Jednym z najważniejszych celów zmian w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) było wzmocnienie tej instytucji poprzez zwiększenie efektywności egzekwowania przepisów prawa pracy – w tym w zakresie zwalczania procederu zastępowania etatów umowami cywilnoprawnymi. Takie działania mogą być skuteczne jedynie wówczas, gdy organy kontrolne dysponują niezbędnymi danymi, dlatego kluczowa okazała się wymiana informacji o ubezpieczonym i płatniku pomiędzy ZUS i PIP, o czym szerzej piszemy w artykule.
Wymiana informacji o ubezpieczonym i płatniku pomiędzy ZUS i PIP – obowiązujące przepisy
Wprowadzenie rozwiązań umożliwiających efektywną współpracę między ZUS a PIP poprzez przyznanie tym organom dostępu do informacji dotyczących ubezpieczonych i płatników składek nastąpiło na mocy Ustawy z 11 marca 2026 roku o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, która wchodzi w życie 8 lipca 2026 roku.
Wspomniana ustawa nowelizuje:
- Ustawę z 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: ustawa),
- Ustawę z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa).
Informacje udostępniane ZUS przez inspekcję pracy
Zgodnie z art. 14a ustawy PIP udostępnia ZUS:
ustalone podczas kontroli dane podmiotu kontrolowanego obejmujące:
- numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),
- nazwę,
- adres siedziby, w tym miejsca wykonywania pracy, jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest agencja zatrudnienia,
- datę kontroli,
- wysokość kwoty wskazanej w nakazie inspektora pracy, o którym mowa w art. 11 ust. 1 pkt 7 ustawy (chodzi w tym przypadku o nakazanie pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu);
ustalone podczas kontroli dane osób wykonujących pracę obejmujące:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL, a jeżeli nie nadano numeru PESEL – rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- obywatelstwo,
- okres wykonywanej pracy,
- rodzaj zawartej umowy.
Warto dodać, że ustawa określa również, jakie są cele udostępnienia ZUS wymienionych powyżej informacji.
Oznacza to, że przekazanie tych danych i informacji jest niezbędne ZUS do realizacji przepisów o ubezpieczeniach społecznych, a w szczególności:
- stwierdzania i ustalania obowiązku ubezpieczeń społecznych,
- ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz wypłacania tych świadczeń, chyba że na mocy odrębnych przepisów obowiązki te wykonują płatnicy składek, wymierzania i pobierania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- prowadzenia rozliczeń z płatnikami składek z tytułu należnych składek i wypłacanych przez nich świadczeń podlegających finansowaniu z funduszy ubezpieczeń społecznych lub innych źródeł,
- prowadzenia indywidualnych kont ubezpieczonych i kont płatników składek.
Informacje udostępniane przez PIP służą także kontroli wykonywania przez płatników składek i przez ubezpieczonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych ZUS.
Stosownie do brzmienia art. 71 ust. 1 i 2 ustawy systemowej ZUS:
- wykonuje również zadania powierzone na podstawie innych ustaw;
- może wykonywać inne zlecone zadania z dziedziny ubezpieczeń lub zabezpieczenia społecznego.
Do realizacji wskazanych zadań mogą być wykorzystywane informacje udostępnione przez PIP w zakresie określonym w art. 14a ustawy.
Jakie dane dotyczące ubezpieczonego ZUS udostępnia inspekcji pracy?
Jak wynika z art. 13a pkt 1 ustawy systemowej, ZUS udostępnia PIP – w postaci elektronicznej – dane ubezpieczonego obejmujące:
- imię i nazwisko,
- datę urodzenia,
- numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL – rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- obywatelstwo,
- kod i nazwę tytułu ubezpieczenia,
- nazwę i dane identyfikacyjne płatnika składek,
- datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego,
- datę zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub do ubezpieczenia zdrowotnego,
- datę wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych lub z ubezpieczenia zdrowotnego,
- rodzaje ubezpieczeń wraz z określeniem, czy są dobrowolne, czy obowiązkowe,
- kod wykonywanego zawodu,
- kod pracy i okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- wymiar czasu pracy,
- informację o podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
- opłacone składki na ubezpieczenia społeczne za osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące,
- wykazane w imiennym raporcie miesięcznym przerwy w opłacaniu składek,
- wypłacone świadczenia z ubezpieczenia chorobowego,
- wypłacone jednorazowe odszkodowanie z ubezpieczenia wypadkowego w powiązaniu z identyfikatorem podmiotu zatrudniającego, ustalonym procentem uszczerbku na zdrowiu, datą zaistnienia wypadku przy pracy albo stwierdzenia choroby zawodowej,
- informacje dotyczące wyrejestrowania z ubezpieczeń z kodem przyczyny, kodem wygaśnięcia lub trybu rozwiązania stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz kodem podstawy prawnej,
- informacje zawarte w zaświadczeniu, o którym mowa w art. 83e ust. 1 ustawy systemowej (zgodnie z tym przepisem wniosek o dokument, o którym mowa w art. 19 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 roku dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, jest zgłaszany do ZUS w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego bezpłatnie przez ZUS w systemie teleinformatycznym).
Wyszczególnione wyżej dane ZUS udostępnia PIP w celu niezbędnym do realizacji ustawowych zadań w zakresie kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy i przepisów dotyczących zatrudnienia.
Jakie dane płatnika składek ZUS udostępnia inspekcji pracy?
ZUS udostępnia PIP – w postaci elektronicznej -– dane płatnika składek obejmujące:
- numer NIP,
- numer identyfikacyjny REGON,
- numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL – rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- kod rodzaju działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD),
- dane identyfikacyjne osób ubezpieczonych,
- liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, w tym poszkodowanych śmiertelnie i ciężko,
- liczbę zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
- serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, jeżeli płatnikowi składek nie nadano numeru NIP i numeru identyfikacyjnego REGON lub jednego z nich,
- nazwę skróconą,
- imię i nazwisko,
- adres siedziby,
- adres do korespondencji,
- adres miejsca prowadzenia działalności,
- liczbę cudzoziemców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych,
- obywatelstwo (obywatelstwa) cudzoziemca,
- tytuł ubezpieczenia cudzoziemca,
- stopę procentową składek na ubezpieczenie wypadkowe,
- liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- informacje dotyczące zmian danych płatnika składek,
- informacje zawarte w zaświadczeniu, o którym mowa w art. 83e ust. 1 ustawy systemowej.
Analogicznie jak w przypadku danych ubezpieczonego – dane płatnika są udostępniane przez ZUS w celu niezbędnym do realizacji ustawowych zadań w zakresie kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy i przepisów dotyczących zatrudnienia.
Ponadto ZUS udostępnia inspekcji pracy dane dotyczące umów o dzieło, o których mowa w art. 36 ust. 17 ustawy systemowej. Zgodnie z tym przepisem płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.
Podsumowanie
Państwowa Inspekcja Pracy przekazuje do ZUS określone informacje, które mają służyć realizacji przepisów o ubezpieczeniach społecznych, a w szczególności w zakresie stwierdzania i ustalania obowiązku ubezpieczeń oraz ustalania uprawnień do świadczeń. Z kolei ZUS udostępnia inspekcji pracy dane dotyczące płatnika i ubezpieczonego – w celu niezbędnym do realizacji ustawowych zadań w przedmiocie kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy i przepisów dotyczących zatrudnienia. Powyższe dane i informacje są wymieniane w drodze teletransmisji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
