Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy zawierają różnego rodzaju transakcje, które w większości udokumentowane są fakturami. Zazwyczaj to sprzedawca jest ich wystawcą. Zdarzają się jednak przypadki, że to nabywca wystawia fakturę sprzedaży. Taki przypadek nazywa się potocznie samofakturowaniem. Od 2024 roku ustawodawca miał wprowadzić obowiązkowy KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z najnowszymi zapowiedziami, termin obowiązkowego stosowania KSeF zostanie przesunięty na 1 lipiec 2024 roku. System ten ma na celu m.in. uszczelnienie i usprawnienie systemu przepływu dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami. Sprawdzamy, jak wygląda samofakturowanie w KSeF!
Jakie są warunki dla samofakturowania?
Aby nabywca mógł samodzielnie wystawić fakturę sprzedaży, muszą być spełnione dodatkowe warunki. Mają one na celu zabezpieczenie sprzedawcy, nie każdy podmiot może bowiem wystawiać w jego imieniu faktury sprzedaży. Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT podmiot, który nabywa towary lub usługi od podatnika, może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury:
- dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
- o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, czyli faktury zaliczkowe,
- dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT, czyli w sytuacji, gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium kraju trzeciego.
Co więcej, sprzedawca i nabywca muszą zawrzeć umowę w sprawie wystawiania faktur na zasadzie samofakturowania, w której należy określić procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę.
Ustawodawca nie wskazał wzoru umowy dotyczącej samofakturowania. Najważniejszym jej elementem jest natomiast punkt o procedurze zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Tutaj również ustawodawca nie określił, jak taka procedura powinna przebiegać. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lipca 2021 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.325.2021.1.KP możemy przeczytać, że:
„[…] przepisy ustawy wymagają istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednocześnie należy wskazać, iż przepisy w zakresie podatku VAT nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika ‒ sprzedawcy towarów lub usług.
Jednakże, w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów (świadczącego usługę) jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, albowiem wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wykonał usługę. W sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy”.
Samofakturowanie w KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur nie ma wpływu na mechanizm samofakturowania. W dalszym ciągu nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy tak, jak dotychczas. Zmianie nie uległy również warunki do zastosowania mechanizmu samofakturowania, ponieważ wdrożenie KSeF nie zmieniło zapisów ustawy o VAT w tym zakresie.
Podstawową cechą KSeF są uprawnienia. Podatnik nadaje uprawnienia innym podmiotom w ramach KSeF w różnym zakresie. Głównym z nich jest właśnie prawo do wystawiania faktur.
Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Powyższe oznacza, że podatnicy, którzy dotychczas stosują samofakturowanie, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF lub przed tym terminem - gdy stosują KSeF dobrowolnie, muszą wykonać dodatkową czynność, aby było ono możliwe w ramach KSeF. Mianowicie sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania. Sprzedawca może również nadać uprawnienie nabywcy podlegające na tym, że nabywca może uprawniać inne podmioty np. do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania na rzecz sprzedawcy. Takie rozwiązanie jest korzystne w sytuacji, gdy w ramach firmy, która jest nabywcą usługi/towarów, jest kilka osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Uprawnienie do wystawiania faktur nadawane jest bowiem konkretnej osobie, a nie całej firmie.
Przykład 1.
Pan Aleksander prowadzi firmę XYZ i świadczy usługi na rzecz firmy ABC. W ramach umowy o samofakturowaniu firma ABC wystawia w imieniu pana Aleksandra faktury sprzedaży. Czy umowa o samofakturowanie wystarczy, aby firma ABC mogła prowadzić samofakturowanie w KSeF w imieniu firmy XYZ?
Nie, korzystając z KSeF, sama umowa o samofakturowaniu jest niewystarczająca. KSeF to system informatyczny, wobec czego pan Aleksander musi nadać w nim uprawnienia konkretnemu podmiotowi z firmy ABC do wystawiania faktur. Dopiero wtedy uprawniona osoba z firmy ABC będzie mogła wystawiać faktury w ramach samofakturowania na rzecz firmy XYZ.
Przykład 2.
Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i upoważniła w KSeF do wystawiania faktur i nadawania uprawnień pana Michała, który jest pracownikiem firmy DEF, z którą pani Anna zawarła umowę o samofakturowanie. Czy pan Michał może wystawiać faktury w imieniu pani Anny, a poza tym upoważnić innego pracownika do samofakturowania w KSeF?
Tak, pani Anna nadała panu Michałowi uprawnienia zarówno do wystawiania faktur, jak i do nadawania uprawnień innym podmiotom. W związku z tym pan Michał może upoważnić innego pracownika firmy DEF do wystawiania faktur na rzecz pani Anny w ramach samofakturowania.
Podsumowując, aby samofakturowanie w KSeF było możliwe, muszą zostać spełnione trzy warunki: pomiędzy sprzedawcą i nabywcą została zawarta umowa o samofakturowanie, w umowie zawarto procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę oraz sprzedawca nadał uprawnienia do wystawiania faktur nabywcy.
