W zarządzaniu czasem niezwykle ważne jest efektywne planowanie swoich działań. Dzięki temu możemy znacznie sprawniej uporać się ze wszystkimi obowiązkami i znaleźć więcej czasu dla siebie. Jedną z głównych kwestii poruszanych przy okazji efektywnego planowania jest ustalanie priorytetów. Jeśli nie wiemy, co jest dla nas najważniejsze, możemy poświęcić dużo czasu czemuś, co tak naprawdę tylko pochłania naszą energię, a nie przynosi żadnych efektów. Jak wyznaczać priorytety w naszych działaniach? Podpowiadamy!
Czym są priorytety?
Według słownika języka polskiego wydawnictwa PWN, priorytet to „sprawa szczególnie ważna, która musi być załatwiona w pierwszej kolejności”. To takie zadania, na których szczególnie nam zależy, przybliżające nas do wyznaczonego celu oraz takie, które musimy załatwić, by sprawnie funkcjonować, np. w pracy czy w życiu prywatnym. I choć wydawać się może, że każdy wie, co jest dla niego szczególnie istotne, nierzadko nie jest to wcale takie proste. W zalewie zadań, jakie czekają nas każdego dnia, każdy może się zagubić. Czasami wydaje się nam, że najważniejsze jest przykładowo to, do czego zbliża się termin, ale nie zawsze tak jest w rzeczywistości. Dlatego też, choć wyznaczanie priorytetów bardzo ułatwia codzienne wykonywanie zadań, nie zawsze jest bezproblemowe.
Jak wyznaczać priorytety w swoich działaniach?
Zarządzanie czasem jest znacznie łatwiejsze, kiedy planujemy. Jednak w codziennych listach bardzo istotne okazuje się ustalenie, co jest najważniejsze, aby móc się na tym skupić. To już nie zawsze jest tak proste, jak wypisanie zadań. Jak wyznaczać priorytety w naszych działaniach? Jak dowiedzieć się, co jest dla nas najważniejsze? Nad czym się zastanowić? Jakie metody poznać?
Wyznacz cel
Zanim rozpoczniemy wyznaczanie priorytetów, dobrze jest określić cel naszych zadań. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że zadania, których się podejmujemy, wykonywane są po coś, mają sens. To zwiększy nasze poczucie motywacji i produktywność. Kiedy nasz cel podzielimy na kroki do jego osiągnięcia, każdego dnia będziemy mogli się do niego przybliżać. Jasno określony cel będzie wówczas dla nas priorytetem, a my spoglądając na listę zadań, będziemy zawsze wiedzieć, od czego zacząć naszą pracę.
Oceniaj i weryfikuj
Kiedy już stworzysz listę swoich zadań, daj sobie chwilę i przeanalizuj każde z nich. Dzięki ocenie i weryfikacji dowiesz się, co jest naprawdę istotne, co musisz zrobić, co możesz oddelegować, jeżeli masz taką możliwość, a z czego możesz całkowicie zrezygnować.
Może się okazać, że w ciągu dnia bardzo dużo czasu poświęcasz na coś, co jedynie zabiera twoją energię, a w żaden sposób nie przybliża cię do celu. Ocenę zadań warto wykonywać przy każdym planowaniu. Nie zajmie to wiele czasu, a pozwoli na skupienie się na tym, co najistotniejsze.
Najważniejsze na początek
Musimy pamiętać, że dobre planowanie to wyznaczenie najważniejszych zadań na początek naszych działań. W tym celu bardzo pomocna jest matryca Eisenhowera. Jest to plansza składająca się z czterech ćwiartek:
-
Ważne i pilne
-
Ważne i niepilne
-
Nieważne i pilne
-
Nieważne i niepilne
Postaraj się każde zadanie przyporządkować do odpowiedniej ćwiartki. Przede wszystkim zajmij się tym, co jest ważne – to są twoje priorytety. Warto zacząć od zadań ważnych i pilnych (na przykład takich, które muszą być zrobione „na już”, bo mija ustalony termin), ale nie wolno zapominać o sprawach ważnych i niepilnych – w naszych działaniach powinny znaleźć się na drugim miejscu. Zadania nieważne i pilne zazwyczaj są konieczne, ale nie przybliżają nas do celu. Dlatego też nie warto poświęcać im dużo czasu – postarajmy się załatwiać je jak najszybciej, a jeśli możemy sobie na to pozwolić, oddelegujmy je komuś innemu. Jeśli jakieś zadania trafiły do IV ćwiartki, najprawdopodobniej możemy z nich bez problemu zrezygnować, gdyż są to wszelkiego rodzaju rozpraszacze, zapychacze czasu, które nie łączą się w żaden sposób z dążeniem do celu.
Planowanie długo- i krótkoterminowe
Warto w przypadku wyznaczania priorytetów działać krótko i długoterminowo. Oznacza to, że przy wyznaczaniu celów, o których mówiliśmy w poprzednich częściach cyklu i wcześniejszej części artykułu, również warto wyznaczyć te, które są dla nas najważniejsze, ale mimo to każdego dnia, tworząc listę zadań, kolejny raz przeanalizować, co jest priorytetem. Dzięki temu będziemy wiedzieć, co jest istotne dla nas ogólnie, a co ma największe znaczenie danego dnia – nie zawsze będzie to ze sobą powiązane.
Nie za dużo jednocześnie
Pamiętajmy także o tym, że co za dużo to niezdrowo. Na początku starajmy się wyznaczać jeden priorytet dziennie, jeśli okaże się, że jesteśmy w stanie poradzić sobie z kilkoma – dopiero wówczas zwiększymy liczbę. Czasami wydaje nam się, że wszystko jest ważne, ale po przeanalizowaniu często okazuje się, że to nie prawda. Im więcej na siebie nakładamy, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że poradzimy sobie ze wszystkim bez problemów.
Czasami warto zrezygnować
Musimy również pamiętać o jednym – to że jakiś czas temu coś było dla nas priorytetowe, nie oznacza, że tak musi być już zawsze, a my musimy ciągnąć sprawę konsekwentnie do końca. Jeśli czujemy, że coś traci na znaczeniu, dajmy sobie trochę czasu, powróćmy do tego zadania i przekonajmy się, czy rzeczywiście tak jest, a może było to tylko przemęczenie. Jeśli okazuje się jednak, że obrany cel, który był dla nas priorytetowy, dzisiaj już wcale taki nie jest, nie bójmy się zrezygnować. Czasami naprawdę warto to zrobić, ponieważ może nas to odblokować, sprawić, że wstąpi w nas nowa energia i znajdziemy w końcu czas na to, na co rzeczywiście chcemy go poświęcać.
To, jak wyznaczać priorytety, nie jest wcale kwestią prostą. Czasami wymaga to ogromu pracy i analiz. Jeśli jednak się nam to uda, będziemy bardziej zmotywowani do dalszej, efektywnej pracy.
