Kasy rejestrujące potocznie nazywane są kasami fiskalnymi. Za pomocą tych urządzeń ewidencjonowane są obroty przedsiębiorcy. Kasy rejestrujące umożliwiają także realizację prawa konsumenta do otrzymania paragonu fiskalnego, który dokumentuje daną transakcję oraz zawiera jej szczegóły.
Kto musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej?
Zgodnie z przepisami, obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych mają podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Natomiast gdy kwota obrotu z tytułu sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, wówczas podatnik zwolniony jest z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
Ponadto rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wymienia grupy przedsiębiorców, którzy będą mogli skorzystać ze zwolnienia z posiadania kas fiskalnych w prowadzonej działalności.
Jeśli jednak podatnik będzie osiągał roczne przychody powyżej 20 000 zł, a działalność, którą prowadzi nie została wymieniona w rozporządzeniu, wówczas jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Przed złożeniem oświadczenia pamiętaj o fiskalizacji
Przedsiębiorca musi pamiętać o bardzo istotnej kwestii. Otóż przed złożeniem oświadczenia konieczna jest fiskalizacja kasy. Fiskalizację przeprowadza serwisant kas, który dokonuje uaktywnienia kasy i wprowadza do jej pamięci numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP). Dokumentem potwierdzającym fiskalizację kasy jest dobowy raport fiskalny, dołączany do książki kasy.
Ewidencjonowanie za pomocą kasy rejestrującej - w jakim celu się je składa?
Przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej podatnik musi złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego oświadczenie o rozpoczęciu ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących. Pismo to powinno zostać złożone w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.
Złożenie oświadczenia w urzędzie skarbowym daje podatnikowi możliwość odliczenia lub zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej.
Na podstawie złożonego oświadczenia naczelnik urzędu skarbowego nadaje każdej kasie numer ewidencyjny, który podatnik musi nanieść na obudowę kasy w sposób trwały.
Co powinno zawierać oświadczenie o rozpoczęciu ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących?
Wśród podstawowych elementów jakie powinno zawierać oświadczenie należy zamieścić:
-
dane czaso-przestrzenne
Jest to podstawowy element praktycznie każdego pisma. Przez dane czaso-przestrzenne rozumie się określenie miejsca oraz daty sporządzenia oświadczenia.
-
dane podatnika
W oświadczeniu o rozpoczęciu ewidencjonowania za pomocą kas należy również umieścić dane podmiotu, który zaczyna ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Dane jakie należy podać to:
-
imię i nazwisko przedsiębiorcy lub nazwa firmy,
-
adres siedziby firmy,
-
numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy.
-
podmiot, do którego kierowane jest oświadczenie
Sporządzając oświadczenie, jak zazwyczaj w każdym oficjalnym piśmie, należy wskazać do kogo jest ono kierowane. Oświadczenie o rozpoczęciu ewidencjonowania za pomocą kas należy złożyć do urzędu skarbowego. W związku z tym, podmiotem, do którego jest ono kierowane jest naczelnik danego urzędu skarbowego.
-
datę rozpoczęcia ewidencjonowania
Istotnym elementem tego pisma jest podanie dnia, od którego podatnik rozpocznie ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
-
liczbę kas rejestrujących
Zawiadomienie o liczbie kas stosowanych przez podatnika jest istotne ze względu na fakt, że w przypadku rozpoczęcia ewidencji sprzedaży na kilku kasach, ustawodawca zezwala na ich instalowanie w kilku etapach.
Zgodnie z przepisami, podatnik, który zgłosił kilka kas, ma obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży wykorzystując co najmniej ⅕ liczby kas, które zostały zgłoszone, w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych. Każdego następnego miesiąca przedsiębiorca powinien wprowadzać do używania kolejne kasy, jednak w liczbie nie mniejszej niż w pierwszym miesiącu.
Przykładowo, przedsiębiorca zgłosił w oświadczeniu, że będzie stosował 11 kas rejestrujących. W związku z tym co miesiąc powinien instalować 3 kasy. Bowiem 11/5 = 2,2 zaokrąglając w górę do liczb całkowitych daję to 3 kasy miesięcznie.
Jeśli przedsiębiorca nabył również kasy rezerwowe, które zostaną użyte w razie awarii - ich liczbę również należy uwzględnić w oświadczeniu.
-
miejsce instalacji kasy
Podatnik, który rozpoczyna ewidencję za pomocą kasy fiskalnej musi w oświadczeniu podać dokładny adres instalacji kasy. W sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z kasy przenośnej, która nie ma miejsca stałej instalacji, jako miejsce jej instalacji należy podać adres zamieszkania podatnika lub główny adres prowadzenia działalności.
-
datę rozpoczęcia działalności
Nie jest to obowiązkowy element oświadczenia o rozpoczęciu ewidencjonowania za pomocą kas, jednak warto zamieścić taką informację. Bowiem na jej podstawie naczelnik urzędu skarbowego wie, czy podatnik wcześniej prowadził ewidencję sprzedaży bez używania kasy fiskalnej, czy też wraz z rozpoczęciem działalności rozpoczyna ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej.
-
przyczynę rozpoczęcia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej
Podatnik w oświadczeniu musi podać z jakiego powodu rozpoczyna ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Bowiem powodów może być kilka.
Jedną z najczęściej występujących przyczyn jest przekroczenie limitu obrotów sprzedaży. W 2015 r. limit ten to 20 000 zł. W związku z tym po przekroczeniu tej kwoty podatnik ma obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej w ciągu dwóch miesięcy po miesiącu, w którym przekroczył powyższy limit.
Ponadto rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wymienia rodzaje działalności, które bez względu na wysokość obrotów są zobowiązane do stosowania kas fiskalnych. Przykładowo do grupy tej zalicza się podatników świadczących usługi związane z:
-
dostawami gazu płynnego,
-
dostawami sprzętu telewizyjnego, radiowego i telekomunikacyjnego,
-
dostawami wyrobów tytoniowych,
-
przewozem pasażerów.
Przedsiębiorca, któremu przysługuje prawo do zwolnienia z kasy rejestrującej może również rozpocząć ewidencję sprzedaży za jej pomocą dobrowolnie. W takiej sytuacji musi o tym fakcie powiadomić urząd skarbowy.
Jeśli jednak podatnik rozpoczyna korzystanie z kasy fiskalnej z innego powodu - niewymienionego wśród powyższych - powinien powód ten wyjawić w składanym oświadczeniu.
-
własnoręczny podpis
Oświadczenie o rozpoczęciu ewidencjonowania za pomocą kas musi także posiadać własnoręczny podpis przedsiębiorcy, który będzie korzystał z kasy fiskalnej. Bowiem bez niego dokument ten nie jest ważny.
