Poradnik Przedsiębiorcy

Monitoring w miejscu pracy - co na to przepisy?

Monitoring stał się częścią naszej codzienności. Nikogo nie dziwią już kamery na skrzyżowaniach, ulicach, w środkach komunikacji, miejscach publicznych. Mają one zapewnić poczucie bezpieczeństwa oraz ograniczyć akty wandalizmu. Niestety, niejednokrotnie wiążą się również z ograniczeniem poczucia swobody.

Co ciekawe, coraz częściej spotyka się również monitoring w miejscu pracy. Przepisy prawa pracy nie regulują tej kwestii. Nie ma jednoznacznych wytycznych, według których pracodawcy mogliby stwierdzić, czy stosują te metody zgodnie z prawem.

Monitoring w miejscu pracy - poinformowanie pracownika

Oczywistym wydaje się, że stosowanie monitoringu w miejscu pracy powinno mieć konkretny, usprawiedliwiony cel. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności może chodzić o ochronę dóbr materialnych firmy, bezpieczeństwo pracowników oraz klientów.

Wprowadzenie monitoringu może naruszać ochronę danych osobowych pracownika. Ważne jest, żeby pracodawca podczas monitorowania pracy podwładnego nie naruszał jego praw, a przede wszystkim w odpowiedni sposób chronił zapisy przed niepowołanymi osobami.

Przed montażem kamer właściciel firmy powinien przemyśleć, czy nie istnieje inna możliwość uzyskania tego samego efektu, bez konieczności ograniczania prywatności pracownika. Co więcej, zatrudniony powinien zostać poinformowany o monitoringu w miejscu pracy. Postanowienia w tym zakresie mogą zostać wprowadzone również do regulaminu pracy, gdzie w sposób szczegółowy określony byłby obszar kontroli.

Wątpliwości dotyczą również tego, czy monitoring w miejscu pracy, o którym nie wiedzą pracownicy, może być wykorzystany jako materiał dowodowy, np. w postępowaniu sądowym

Cel monitoringu w miejscu pracy

Pierwsze skojarzenie ze słowem monitoring to u większości osób system kamer nagrywających obraz, jednak jest to tylko jedna z możliwości nadzorowania pracy pracowników. Pracodawcy bardzo często stosują również dostępne programy komputerowe, które pozwalają na podgląd oraz zapis czynności wykonywanych na komputerze przez pracownika.

Możliwe jest również nagrywanie rozmów telefonicznych, przy połączeniach z telefonu firmowego. W samochodach firmowych instalowane są urządzenia GPS, by kontrolować, czy pracownik nie wykorzystuje auta do celów prywatnych. Technologie pozwalają pracodawcy na zapewnienie ochrony mienia należącego do przedsiębiorstwa, jak również dają możliwość sprawdzenia czasu pracy pracowników oraz ich zaangażowania w wykonywane obowiązki.

Zgodnie z wyrokiem Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 3 kwietnia 2007 roku zastosowanie monitoringu w miejscu pracy powinno być proporcjonalne do celu i w możliwie jak najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników.

Przy instalacji kamer powinno się wziąć pod uwagę kilka reguł:

  • kamer nie można instalować w miejscach, gdzie osoba monitorowana może zasadnie oczekiwać zachowania swojej prywatności np. w szatniach, toaletach;

  • o prowadzeniu monitoringu należy uprzedzić osoby, które mogą znaleźć się w jego zasięgu np. umieszczając w widocznym miejscu tabliczkę “obiekt/teren monitorowany” oraz piktogram;

  • zapisy powinny być przechowywane jedynie przez czas niezbędny dla celów zapewnienia bezpieczeństwa i w warunkach zabezpieczających je przed dostępem osób niepowołanych.

Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy powinno być poprzedzone analizą w zakresie możliwości zastosowania innych, mniej ingerujących w prywatność, środków.

Pracodawcy często stosują monitoring w miejscu pracy wyłącznie w celu kontroli pracy zatrudnionych osób. Takie postępowanie budzi wątpliwości w zakresie ochrony prawa do prywatności oraz dóbr osobistych pracowników. Prowadzenie monitoringu jest kwestionowane w aspekcie wykorzystania przez pracodawcę uzyskanych informacji i ich gromadzenia, ale również z uwagi na możliwość naruszenia dóbr osobistych pracownika przez ich upublicznienie. Dlatego też istnieje potrzeba stworzenia odrębnej regulacji stosowania monitoringu w miejscu pracy.

Przechowywanie oraz archiwizowanie nagrań z monitoringu w miejscu pracy

Ze względu na konieczność przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych administrator danych osobowych powinien określić w polityce bezpieczeństwa, jak długo będą przechowywane nagrania oraz wskazać okres, po jakim będą niszczone. Dostęp do nagrań pochodzących z monitoringu w miejscu pracy zgodnie z art. 37 Ustawy o ochronie danych osobowych mogą mieć tylko osoby upoważnione przez administratora. Nagrania powinny być odpowiednio zabezpieczone, tak by nie dostały się w nieodpowiednie ręce, co mogłoby skutkować ich nielegalnym wykorzystaniem.