Archiwizowanie informacji to jeden z kluczowych elementów bezpieczeństwa danych, niestety, najczęściej pomijany przez większość z nas. Często mówimy sobie - zrobię backup danych później, dlaczego ma się coś stać? Problem w tym, że kiedy nastąpi już awaria komputera czy pamięci, zazwyczaj jest za późno, aby odzyskać utracone dane. Utworzona kopia zapasowa danych może uratować nas przed utraceniem ważnych informacji oraz materiałów, nad którymi długo pracowaliśmy.
W każdej firmie przechowuje się rozmaite dokumenty, nie tylko w wersji papierowej, ale także elektronicznej. Coraz częściej spotykamy się również z sytuacją, kiedy dokument jest tylko wersji elektronicznej. Do przechowywania dokumentacji jesteśmy jako przedsiębiorcy zmuszeni przez różnego rodzaje instytucje jak organy podatkowe czy ZUS. Utracie podlegają nie tylko dokumenty firmowe, ale też osobiste - zawsze istnieje możliwość, że awaria pozbawi nas zbieranych latami rodzinnych zdjęć, portfolio dotychczasowych osiągnięć biznesowych. Przykłady, co może zniknąć z naszego komputera można wyliczać jeszcze bardzo długo. Jak więc ustrzec się przed takimi sytuacjami? Jak i gdzie bezpiecznie przechować dane?
Kopia zapasowa - dlaczego należy o niej pamiętać?
Po pierwsze, trzeba zdawać sobie sprawę, że nie ma metod zabezpieczenia danych w taki sposób, który daje stuprocentową gwarancję, że nie utracimy ich na zawsze. Istnieją tylko rozwiązania bardziej lub mniej pewne. W dużych firmach stosuje się rozwiązania ściśle dopasowane do charakteru firmy - korporacje stać na drogie, indywidualne zabezpieczania danych przed awarią. W małych firmach, które najczęściej nie mają samodzielnych działów IT, trzeba radzić sobie samemu. Jeszcze kilka lat temu podstawową metodą archiwizacji danych były płyty CD, potem DVD oraz dyski twarde. Obecnie przechowujemy dane także na innych przenośnych urządzeniach elektronicznych, np. na pendrive’ach.
Jednak metody te, choć nadal dostępne i dość tanie, mają jedną wspólną cechę - są bardzo zawodne i ze względu na ograniczoną wygodę użytkowania, coraz rzadziej stosowane. Przechowywanie danych na przykład na płytach CD lub DVD niesie ze sobą konieczność prowadzenia dość szczegółowej dokumentacji, w której powinniśmy ujmować, gdzie co zapisaliśmy. Innym sposobem są np. zewnętrzne dyski twarde. Problem jednak powstaje, kiedy dysk ulegnie uszkodzeniu lub, co znacznie częściej się zdarza, nastąpi jego utrata przez kradzież lub zgubienie. Dlatego też, w przypadku przechowywania informacji na płytach czy zewnętrznych dyskach, niezbędna jest kopia zapasowa, która daje zabezpieczenie przed utratą danych.
Repozytoria danych w chmurze obliczeniowej
Technologia rozwija się w sporym tempie i obecnie odpowiedzią na backup danych jest chmura obliczeniowa. Do coraz szerszej liczby usług w tym modelu, dołączyły usługi zdalnego udostępniania przestrzeni dyskowych do przechowywania danych. Firm oferujących takie usługi jest naprawdę dużo - najpopularniejsze w Polsce to Google Drive, OneDrive i iDrive. Ważna jest decyzja wyboru usługodawcy. Najważniejsze jest określenie własnych potrzeb w zakresie miejsca, którego potrzebujemy na przechowywanie danych, czyli backup, a także np. na przechowywanie zdalne plików roboczych, z których chcemy korzystać na co dzień. Systemy „storage”, czyli zewnętrzne przestrzenie dyskowe są naprawdę uniwersalne - możemy przechowywać na nich dane, ale także korzystać z nich na co dzień, współdzielić z innymi pracownikami lub udostępniać klientom. Jest to również doskonałe narzędzie, gdzie może być przechowywana kopia zapasowa danych, do której mamy ciągły dostęp. Ciekawą funkcją tego typu usług w chmurze obliczeniowej jest mobilny dostęp do zasobów naszej przestrzeni dyskowej. Wystarczy pobrać odpowiednią aplikację na komputer, smartfon lub tablet i mamy ciągły bezpośredni dostęp do dysku w chmurze obliczeniowej. Model dostępu do repozytoriów plików chmurze wygląda tak samo, jak inne tego typu usługi, czyli płacimy za to, co zamawiamy - w tym przypadku za zamówioną przestrzeń dyskową. Firmy oferujące usługi zewnętrznych dysków sieciowych pewną przestrzeń do przechowywania danych udostępniają za darmo. W Google Drive za darmo dostajemy na początek 15 GB wolnej przestrzeni dyskowej. W razie potrzeby możemy zwiększyć te zasoby, ale już odpłatnie. Opłatę uiszcza się w sposób typowy dla chmury, czyli w formie miesięcznego abonamentu. Korzystając z usługi, można mieć pewność, że dane są chronione i zabezpieczone przed wieloma zagrożeniami, takimi jak przypadkowe usunięcie ważnego pliku przez pracownika, problem z komputerem lub awaria całego systemu.
Dobór odpowiedniego rozwiązania wiąże się ściśle z potrzebami, które trzeba zdefiniować je na samym początku. Od razu należy jednak zamówić przestrzeń dyskową z pewnym zapasem na przyszłe dochodzące pliki, czy archiwa danych. W niektórych przypadkach będzie od tego zależeć między innymi wysokość opłat - niektórzy usługodawcy pobierają opłatę za jednostkę danych (za GB lub TB), natomiast inni - za urządzenie mające dostęp do danych (komputer lub urządzenie przenośne).
Kopia zapasowa - korzyści z tworzenia danych zapasowych online
Jedną z najważniejszych cech chmury, nad którymi musimy się zastanowić, jest sposób, w jaki dane są archiwizowane. Większość dostępnych rozwiązań wspiera typowe systemy operacyjne, takie jak Windows, OS X, czy wersje mobile iOS i Android dla urządzeń przenośnych. Jeżeli używamy innego systemu operacyjnego w obrębie sieci, należy upewnić się, że jest obsługiwany przez system archiwizowania danych. Co istotne, niektóre firmy oferują usługę taką jak przyrostowa kopia zapasowa lub ciągły zapis danych. W praktyce oznacza to, że tylko te pliki, które zostały zmienione od czasu ostatniej aktualizacji, zostaną przesłane do archiwizacji. Dodajmy, że usługi tego typu mają ograniczenia dotyczące wielkości plików, które mogą zostać przesłane. Trzeba to również brać pod uwagę przy wyborze usługodawcy. Kolejne funkcje warte rozważenia to narzędzia, które pozwalają na zdalny dostęp do danych z aplikacji mobilnej. Co więcej, niektóre usługi mogą zapewnić udostępnianie plików i narzędzi do współpracy, które pozwalają wielu użytkownikom na dostęp do tego samego pliku. Jest to oszczędność czasu i środków przy pracy grupowej nad tym samym dokumentem. Nie ma konieczności rozsyłania kolejnej wersji do osób odpowiedzialnych za pracę nad dokumentem za pomocą poczty elektronicznej. Wykonywana kopia zapasowa online, wymaga sprawdzenia jakie opcje są dostępne w odniesieniu do ochrony danych. Jeżeli zależy nam szyfrowaniu danych, szukajmy oferty bezpiecznego połączenia podczas przesyłania danych (takich jak 128-bit SSL), a także opcji szyfrowania danych, gdy są przechowywane na serwerach w chmurze.
Przykładowe dyski backup w chmurze dla Firm
Dropbox (https://www.dropbox.com)
Google Apps (http://googleapps.pl/)
BlackBlaze (https://www.backblaze.com/)
iDrive (https://www.idrive.com)
OpenDrive (https://www.opendrive.com/)
SugarSync (https://www.sugarsync.com/)
Carbonite (https://www.carbonite.com/)
Crash Plan Pro (http://www.code42.com/business/)
MozyPro (http://mozy.ie/product/mozy/business)
