Poradnik Przedsiębiorcy

Archiwizacja dokumentów księgowych w firmie

Przedsiębiorcy muszą wiedzieć, że należy dbać o dokumenty księgowe. Trzeba przechowywać je tak, aby w trakcie ewentualnej kontroli dostęp do nich był nieograniczony, a dokumenty były kompletne. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak należy je przechowywać oraz na czym polega archiwizacja dokumentów księgowych!

Jakie dokumenty księgowe należy archiwizować?

Przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania przede wszystkim:

  • księgi przychodów i rozchodów,

  • rejestrów VAT,

  • ewidencji sprzedaży,

  • wszelkich dowodów księgowych m.in. potwierdzeń zakupów czy sprzedaży,

  • dokumentów związanych z inwentaryzacją (spis z natury),

  • deklaracji,

  • kopii rocznego zeznania.

Archiwizacja dokumentów księgowych - księga przychodów i rozchodów

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokumentację księgową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne.

Ważne!

Zgodnie ze zmianą przepisów obecnie drukowanie KPiR nie jest obowiązkowe. Wystarczy przechowywać księgi w formie elektronicznej!

Przykład 1. 

Podatnik prowadzący KPiR w 2017 roku złożył zeznanie podatkowe za rok 2016. Przechowywanie dokumentacji księgowej trzeba liczyć od końca roku, w którym zostało złożone zeznanie podatkowe. Zatem jeżeli przedsiębiorca złożył je w 2017 roku, archiwizacja dokumentów księgowych powinna odbywać się do 2022 roku.

Jednak należy zwrócić uwagę, że nie we wszystkich przypadkach okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. Przykładem wyjątku jest ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Przykład 2.

W przypadku lokali mieszkalnych amortyzacja może trwać ponad 60 lat, ze stawką 1,5%. W związku z tym dokumentację należy przechowywać do czasu, w którym po raz ostatni zostanie naliczony odpis amortyzacyjny danego środka trwałego.

Ważne!

Dokumentacja księgowa jest głównym dowodem podczas kontroli urzędu skarbowego, dlatego należy posiadać wszelkie dowody transakcji, kopie faktur czy duplikaty!

Jak archiwizować dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe można przechowywać w wersji oryginalnej (papierowej). W przypadku prowadzenia KPiR przy zastosowaniu programów komputerowych niektóre dokumenty księgowe mogą być archiwizowane w wersji elektronicznej, z tym że muszą zostać odpowiednio zabezpieczone, np. przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy zmianą danych. Jeżeli przedsiębiorca zlecił prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, zobowiązany jest w terminie 7 dni od zawarcia umowy z biurem zawiadomić o tym fakcie naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Na piśmie powinny znajdować się adres i nazwa biura rachunkowego, adres prowadzenia i przechowywania KPiR oraz dokumentacji księgowej.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (syg. ITPP3/443-275/13/AT) z 21 sierpnia 2013 r. (...) potwierdzić należy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, Spółka będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto – jak słusznie zauważyła Spółka – brak jest przeciwwskazań prawnych, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej. Takie zachowanie nie jest jednak bezwarunkowe. Spółka winna bowiem zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy VAT a archiwizacja dokumentów księgowych

Podatnicy VAT zobowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów podatkowych również do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty księgowe należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe, tak aby w każdym momencie można było je łatwo odnaleźć.

Przykład 3.

Przedsiębiorca złożył deklarację VAT za grudzień 2016 roku. Termin płatności podatku to 27 stycznia 2017 roku. Zatem podatnik zobowiązany jest do przechowywania dokumentów do 2022 roku.

Ryczałtowcy a archiwizacja dokumentów

W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych w formie ryczałtu, termin archiwizacji dokumentów księgowych jest taki sam, jak u podatników prowadzących KPiR. Należy dodać, że są oni zobowiązani do posiadania i przechowywania dokumentów dotyczących zakupu towarów, mimo że nie rozliczają kosztów uzyskania przychodów. Ewidencję oraz wszelkie dowody księgowe należy przechowywać analogicznie jak w przypadku KPiR, czyli:

  • w miejscu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza,

  • jeżeli działalność prowadzona jest w formie spółki - w miejscu, w którym znajduje się siedziba spółki,

  • w biurze rachunkowym - również w tym przypadku należy zawiadomić o tym naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Karta podatkowa a archiwizacja dokumentów księgowych

Podatnicy prowadzący działalność w formie karty podatkowej muszą przechowywać kopie rachunków lub faktur związanych ze sprzedażą towaru lub usługi przez 5 lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę.

Uwaga!

Podatnicy rozliczający się w formie stawki podatku płaconego w formie karty podatkowej nie muszą prowadzić ksiąg, składać zeznań podatkowych czy deklaracji informujących o wielkości uzyskanego dochodu.

Reasumując, dokumentację księgową należy prowadzić i przechowywać w sposób rzetelny, tak aby na wypadek kontroli organów skarbowych była łatwo dostępna. Co do zasady, archiwizacja dokumentów księgowych powinna odbywać się przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne.