Wielkimi krokami zbliża się dzień, w którym wszyscy przedsiębiorcy będą mieli obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto jednak zwrócić uwagę, że niektórzy przedsiębiorcy będą mogli skorzystać ze zwolnienia z tego obowiązku. W jakim więc przypadku będzie brak obowiązku korzystania z KSeF? Sprawdź w artykule!
Czym jest KSeF
Krajowy System e-faktur to administracyjny system teleinformatyczny zarządzany i udostępniany przez Resort Finansów (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) dla przedsiębiorców. Umożliwia on wystawianie elektronicznych, ustrukturyzowanych faktur sprzedaży przez sprzedawcę i przesyłanie ich odbiorcy (za jego zgodą).
KSeF służy do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
- powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych (także do faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA lub faktur w czasie awarii KSeF);
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF oraz do przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy oraz do weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF;
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
- powiadamiania podmiotów o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz o dacie i czasie jego przydzielenia,
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8,
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności lub awarii KSeF,
- powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z KSeF.
Jeżeli okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje te faktury poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF będzie obowiązkowe dla:
- czynnych podatników VAT,
- podatników zwolnionych z VAT
– jednakże z uwzględnieniem wyjątków od ogólnej reguły (przedstawionych w dalszej części publikacji).
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF nastąpi:
- od 1 lutego 2026 roku w odniesieniu do dużych podmiotów (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł);
- od 1 kwietnia 2026 roku w odniesieniu do pozostałych podmiotów.
W Ustawie z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw prawodawca zasygnalizował szereg wyjątków, odstępstw od obligatoryjnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF w okresie od 1 lutego 2026 roku oraz od 1 kwietnia 2026 roku.
Brak obowiązku korzystania z KSeF – kogo będzie dotyczyć?
Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF od 1 lutego 2026 roku nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP;
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT (unijna i nieunijna procedura VAT OSS oraz procedura VAT IOSS), dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów, w którym podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
- przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium RP korzystającego ze zwolnienia z VAT na terytorium RP.
Warto podkreślić, że:
- podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP;
- podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę
– mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane poprzez KSeF.
Tymczasowe odstępstwa od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Na mocy art. 145l ustawy o VAT w okresie od 1 lutego 2026 roku do 31 lipca 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokonujący czynności dokumentowanych fakturami uproszczonymi (o wartości do 450 zł lub 100 EUR) w tym paragonami fiskalnymi uznanymi za faktury, mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
W okresie od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej mogą być wystawiane w przypadku czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W powyższych sytuacjach podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone.
Zgodnie z art. 145m ustawy o VAT (obowiązującej od 1 lutego 2026 roku) w okresie od dnia 1 lutego do 31 lipca 2026 roku faktury sprzedaży wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku VAT są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy, podatnik ujmie w ewidencji JPK_V7X w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione.
Faktury te nie zwiększą wartości sprzedaży oraz podatku VAT należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.
Na koniec warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 106s ustawy o VAT Minister Finansów może na drodze rozporządzenia określić przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, uwzględniając:
- specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;
- konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników;
- możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników;
- konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.
A zatem ustawodawca poza wyżej wymienionymi odstępstwami od obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF pozostawił sobie możliwość utworzenia dodatkowych wytycznych, których spełnienie będzie wyłączało niektóre podmioty z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF.
Polecamy:
