Poradnik Przedsiębiorcy

List rekomendacyjny – co należy w nim zawrzeć?

Nie zawsze rozstajemy się z pracownikami w nieprzyjemnej atmosferze. Może się okazać, że dobry pracownik chce zmienić miejsce zamieszkania czy ścieżkę kariery lub po prostu to my musimy zrezygnować z danego stanowiska ze względów finansowych. W takich sytuacjach możemy być poproszeni o przygotowanie referencji dla kolejnego pracodawcy. Co zawiera list rekomendacyjny i jak go napisać? Podpowiadamy w niniejszym artykule!

Czym jest list rekomendacyjny?

List rekomendacyjny tworzy zazwyczaj pracodawca (choć może być także napisany przez klientów czy współpracowników). Zawiera w nim same pozytywne informacje na temat pracownika i jego pracy. Taki dokument ma pokazać rekruterowi czy następnemu pracodawcy, że tego kandydata warto zatrudnić.

Dlatego też taki dokument często uznawany jest za laurkę wystawianą pracownikowi, w którym zamieszczamy same „ochy i achy”. Jednak może on zawierać naprawdę cenne informacje, jeżeli jest odpowiednio przygotowany.

Jego stworzenie nie jest naszym obowiązkiem, jeśli jednak byliśmy zadowoleni z naszego pracownika, warto mu pomóc w poszukiwaniu nowego zajęcia.

Pamiętajmy jednak, by nie były to przeklejone z internetowego wzoru frazesy. Szybko można je rozpoznać, a dla rekrutera taki dokument może nie mieć żadnego znaczenia, jeśli nie jest spersonalizowany.

Warto również mieć na uwadze, że rekruter najpewniej będzie chciał się z nami skonsultować w celu potwierdzenia rekomendacji.

Jeśli uważamy, że nasz pracownik nie pracował dobrze i mamy do niego kilka „ale”, lepiej odmówić wystawienia referencji, niż napisać cokolwiek, co dodatkowo nie ma wiele wspólnego z rzeczywistością.

Istnieją również opinie o pracowniku, w których mówi się zarówno o ich mocnych, jak i słabych stronach, jednak rekomendacje są pozytywne i tworzone po to, by pomóc. Dlatego zanim się zgodzimy, warto się zastanowić, czy na pewno mamy coś pozytywnego do powiedzenia.

Jak napisać list rekomendacyjny?

Jak więc napisać list rekomendacyjny? Co w nim zawrzeć? Jaką powinien mieć formę? Podpowiadamy!

Kwestie formalne

Zacznijmy od kwestii formalnych, których warto mieć świadomość. Przede wszystkim musimy pamiętać, że rekruter czy pracodawca zapoznaje się z ogromem dokumentów aplikacyjnych. Dlatego list rekomendacyjny powinien być krótki i zwięzły, ale wyczerpujący.

Przyjmuje się, że nie powinien on zajmować więcej niż jedną stronę A4, przy czym jego tekst właściwy to pół do trzech czwartych strony. Nie powinniśmy używać zbyt małego (kiedy chcemy zawrzeć więcej informacji) lub za dużego (kiedy wydaje nam się, że informacji jest za mało) stopnia pisma. Postawmy na przedział od 10 do 12.

Zazwyczaj list rekomendacyjny przyjmuje formę podania, więc warto pamiętać o tym, że w prawym górnym rogu zamieszczamy datę i miejscowość wystawienia dokumentu, nieco niżej po lewej stronie – dane pracownika, którego dotyczą referencje: imię i nazwisko, stanowisko, które obejmował.

Nieco niżej, na środku, umieszczamy nagłówek – Referencje/List rekomendacyjny lub Do wiadomości wszystkich zainteresowanych (jeśli znamy nazwę firmy, do której trafić mają referencje, możemy również napisać: Do wiadomości TUTAJ NAZWA FIRMY).

Treść listu rekomendacyjnego

Następnie przechodzimy do treści listu rekomendacyjnego, czyli jego najważniejszej części.

W pierwszym akapicie warto krótko przedstawić pracownika – wspomnieć o tym, czym zajmował się w firmie, jakie zadania były jego obowiązkiem i przez jaki czas je wykonywał. Następnie należy wspomnieć o wszystkich awansach, nagrodach czy osiągnięciach, które miały miejsce.

W kolejnym akapicie wspomnieć można o cechach pracownika i sposobie wykonywania przez niego pracy. Tutaj możemy opisać jego zaangażowanie, efektywność, sukcesy, kontakty ze współpracownikami itd. Można również zaznaczyć dlaczego, naszym zdaniem, warto zatrudnić naszego byłego pracownika.

Na końcu powinniśmy również zamieścić kontakt do nas – numer telefonu lub adres e-mail – by rekruter mógł się z nami skontaktować w celu potwierdzenia rekomendacji.

List kończymy wyrażeniem „Z poważaniem/Z wyrazami szacunku” (na dole po prawej stronie), podpisem i pieczątką z naszymi danymi firmowymi.

Warto również poprosić kogoś o przeczytanie naszego listu, abyśmy mieli pewność, że jest poprawny, konkretny i zrozumiały.

List rekomendacyjny może pomóc pracownikowi, który kończy pracę w naszej firmie, w znalezieniu nowego zajęcia. Dlatego też jeśli zostaniemy o nie poproszeni i wiemy, że mamy dużo dobrego do powiedzenia na temat pracownika, warto poświęcić chwilę i napisać je, ponieważ mogą być bardzo pomocne.