Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Archiwizacja dokumentów księgowych w firmie

Przedsiębiorcy muszą wiedzieć, że należy dbać o dokumenty księgowe. Trzeba przechowywać je tak, aby w trakcie ewentualnej kontroli dostęp do nich był nieograniczony, a dokumenty były kompletne. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak należy je przechowywać oraz na czym polega archiwizacja dokumentów księgowych!

Jakie dokumenty księgowe należy archiwizować?

Przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania przede wszystkim:

  • księgi przychodów i rozchodów,

  • rejestrów VAT,

  • ewidencji sprzedaży,

  • wszelkich dowodów księgowych m.in. potwierdzeń zakupów czy sprzedaży,

  • dokumentów związanych z inwentaryzacją (spis z natury),

  • deklaracji,

  • kopii rocznego zeznania.

Archiwizacja dokumentów księgowych - księga przychodów i rozchodów

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokumentację księgową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne.

Ważne!

Zgodnie ze zmianą przepisów obecnie drukowanie KPiR nie jest obowiązkowe. Wystarczy przechowywać księgi w formie elektronicznej!

Przykład 1. 

Podatnik prowadzący KPiR w 2017 roku złożył zeznanie podatkowe za rok 2016. Przechowywanie dokumentacji księgowej trzeba liczyć od końca roku, w którym zostało złożone zeznanie podatkowe. Zatem jeżeli przedsiębiorca złożył je w 2017 roku, archiwizacja dokumentów księgowych powinna odbywać się do 2022 roku.

Jednak należy zwrócić uwagę, że nie we wszystkich przypadkach okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. Przykładem wyjątku jest ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Przykład 2.

W przypadku lokali mieszkalnych amortyzacja może trwać ponad 60 lat, ze stawką 1,5%. W związku z tym dokumentację należy przechowywać do czasu, w którym po raz ostatni zostanie naliczony odpis amortyzacyjny danego środka trwałego.

Ważne!

Dokumentacja księgowa jest głównym dowodem podczas kontroli urzędu skarbowego, dlatego należy posiadać wszelkie dowody transakcji, kopie faktur czy duplikaty!

Jak archiwizować dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe można przechowywać w wersji oryginalnej (papierowej). W przypadku prowadzenia KPiR przy zastosowaniu programów komputerowych niektóre dokumenty księgowe mogą być archiwizowane w wersji elektronicznej, z tym że muszą zostać odpowiednio zabezpieczone, np. przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy zmianą danych. Jeżeli przedsiębiorca zlecił prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, zobowiązany jest w terminie 7 dni od zawarcia umowy z biurem zawiadomić o tym fakcie naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Na piśmie powinny znajdować się adres i nazwa biura rachunkowego, adres prowadzenia i przechowywania KPiR oraz dokumentacji księgowej.