Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy zawierają różnego rodzaju transakcje, które w większości udokumentowane są fakturami. Zazwyczaj to sprzedawca jest ich wystawcą. Zdarzają się jednak przypadki, że to nabywca wystawia fakturę sprzedaży. Czy z chwilą wejścia w życie obowiązku fakturowania w KSeF możliwe będzie samofakturowanie w KSeF?
Jakie są warunki dla samofakturowania?
Aby nabywca mógł samodzielnie wystawić fakturę sprzedaży, muszą być spełnione dodatkowe warunki. Mają one na celu zabezpieczenie sprzedawcy, nie każdy podmiot może bowiem wystawiać w jego imieniu faktury sprzedaży. Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT podmiot, który nabywa towary lub usługi od podatnika, może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury:
- dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
- o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, czyli faktury zaliczkowe,
- dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT, czyli w sytuacji, gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium kraju trzeciego.
Co więcej, sprzedawca i nabywca muszą zawrzeć umowę w sprawie wystawiania faktur na zasadzie samofakturowania, w której należy określić procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę.
Ustawodawca nie wskazał wzoru umowy dotyczącej samofakturowania. Najważniejszym jej elementem jest natomiast punkt o procedurze zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Tutaj również ustawodawca nie określił, jak taka procedura powinna przebiegać. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lipca 2021 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.325.2021.1.KP możemy przeczytać, że:
„[…] przepisy ustawy wymagają istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednocześnie należy wskazać, iż przepisy w zakresie podatku VAT nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika ‒ sprzedawcy towarów lub usług.
Jednakże, w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów (świadczącego usługę) jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, albowiem wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wykonał usługę. W sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy”.
Samofakturowanie w KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur nie ma wpływu na mechanizm samofakturowania. W dalszym ciągu nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy tak, jak dotychczas. Zmianie nie uległy również warunki do zastosowania mechanizmu samofakturowania, ponieważ wdrożenie KSeF nie zmieniło zapisów ustawy o VAT w tym zakresie.
Podstawową cechą KSeF są uprawnienia. Podatnik nadaje uprawnienia innym podmiotom w ramach KSeF w różnym zakresie. Głównym z nich jest właśnie prawo do wystawiania faktur.
Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Powyższe oznacza, że podatnicy, którzy dotychczas stosują samofakturowanie, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF lub przed tym terminem - gdy stosują KSeF dobrowolnie, muszą wykonać dodatkową czynność, aby było ono możliwe w ramach KSeF. Mianowicie sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania. Sprzedawca może również nadać uprawnienie nabywcy podlegające na tym, że nabywca może uprawniać inne podmioty np. do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania na rzecz sprzedawcy. Takie rozwiązanie jest korzystne w sytuacji, gdy w ramach firmy, która jest nabywcą usługi/towarów, jest kilka osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Uprawnienie do wystawiania faktur nadawane jest bowiem konkretnej osobie, a nie całej firmie.
Przykład 1.
Pan Aleksander prowadzi firmę XYZ i świadczy usługi na rzecz firmy ABC. W ramach umowy o samofakturowaniu firma ABC wystawia w imieniu pana Aleksandra faktury sprzedaży. Czy umowa o samofakturowanie wystarczy, aby firma ABC mogła prowadzić samofakturowanie w KSeF w imieniu firmy XYZ?
Nie, korzystając z KSeF, sama umowa o samofakturowaniu jest niewystarczająca. KSeF to system informatyczny, wobec czego pan Aleksander musi nadać w nim uprawnienia konkretnemu podmiotowi z firmy ABC do wystawiania faktur. Dopiero wtedy uprawniona osoba z firmy ABC będzie mogła wystawiać faktury w ramach samofakturowania na rzecz firmy XYZ.
Przykład 2.
Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i upoważniła w KSeF do wystawiania faktur i nadawania uprawnień pana Michała, który jest pracownikiem firmy DEF, z którą pani Anna zawarła umowę o samofakturowanie. Czy pan Michał może wystawiać faktury w imieniu pani Anny, a poza tym upoważnić innego pracownika do samofakturowania w KSeF?
Tak, pani Anna nadała panu Michałowi uprawnienia zarówno do wystawiania faktur, jak i do nadawania uprawnień innym podmiotom. W związku z tym pan Michał może upoważnić innego pracownika firmy DEF do wystawiania faktur na rzecz pani Anny w ramach samofakturowania.
Podsumowując, aby samofakturowanie w KSeF było możliwe, muszą zostać spełnione trzy warunki: pomiędzy sprzedawcą i nabywcą została zawarta umowa o samofakturowanie, w umowie zawarto procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę oraz sprzedawca nadał uprawnienia do wystawiania faktur nabywcy.
Pytania i odpowiedzi w zakresie KSeF - wywiad w Ministerstwie Finansów
