Brak obowiązku korzystania z KSeF - kogo będzie dotyczyć?

Obecnie dobrowolny system e-faktur stanie się obligatoryjny od 1 lipca 2024 roku. Okazuje się jednak, że nie każdy przedsiębiorca już od tej daty będzie zobowiązany do stosowania KSeF. W zakresie podatników zwolnionych od tego obowiązku możemy wyróżnić grupę czasowo wyłączoną oraz zwolnioną na stałe. Brak obowiązku korzystania z KSeF ? Odpowiadamy!

Brak obowiązku korzystania z KSeF a czasowe wyłączenie obowiązku stosowania systemu e-faktur

Ustawodawca zdecydował, że nie każdy podatnik podatku VAT będzie musiał obligatoryjnie stosować system KSeF, począwszy od 1 lipca 2024 roku.

Należy bowiem zwrócić uwagę na treści art. 145l ustawy o VAT. W przepisie tym czytamy, że w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych:

1. u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3;
2. dokonujący czynności dokumentowanych fakturami, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 (faktura uproszczona, której kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro), w tym paragonami fiskalnymi uznanymi za faktury

– mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Ponadto przepis ten podaje, że w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej mogą być wystawiane w przypadku czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ww. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone (tj. wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT).

W konsekwencji w okresie półrocznym, tj. do 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku podatnicy zwolnieni od podatku VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo) będą mogli zdecydować, czy chcą wystawić e-faktury, czy jednak pozostają przy dotychczasowych fakturach papierowych lub elektronicznych.

Taka sama możliwość będzie odnosić się do faktur wystawionych poprzez kasy fiskalne. 

Powyższe faktury będą zatem funkcjonowały poza systemem KSeF. Co jednak istotne, okres przejściowy w powyższym zakresie kończy się 31 grudnia 2024 roku. Oznacza to, że od 1 stycznia 2025 roku wszyscy podatnicy – zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT – będą obligatoryjnie stosować system e-faktur w zakresie wystawiania oraz odbierania dokumentów.

Ta sama zasada dotyczyć będzie również paragonów fiskalnych z NIP do kwoty 450 zł (lub 100 euro), a także innych faktur uproszczonych wystawianych w postaci papierowej lub elektronicznej, które jeszcze przez pół roku od dnia wejścia w życie ustawy będą uznawane za faktury uproszczone. Natomiast taki paragon oraz inne faktury uproszczone nie będą uznawane za fakturę od 1 stycznia 2025 roku.

Podmioty ustawowo wyłączone z obowiązku stosowania KSeF

Drugą grupą podmiotów, których dotyczy brak obowiązku korzystania z KSeF, została określona wprost w ustawie o VAT.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT (który zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku) podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Natomiast w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT czytamy, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, tj. w procedurze nieunijnej dotyczącej niektórych usług, w szczególnej procedurze w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, w szczególnej procedurze dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT, tj. podatników świadczących usługi:
1. przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług,
2. przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług,
3. w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, z wyjątkiem usług objętych stawką podatku od towarów i usług w wysokości 0%, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

Wskazani w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT podatnicy będą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (a więc na dotychczas obowiązujących zasadach).

Jednocześnie zastrzeżono, że podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT).

Przykładowo zatem niemieckie przedsiębiorstwo budujące osiedle domków jednorodzinnych na rzecz kontrahenta z Polski nie będzie zobowiązane do wystawienia e-faktury (zgodnie z art. 28e ustawy o VAT usługa budowlana wykonana na terytorium Polski podlega opodatkowaniu w Polsce). Niemiecka firma będzie mogła wystawić fakturę elektroniczną lub papierową. Jednocześnie zagraniczna firma może zdecydować, że chce w tym przypadku wystawić e-fakturę i będzie do tego uprawniona na podstawie ww. art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT.

Zwróćmy jednak uwagę, że w pewnych przypadkach obligatoryjnie wykluczono możliwość wystawiania e-faktur. Będzie tak np. w odniesieniu do faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Przypomnijmy, że konsument na mocy art. 106b ust. 3 ustawy o VAT może zażądać wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż.

W powyższym przypadku sprzedawca nie może podjąć decyzji, że chce skorzystać z systemu KSeF. Dla konsumenta faktura będzie miała postać albo papierową, albo elektroniczną.