Organizacja zadań - jakie są metody zarządzania czasem?

Zarządzanie czasem pozwala nam wykonywać wszystkie najpilniejsze zadania w terminie, rozwijać się, poświęcać czas na swoje hobby i odnaleźć chwilę na odpoczynek. Dlatego też dla wielu z nas odpowiednia organizacja czasu pracy jest tak ważna. Wspomagamy się aplikacjami, planujemy, określamy swoje cele. W tym wszystkim bardzo pomocne są metody zarządzania czasem. Które z nich warto poznać?

Metody zarządzania czasem – dlaczego są pomocne? 

Metody zarządzania czasem pomagają nam w odpowiedniej organizacji. Dzięki nim wiele spraw, które wcześniej uznawaliśmy za trudne, rozjaśnia się. Przedstawiamy metody zarządzania czasem, które z pewnością warto poznać!

Metoda Pomodoro

Zacznijmy od bardzo prostej metody zarządzania czasem, czyli metody Pomodoro, która przyda się wszystkim mającym problemy ze skoncentrowaniem się na zadaniach. Wymyślił ją Francesco Cirillo, a jej nazwa wzięła się od kuchennego minutnika w kształcie pomidora właśnie. Cała ta metoda oparta jest bowiem na odliczaniu czasu. Możemy skorzystać – podobnie jak Cirillo – z minutnika, jednak z pewnością znajdziemy również mnóstwo aplikacji, które ułatwią nam korzystanie z niej. O co chodzi? Na czym polega Pomodoro?

Na początku powinniśmy ustalić listę zadań, które chcemy wykonać tego dnia. Następnie pracujemy w blokach czasowych – przez 25 minut skupiamy się w pełni na wykonywanym zadaniu i nie robimy niczego innego, a po tym czasie następuje 5-minutowa przerwa. Po czwartym Pomodoro (czyli bloku czasowym 25 minut) pozwalamy sobie na dłuższą przerwę (na przykład półgodzinną). Oczywiście okresy mogą być dłuższe lub krótsze, jeśli tego potrzebujemy, najważniejsze jest jednak to, aby w czasie skupienia tylko pracować i korzystać z każdej przerwy.

Pamiętajmy przy okazji, że pierwsze Pomodoro najpewniej będzie najtrudniejsze, mimo wszystko starajmy się go niczym nie przerywać. Jeśli natomiast jedno zadanie zajmie więcej niż 5 Pomodoro, warto je podzielić na mniejsze bloki pracy. Jeżeli z kolei zajmuje mniej niż jedno, dołóżmy kolejne zadanie, abyśmy nie musieli przerywać pracy.

Metoda APLEN

Kolejną metodą zarządzania czasem jest metoda ALPEN, która pomaga w planowaniu zadań. ALPEN to akronim, a jego wyjaśnienie jest następujące:

A – Aufgaben – zadania – pierwszym krokiem przy korzystaniu z tej metody zarządzania czasem jest stworzenie listy zadań na dany dzień. Na kartce czy w aplikacji zapiszmy wszystko, co mamy tego dnia zrobić – nie tylko zadania dotyczące pracy, lecz także życia prywatnego. Ważne, żeby były to zadania konkretne.

L – Lange schatzen – szacowanie długości – następnie szacujemy najdokładniej jak potrafimy czas, którego potrzebujemy na realizację zapisanych zadań. Musimy pamiętać o tym, by uwzględniać margines błędu i starać się określać go jak najbardziej realnie.

P – Pufferzeiten einplanen – planowanie przerw – w szacowaniu czasu wykonywania zadań nie możemy zapominać o przerwach, których potrzebuje nasz organizm, by się zregenerować oraz takich, które są spowodowane innymi okolicznościami. Przyjmuje się, że najlepiej wypełnić zadaniami 60% czasu w ciągu dnia, a 40% pozostawić wolne.

E – Entscheidungen treffen – wyznaczanie priorytetów – kolejnym ważnym etapem jest wyznaczanie priorytetów, czyli zadań, które są dla nas najważniejsze.

N – Nachkontrolle – kontrola – ostatni element to kontrola, czyli sprawdzanie postępu prac. Na bieżąco wykreślajmy to, co jest już zrobione i aktualizujmy czas wykonania, jeśli coś się zmieniło w trakcie dnia.

Reguła Pareto

Z pewnością warto również poznać regułę Pareto, którą w 1897 roku stworzył Vilfred Pareto. Zauważył on, że 80% bogactw kraju jest własnością zaledwie 20% mieszkańców. Reguła ta mówi więc, że największy efekt można osiągnąć przy minimalnym nakładzie pracy. Nie zawsze musi być to stosunek 80/20, może się okazać, że będzie to nawet 95/5.

