania wszystkich umów B2B za umowy o pracę, lecz stwarza taką możliwość. Podczas kontroli pracodawca zobowiązany zostanie do złożenia wyjaśnień i okazania posiadanej dokumentacji. O kontroli warto uprzedzić zatrudnionych, którzy również mogą być poproszeni o udzielenie informacji na temat istniejącej współpracy. Warto, aby zeznania obu stron kontraktu były ze sobą spójne i logiczne. Bez względu na to, czy kontrola ze strony PIP lub ZUS została już wszczęta, warto przeprowadzić wewnętrzny audyt i sprawdzić, czy kultura organizacyjna nie zaciera zbyt mocno różnic między pracownikami a partnerami B2B.