Jak więc skorzystać z tej metody zarządzania czasem?

Warto organizując swój czas, wyznaczyć, które zadania dają największe rezultaty, przynoszą najwięcej korzyści, a kiedy już to zrobimy, realizować je jako pierwsze, ustalić je jako priorytet i dopiero po ich wykonaniu rozpoczynać kolejne (wcześniej także analizując je pod tym kątem).

Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera jest bardzo przydatna w przypadku wyznaczania priorytetów. Dwight Eisenhower był bardzo zorganizowany i uważał, że to, co jest dla nas ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne.

Matryca jest podzielona na cztery części:

1. Ważne i pilne

2. Ważne i niepilne

3. Nieważne i pilne

4. Nieważne i niepilne

Warto przeanalizować swoje zadania i wpisać każde z nich do odpowiedniej ćwiartki. Priorytetem powinno być dla nas to, co jest jednocześnie ważne i pilne. Tym zająć się musimy w pierwszej kolejności. Zadania ważne i niepilne warto podzielić na etapy, ustalić im termin końcowy i systematycznie je realizować. Jeśli mamy taką możliwość, zadania z III ćwiartki warto oddelegować lub wykonać je jak najszybciej w czasie wolnym od zadań ważnych i pilnych. Rzeczy, które wylądowały w IV ćwiartce, to zadania, które warto zminimalizować lub nawet eliminować z naszego życia, nie pełnią w nim one żadnej funkcji.

Getting Things Done

Getting Things Done to metoda opisana w książce Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności napisanej przez Davida Allena. Polega ona na doprowadzaniu rzeczy do końca.

Metoda składa się z 5 etapów:

1. Gromadzenie

Jeśli coś zalega nam „z tyłu głowy”, zazwyczaj nie możemy się skupić. Aby więc ratować swoją skuteczność i produktywność, warto zgromadzić wszystko, co chodzi nam po głowie, w jednym miejscu. Wszystko, co przeszkadza nam w skupieniu, zgromadźmy w jednym miejscu – na przykład spiszmy wszelkie myśli na kartce.

2. Analizowanie

Następnie przeanalizujemy nasze zadania. Dopasujmy je do następujących kategorii:

• Takie, których wykonanie nie zajmuje więcej niż 2 minuty – zadania z tej grupy wykonaj od razu, aby zupełnie nie zajmować sobie nimi głowy.

• Takie, których wykonanie jest bardziej pracochłonne – zajmiemy się nimi w kolejnym etapie.

• Takie, które nie mają określonego czasu wykonania – warto zapisać je w grupie pod odpowiednią nazwą, np. „kiedyś”.

• Takie, które nie wymagają już działania, ale zawierają informacje przydatne w przyszłości – przenosimy je do archiwum.

• Takie, które nie wymagają już działania i nie przydadzą się w przyszłości – przenieś je do kosza i zapomnij o nich.

3. Porządkowanie
Tutaj znajdują się zadania, których wykonanie jest bardziej pracochłonne. Dzielimy je na kolejne kategorie:

• Projekty – większe zadania, na które składa się większa liczba drobnych zadań.

• Najbliższe działania – takie, które są najpilniejsze.

• Oczekiwane – zadania, których na razie nie możesz wykonać, bo czekasz na niezbędne informacje lub działania innych osób.

• Kalendarz – zadania z określonym czasem wykonania.

4. Przeglądanie

Co najmniej raz w tygodniu powinniśmy się przyjrzeć zadaniom i zmienić ich położenie lub dodać nowe, jeśli musimy.

5. Realizacja

Realizacja to nic innego jak realizowanie zadań z listy.

Metoda 90-90-1

Ostatnią metodą, o której chcemy wspomnieć, jest 90-90-1. Będzie ona przydatna, jeśli mamy problemy z produktywnością. Na czym ona polega?

Chodzi o to, aby przez 90 dni robić w pierwszych 90 minutach naszego dnia najważniejszą dla nas rzecz. Dlaczego akurat takie wartości? Nawyk kształtuje się przez około 60 dni, w związku z tym twórca tej metody zarządzania czasem proponuje, aby wydłużyć ten czas do bezpieczniejszych 90 dni, aby taki poranny rytuał naprawdę wszedł nam w krew. Dlaczego 90 minut rano? Ponieważ przyjmuje się, że najbardziej efektywni jesteśmy przez jakieś 2,5–3 godziny po tym, jak wstaniemy. Zadanie ma być jedno, aby się nie rozpraszać i utrzymać jak największą koncentrację na nim.

Metody zarządzania czasem mogą znacznie ułatwić nam organizację. Dzięki nim możemy stać się bardziej produktywni! Najważniejsze jednak jest to, aby nie tylko o nich czytać, lecz także wprowadzać je do codziennego życia.